Зберігання кадрових документів в електронному вигляді: законність та нюанси

Все можна зберігати в електронній формі, окрім документів, які мають бути в особових справах.

Згідно із Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text) електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін'юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14/conv#n24), дозволяє створювати й зберігати кадрові документи лише в електронному вигляді, без потреби погоджувати це з державними архівними установами. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n15), також визнають електронну форму як повноцінний, рівноправний спосіб ведення документообігу, а не як допоміжний до паперового.

Тож Ви можете усі зазначені Вами документи (накази, табелі, штатний розпис тощо) зберігати в електронному вигляді, не роздруковуючи їх для архіву. Проте зверніть увагу, що для документів тривалого строку зберігання надзвичайно важливо забезпечити їх збереження протягом усього строку зберігання (а це 75 років) – тож має бути надійний захист від втрати даних.

Друкувати ж лікарняні листи взагалі не потрібно (незалежно від того, впроваджений у Вас на підприємстві електронний документообіг чи ні). Е-лікарняний формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності ПФУ, тобто дані вже є у реєстрі (бухгалтерія та кадри працюють з ними лише в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ), тому роздруковувати їх для зберігання у паперовому вигляді немає жодного сенсу.

А от усі документи, які входять до складу особової справи (їх повний перелік наведено у п. 12 гл. 2 розд. IV вищезгаданих Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), потрібно буде роздруковувати – повне переведення особових справ працівників в електронну форму (без дублювання в паперовому вигляді) є неприпустимим. Документи, що складають основу особової справи (копії паспортів, дипломів, ідентифікаційних кодів, військово-облікових документів), не є електронними документами в розумінні Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text), оскільки вони не підписані КЕП установ, що їх видали, й їхнє зберігання лише у вигляді скан-копій на комп'ютері прирівнюється до відсутності документів взагалі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!