Алгоритм звільнення та прийому директора ТОВ на основну посаду

Спочатку оформлюєте звільнення директора із сумісництва з повним розрахунком, наступним днем — його прийняття на ту ж посаду як основного працівника, усе — на підставі рішення (протоколу) учасників ТОВ. Держреєстратора не залучаєте, а зміну статусу відображаєте у наказах і в об’єднаній звітності (та, за потреби, в інших облікових процедурах).

Обґрунтування

Ключова особливість. КЗпП не передбачає переведення з сумісництва на основне місце роботи напряму. Тому зміну форми зайнятості директора оформлюють як звільнення і нове прийняття на ту ж посаду.

Рішення учасників ТОВ. Звільнення та призначення директора належить до компетенції учасників товариства. Тому спочатку потрібно оформити їхнє рішення: протокол загальних зборів або одноосібне рішення засновника. У ньому доцільно одразу зафіксувати два пункти: про звільнення директора з посади за сумісництвом і про його ж призначення директором за основним місцем роботи. На практиці допускається один спільний протокол чи рішення з двома такими пунктами.

Накази по кадрах. На підставі рішення учасників директор як діючий керівник видає: 1) наказ про своє звільнення із посади директора за сумісництвом на обрану підставу КЗпП; 2) окремим документом — наказ про прийняття на посаду директора за основним місцем роботи з наступного дня. Розділення наказів спрощує видачу копії наказу про звільнення та подальше документальне підтвердження.

Розрахунок і документи при звільненні. У день звільнення роботодавець повинен видати директору копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні, провести з ним повний розрахунок, а на вимогу — внести запис про звільнення до трудової книжки, якщо вона ведеться. Це випливає із вимог стосовно оформлення звільнення та остаточного розрахунку керівника. Після цього можливе нове прийняття наступним днем уже як основного працівника.

Державна реєстрація. ЄДР фіксує дані про особу керівника (ПІБ, ідентифікаційні дані), але не містить інформації про те, чи він працює за основним місцем роботи або за сумісництвом. Тому, якщо директор як фізична особа не змінюється, зміни до ЄДР не подаються і участь держреєстратора не потрібна.

Повідомлення ДПС про прийняття. Загальне правило — про прийняття працівника повідомляють податкову до допуску до роботи. Для керівників діє спеціальний підхід: інформація про прийняття директора як члена виконавчого органу надходить до ДПС з ЄДР і окреме повідомлення не вимагається. Однак при зміні лише форми зайнятості (з сумісництва на основне) ЄДР не оновлюється. Формально закон не зобов’язує подавати повідомлення, але на практиці його часто подають, щоб відобразити зміну трудових відносин і уникнути запитань контролюючих органів.

Військовий облік та ПФУ. Якщо директор є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, зміна його статусу як працівника розцінюється як подія, що впливає на облікові дані. У такому разі протягом 7 днів подають повідомлення до ТЦК за відповідною формою, а також, якщо підприємство віднесено до критично важливих, подають оперативні відомості до ПФУ про звільнення і прийняття.

Об’єднана звітність. У Податковому розрахунку зміну статусу потрібно відобразити як припинення одних трудових відносин і початок інших. У додатку про трудові відносини на одного застрахованого працівника відводять два рядки: в одному — звільнення з посади директора за сумісництвом (дата звільнення, код підстави, реквізити наказу, стаття КЗпП), у другому — прийняття на посаду директора за основним місцем роботи (дата прийняття, реквізити наказу). У дохідних додатках також відображають окремо дохід до та після зміни статусу.

Електронний підпис та банк. Оскільки особа і посада не змінюються, новий КЕП, як правило, не потрібен, якщо сертифікат не обмежує статус працівника. Банк зазвичай не вимагає зміни карток підписів, але про зміну умов трудових відносин директора доцільно повідомити відповідно до внутрішніх вимог банку.

Підсумок: юридично правильний варіант — через звільнення й нове прийняття за рішенням власників з повним оформленням двох наказів і відображенням операцій у звітності, без зміни запису про керівника в ЄДР.