Коректна нумерація кадрових наказів: як уникнути пропусків

Можна реєстраційний номер прописати через дріб, хоча цього не рекомендуємо робити.
Якщо виявили пропущені чи дублетні реєстраційні номери, то після останнього запису в журналі оформляйте підсумковий запис про кількість зареєстрованих документів відповідного виду, пояснюйте виявлені особливості реєстрації. Якщо два накази реєструють під одним номером, а помилку виявляють згодом — після внесення до журналу наступних записів, то в такому випадку поруч із порядковим номером другого наказу в журналі реєстрації, поставте додатковий індекс «1» або "а". У графі «Примітка» журналу реєстрації наказів зазначте: «Реєстраційний індекс уточнено у зв’язку з помилковим дублюванням номера наказу».
Трудове законодавство не встановлює правил ведення кадрової документації. Ці правила встановлені у Правилах 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text Жуурнали реєстрації кадрових наказів слід закрити наприкінці року. Тобто має бути відповідний підсуковий запис.Закриття журналу реєстрації здійснюється щорічно, особою відповідальною за ведення наказів з кадрових питань (особового складу).
Перед закриттям журналу необхідно здійснити:
• перевірку заповнення всіх граф і дотримання валового порядку нумерації;
• підрахувати фактичну кількість документів у справі, зіставляємо з кількістю реєстраційних номерів у журналі;
• виявити пропущені та дублетні реєстраційні номери;
• оформити підсумковий запис.
Підсумковий запис —запис про кількість зареєстрованих документів та хиби в реєстрації (повтори, пропуски). Сам підсумковий запис відомості про кількість і крайні номери документів, зареєстрованих протягом року; відомості про дублетні та пропущені номери — якщо є; назва посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в структурному підрозділі або оформив підсумковий запис; розшифрування підпису — ініціали, прізвище; дата оформлення запису. Наприклад: "За 2026 рік зареєстровано 13 (тринадцять) наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 01 від 01.01.2026, № 13 від 31.01.2026). Підсумковий запис буде необхідним: при складанні річного опису справ відділу кадрів; при підготовці справ до архівного зберігання.
Підсумковий запис пояснює різницю між фактичною кількістю документів у справі та кількістю реєстраційних номерів (якщо виявлено різницю).

Раді допомогти, звертайтесь ще!