Історична довідка до архівного фонду установи

1. Хто та коли складає історичну довідку
2. Зміст і структура історичної довідки
3. Хто підписує, погоджує та затверджує історичну довідку
4. Титульний аркуш історичної довідки
5. Кількість примірників історичної довідки
6. Висновки

Історична довідка – це документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним

Хто та коли складає історичну довідку

Історичну довідку до архівного фонду установи складає працівник архівного підрозділу (внутрішнього архіву) цієї установи – архіваріус, завідувач архіву або особа, призначена відповідальною за архів наказом керівника установи.

Зазвичай це стосується тих установ, що визнані джерелами формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) та мають передавати свої справи на постійне зберігання до відповідних державних архівів, де вони перебувають на обліку.

Історичну довідку складають та подають під час першого надходження документів до державного архіву. А при наступних поповненнях фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу.

Зміст і структура історичної довідки

Насамперед відзначимо, що інформацію, якою заповнюють зміст історичної довідки до архівного фонду, беруть з передмов до річних розділів опису.

Історична довідка складається з трьох частин:

1. Історія фондоутворювача.
2. Історія фонду.
3. Характеристика документів фонду.

У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:

1. дата створення установи (з посиланням на установчі акти);
2. підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи відповідно до її статуту (положення про установу), їх зміни;
3. структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності);
4. система або галузь, до складу якої належить установа на момент складення історичної довідки;
5. зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування, ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на локальні акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);
6. причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.

У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:

1. дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;
2. відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи (період та умови формування, зміни права власності на документи тощо);
3. зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);
4. особливості формування, описування і систематизації документів;
5. відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші категорії документів, а також про місце їх зберігання;
6. ступінь збереженості документів фонду;
7. відомості про склад довідкового апарату (номенклатура, описи справ тощо) до фонду;
8. відомості щодо використання документів фонду (публікації, в яких використана інформація з документів або опубліковані самі документи);
9. умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження);
10. дата першого передавання справ на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

У третій частині подають відомості про:

1. склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;
2. особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);
3. повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;
4. особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).

Відзначимо, що в історичній довідці обов’язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом.

Приклад

Хто підписує, погоджує та затверджує історичну довідку

Історичну довідку до фонду та продовження до історичної довідки підписує керівник архіву установи або особа, відповідальна за архів в установі.

Вимог щодо погодження історичної довідки власною експертною комісією (далі – ЕК) установи та затвердження цієї довідки керівником установи у Правилах № 1000/5 немає. Унормованої форми історичної довідки у Правилах № 1000/5 немає також.

Тим часом деякі державні архівні установи, зокрема Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, що є головним архівним підрозділом у системі Національної академії наук України (далі – НАН України) з питань формування, зберігання, обліку й використання документів Архівного фонду НАН України, керуючись власними нормативними документами, вимагають від установ, що перебувають у зоні їх комплектування:

1. розглядати історичні довідки та продовження (доповнення) до історичних довідок на засіданнях ЕК;
2. у разі позитивного рішення ЕК – оформлювати гриф погодження.

Титульний аркуш історичної довідки

Історична довідка до фонду установи має постійний строк зберігання. Тож її потрібно оформлювати з дотриманням загальних норм щодо оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання. Детально про це ми розповідали тут.

Таким чином в історичній довідці:

1. оформлюють титульний аркуш;
2. нумерують та прошивають аркуші.

Зразок титульного аркуша історичної довідки

Кількість примірників історичної довідки

Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

Зазвичай описи справ постійного зберігання та історичну довідку чи продовження до неї друкують та подають на розгляд ЕПК відповідного державного архіву в 4-х примірниках. Після погодження ЕПК три примірники – повернуться в установу, один – залишиться на довічне зберігання в державному архіві як архівний довідник до фонду установи, що передала і буде передавати надалі свої документи на зберігання.

Висновки

1. Історичну довідку, а надалі – продовження до історичної довідки, складають до архівного фонду установи, що перебуває на обліку в державній архівній установі або архівному відділу міської ради та передає до них свої справи на постійне зберігання.
2. Історична довідка має унормовану структуру та складається з трьох частин.
3. Складає та підписує історичну довідку керівник архіву установи або особа, відповідальна за архів в установі.
4. Історична довідка не потребує затвердження керівником установи.
5. На вимогу державного архіву історична довідка підлягає погодженню ЕК установи, після чого подається на погодження до ЕПК відповідного державного архіву.
6. До історичної довідки доцільно оформити титульний аркуш.
7. Історичну довідку зазвичай складають у чотирьох примірниках.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА,

к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Статті та консультації на тему:

Електронний архів на підприємстві: етапи впровадження та типові помилки підприємств

Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Передавання кадрових документів в архів підприємства