Виправлення записів у трудовій книжці: порядок документального оформлення

Частково так, уточнюючим Д5 ви правильно виправляєте наказ у ПФУ, але якщо саме у 4ДФ потрібно «підтягнути» правильний номер і дату наказу, то це роблять також через уточнюючий Д5, а не окремим документом.

Обґрунтування

1. Який документ використовувати для виправлення номера/дати наказу
Для виправлення помилки в реквізитах прийняття (дата і номер наказу) застосовують уточнюючий додаток Д5 до Податкового розрахунку за відповідний період, де допущена помилка, із заповненням двох рядків щодо цього працівника:

• перший рядок – повністю дублює помилкові дані, у графі 20 ставимо «1» (рядок на виключення);
• другий рядок – повністю з правильними реквізитами (у тому числі правильною датою і номером наказу), у графі 20 ставимо «0» (рядок на додавання).

2. Чому сам Д4Ф «не показує» наказ і що реально можна виправити
У додатку 4ДФ відображають тільки:

• суми нарахованого/виплаченого доходу, ПДФО, ВЗ;
• ознаку доходу, дати прийняття/звільнення, ознаку ПСП, ознаку 0/1 для виправлень.

Реквізити наказу (номер, дата) у 4ДФ не відображаються, тому їх «побачити» у цьому додатку неможливо і окремим податковим документом виправити саме відображення наказу ви не зможете. Правильний наказ має бути:

• у ваших кадрових документах (наказ про прийняття/його скасування, новий наказ);
• у Д5 після подання уточнюючого додатка за правилом «1/0».

3. Якщо 4ДФ за 2025 рік уже подано з правильними сумами
Якщо в 4ДФ за 2025 рік суми та дати прийняття відображені правильно, а збігатися потрібно саме реквізит наказу у ПФУ, то достатньо:

1. виправити/уточнити накази всередині підприємства (при потребі – через наказ про внесення змін до наказу згідно з Правилами № 1000/5);
2. подати уточнюючий Д5 за відповідний місяць 2025 року з правильними реквізитами наказу, по схемі «рядок на виключення» + «рядок на додавання».

Рекомендація:
Сформуйте уточнюючий додаток Д5 за той місяць 2025 року, в якому показаний прийом, продублюйте старий рядок з наказом (гр. 20 = 1) і введіть новий із правильним наказом (гр. 20 = 0) — саме цей спосіб і є офіційним інструментом виправлення таких помилок у звітності.

У цій ситуації ключовим документом для виправлення відомостей про наказ у звітності є уточнюючий додаток Д5 до Податкового розрахунку за відповідний період.