Як правильно повідомити працівників про забір трудових книжок

Надавати повідомлення кожному працівнику під підпис не є обовязковим.

А от видати наказ про видачу трудових книжок і видати їх під підпис у журналі обліку трудових книжок потрібно.

Після завершення оцифрування, або після 10.06.2026 р., паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис на зберігання ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314

У наказі слід послатися

на Прикінцеві та перехідні положення Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»;
визначити відповідальних осіб;
встановити порядок видачі трудових книжок працівникам.

Ознайомте працівників із цим наказом. Також рекомендуємо отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою законодавства, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації.

Якщо працівники відмовляються писати заяви, але погоджуються отримати трудові книжки, роботодавець може видати їх на підставі наказу. Головне — забезпечити підтвердження факту отримання трудової книжки працівником. Для цього працівник ставить підпис у графі 13 Книги обліку руху трудових книжок. У графі 12 доцільно зазначити дату видачі та підставу, наприклад: «видано на підставі наказу №…».

Якщо ж все таки ви хочете надсилати працівникам повідомлення, то зміс повідомлення може бути:

У зв'язку із завершенням п'ятирічного перехідного періоду для обліку трудової діяльності в електронній формі (Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX), повідомляємо Вас про необхідність отримати оригінал Вашої паперової трудової книжки особисто у відділі кадрів за адресою: [повна адреса підприємства], у робочі дні з [год] до [год].
У разі неможливості забрати трудову книжку особисто, просимо надати письмову згоду (із зазначенням поштової адреси) на направлення її на Вашу адресу поштовим відправленням

Раді допомогти, звертайтесь ще!