Оформлення звільнення механіка та прийом нового працівника правильно

У вашій ситуації попереднього головного механіка не звільняють «сьогодні на сьогодні», а звільнення оформлюють на дату після завершення передання справ, а нового механіка до цієї дати тимчасово оформлюють на іншу посаду (наприклад, «інженер‑механік», «помічник механіка») чи за строковим договором для передання справ, а вже після звільнення попереднього – переводять на штатну посаду механіка.

Обґрунтування

1. Чому не можна мати двох механіків на одній штатній одиниці. У штатному розписі може бути лише одна ставка «механіка», а працівника можна прийняти лише на наявну посаду. Одночасне перебування двох осіб на одній штатній одиниці суперечить трудовому законодавству, оскільки трудовий договір укладають на конкретну посаду за штатним розписом, а посада вже зайнята.

2. Варіант 1: новий механік спочатку на іншу посаду, потім переведення.
   Алгоритм дій:

   1. Оформити заяву від нового працівника і наказ про прийняття на іншу (тимчасову) посаду в тій самій службі (наприклад, «інженер‑механік», «фахівець відділу експлуатації» тощо).
   2. У наказі можна вказати, що посада тимчасова, на період передання справ, або укласти строковий трудовий договір на цей період за аналогією зі строковими договорами у період воєнного стану, які допускає ст. 2 Закону № 2136-IX.
   3. Паралельно видати наказ керівника про створення комісії та порядок приймання‑передання справ і матеріальних цінностей, де визначити, що новий працівник приймає справи від чинного механіка, складається акт приймання‑передання.
   4. Після закінчення 5‑денного періоду передання справ оформити звільнення попереднього механіка в загальному порядку з дотриманням вимог ст. 47 та 116 КЗпП (видати наказ, провести розрахунок, видати копію наказу, повідомлення про нараховані суми тощо).
   5. Цього ж дня або з наступного робочого дня видати наказ про переведення нового працівника з тимчасової посади на посаду «механік» за п. 5 ч. 1 ст. 36 або ст. 32 КЗпП (залежно від обраної форми – переведення чи зміна істотних умов).

3. Варіант 2: строковий договір «на час передання справ» з наступним переведенням. З огляду на ст. 2 Закону № 2136‑IX роботодавець у період воєнного стану може укладати строкові трудові договори «на період заміщення тимчасово відсутнього працівника» або для оперативного залучення працівників. У заяві й наказі щодо нового працівника можна прописати: «Прийняти на посаду інженера‑механіка за строковим трудовим договором на період передання справ від механіка Петрова П.П., до дня його звільнення». Після звільнення Петрова нового працівника переводять на посаду механіка окремим наказом.

4. Оформлення передання справ. Для захисту і підприємства, і обох працівників доцільно:

   1. Видати наказ про створення комісії з передання справ, де визначити склад комісії, строки, перелік документів і матеріальних цінностей, що передають.
   2. Скласти детальний акт приймання‑передання (за аналогією до акта передання справ головним бухгалтером, який є первинним документом та має відповідати вимогам ч. 2 ст. 9 Закону № 996‑XIV: назва, дата, сторони, зміст операції тощо).
   3. В акті зафіксувати: перелік переданих документів, стан об’єктів, наявність/відсутність недоліків, підписи обох працівників і керівника.

5. Що робити з датою звільнення попереднього механіка. Дату звільнення узгоджують так, щоб вона припадала на останній день фактичної роботи та передання справ. У цей день:

   1. Підписується остаточний акт приймання‑передання.
   2. Видається наказ про звільнення, проводиться розрахунок, видаються документи, як вимагає ст. 47 і 116 КЗпП.
   3. На наступний робочий день або з узгодженої дати вступає в силу наказ про переведення нового працівника на посаду механіка.

Ваша задача — тимчасово «розвести» працівників по різних посадах/договорах і формалізувати передання справ актом та наказом, а вже після цього звільнити старого і перевести нового на єдину штатну посаду механіка.