Зразок подачі повідомлення про зміну облікових даних в Дії

Зараз у «Дії» немає окремої форми «додаток 4», а доступна лише послуга «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників», яка не вважається повноцінною заміною повідомлення про зміну облікових даних за додатком 4 до ТЦК.

Обґрунтування

1. Що роботодавець може зробити в «Дії». На порталі «Дія» для роботодавців працює послуга «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників», через яку можна: додати працівника, відредагувати доступні персональні дані або ініціювати видалення відомостей про працевлаштування з Реєстру військовозобов’язаних, але без зміни військово-облікових показників, які формує ТЦК.

2. Чим відрізняється актуалізація від повідомлення за додатком 4. Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) подається до ТЦК у випадках, визначених Порядком №1487, зокрема при:

   • прийнятті чи звільненні військовозобов’язаного працівника;
   • зміні прізвища, паспортних даних, адреси проживання, місця роботи, посади тощо;
   • виявленні розбіжностей між ВОД та списками.
     Для цього використовується форма з додатку 4 до Порядку №1487.

3. Онлайн-подання додатка 4: що дозволяє норма. У п. 34 Порядку №1487 передбачено, що за наявності технічної можливості повідомлення про зміну облікових даних можуть подаватися засобами Порталу «Дія» (додаток 28-1) або через кабінет персонального обліку, і в такому разі паперовий варіант не потрібен. Але фактично в інтерфейсі «Дії» ця форма працює як сервіс «Актуалізація відомостей…» і поки не дозволяє повідомити про всі види змін, що підлягають відображенню в додатку 4.

4. Чому актуалізація в «Дії» не дорівнює повідомленню за додатком 4.

   • Сервіс не дає змоги внести всі зміни, які за законом треба повідомляти за додатком 4 (наприклад, зміну прізвища чи окремих паспортних реквізитів).
   • У формі актуалізації не завжди фіксуються реквізити наказу про прийняття/звільнення, які є ключовими для повідомлення за додатком 4.
   • Пряма позиція «Дії» й профільних роз’яснень: актуалізація — це інструмент для уточнення даних у Реєстрі, а не заміна окремого повідомлення до ТЦК про прийняття/звільнення, яке, як і раніше, подається за додатком 4.

5. Практична рекомендація щодо подання. Поки функціонал Порталу не дозволяє повністю відтворити форму і зміст додатку 4 до Порядку №1487, безпечно:

   • для прийняття/звільнення та змін, передбачених Порядком, подавати паперовий додаток 4 (або через кабінет персонального обліку, якщо він буде доступний і дозволить заповнити всі обов’язкові дані);
   • окремо, за бажання, користуватись «Актуалізацією відомостей…» у «Дії» для синхронізації реєстрових даних, але не вважати це виконанням обов’язку з подання повідомлення до ТЦК.

Для безпечного ведення військового обліку роботодавцю поки варто розглядати актуалізацію через «Дію» як додатковий інструмент, а не як заміну додатка 4.