👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Колишнім працівникам роботодавець зобов’язаний видавати так звані «архівні довідки», які складають та оформлюють, керуючись вимогами пункту 4 глави 4 розділу ХІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.
До речі, у додатку 43 до Правил №1000/5 є й зразок цієї довідки.
Підставою для складання архівних довідок є оригінали (зокрема, оригінали кадрових наказів) і засвідчені копії документів, що зберігаються в архіві. Додавати будь-яку інформацію, у тому числі й про зміну біографічних даних, яка відбулася після звільнення, не допускається.
Для ПФУ підтвердження зміни прізвища здійснюється окремими документами (свідоцтво про шлюб, новий паспорт (ID-картка) тощо), а не за рахунок зміни змісту архівної довідки.
Джерело: kadroland
Брошури та чеклісти:
Золота колекція кадровика «Кадрове діловодство та архівація: зразки важливих документів»
Статті та консультації на тему:
Історична довідка установи до архівного фонду
Електронний архів на підприємстві: етапи впровадження та типові помилки підприємств
Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Передавання кадрових документів в архів підприємства
