Як правильно оформити витяг із списків військового обліку

Витяг зі Списків персонального військового обліку робіть як витяг, а не як «новий оригінал»: переносите потрібні рядки зі Списку, відтворюєте реквізит «Підпис» без підписів керівника та відповідального, а чинності витягу надає засвідчувальний напис «Згідно з оригіналом» уповноваженої особи із печаткою.

Обґрунтування

1. Як оформити витяг зі Списків (додаток 5 до Порядку №1487). Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа, а не новий документ. Витяг зі Списків персонального військового обліку оформлюють так:

   • у назві виду документа: «Витяг зі Списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів»;
   • у тексті дослівно відтворюють потрібний(і) запис(и) зі Списку з тим самим порядковим номером, що в графі 1 оригіналу, бо це саме витяг зі списків;
   • відтворюють реквізит «Підпис» (посади, ПІБ керівника і відповідального) без особистих підписів, оскільки підписуються щороку самі Списки, а витяг формується вже з поточних списків;
   • витяг набуває сили лише після засвідчення як копії відповідно до гл. 11 розд. II Правил № 1000/5.

2. Хто і як проставляє «Згідно з оригіналом» і печатку. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису, власного імені та прізвища і дати, і проставляється на витягу нижче реквізиту «Підпис» на останньому аркуші; напис скріплюють печаткою підприємства або підрозділу (за наявності) за п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5. З урахуванням того, що організація військового обліку покладається на керівника підприємства, доцільно, щоб відмітку «Згідно з оригіналом» ставив керівник або уповноважений ним працівник (часто керівник/інспектор з кадрів).

3. Чи потрібно дублювати підписи як на оригіналі Списків. Нормативно витяг не потребує повторного проставлення підписів керівника і відповідального за військовий облік, оскільки підписуються саме Списки станом на 1 січня, а витяги формують з уже підписаних Списків; достатньо відтворити реквізит «Підпис» без власноручних підписів і засвідчити витяг написом «Згідно з оригіналом» уповноваженої особи з печаткою за вимогами гл. 11 розд. II Правил № 1000/5. Повторно підписувати витяг як оригінальні Списки (двома підписами) — це вже практична вимога окремих ТЦК, але не пряма норма Правил.

У вашій ситуації коректніше оформити саме витяг + «Згідно з оригіналом» від уповноваженої особи, а не «ще один оригінал» Списку з усіма підписами.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?