Строки зберігання документів
На сьогодні строки зберігання документів, в тому числі кадрових, наведено у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
За строком зберігання кадрові документи поділяють на:
- документи тимчасового зберігання. Як правило, це документи, які зберігаються протягом 1, 3 або 5 років.
Наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку (після заміни новими), Табелі обліку використання робочого часу, графік відпусток зберігаються 1 рік. Графіки змінності, документи про облік робочого часу – 3 роки. Накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням мають зберігатися 5 років.
- документи тривалого зберігання. Строк зберігання таких документів понад 10 років. Зауважте, що до цієї групи належить і група кадрових документів, що мають строк зберігання 75 років.
Зокрема, це накази з кадрових питань (особового складу): про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення тощо. А також накази про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; про довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці) тощо.
Зауважте, що строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Цікаво, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.7 Переліку № 578/5).
Обчислення строків зберігання документів проводиться не з дати документу, а з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5).
Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2023 році, починається з 1 січня 2024 року.
Чому слід «заморочуватися»?
На це питання дамо відповідь на прикладі.
Відповідно до п. 16 Переліку № 578/5 накази про надання відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці мають строк зберігання 75 років. Тоді як наказ про «звичайну» щорічну основну відпустку має зберігатися лише 5 років. У ст. 24 Закону про відпустки вказано:
«За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні».
Отже, якщо працівник має право на щорічну додаткову відпустку за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці, то частину щорічної відпустки за відповідний робочий рік, яка перевищує 24 календарні дні, він може замінити грошовою компенсацією.
При цьому у листі Мінсоцполітики від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16 визначено:
«… на підставі відповідної заяви працівника в наказі про надання 24 календарних днів щорічної відпустки може бути також передбачено виплату грошової компенсації за решту днів цієї відпустки, одночасно з оплатою наданих днів, або відразу після їх використання».
Тобто, як випливає із роз’яснення Мінсоцполітики, разом із наказом про надання щорічної відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів, уже можна видавати наказ про грошову компенсацію щорічної відпустки без звільнення.
Що ж стосується, наприклад, відпустки чи компенсації щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці (у тому числі за ненормований робочий день, за роботу із комп’ютером), то тут, вважаємо, застосовуються «тимчасові» строки зберігання і роз’яснення Мінсоцполітики будуть актуальними.
Зберігати не можна, знищити
Процедура знищення документів простіша, ніж передача в архів. Але не поспішайте кидати документи у вогонь чи у шредер.
Процедура знищення регламентована і включає наступні етапи:
Перше – створення експертної комісії. Так, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією з фахівців архівної справи і діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців (ч. 1 ст. 6 Закону України від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»). Експертну комісію створюють відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 № 1004 (далі — Порядок № 1004).
Зокрема, до складу експертної комісії підприємства незалежно від форми власності включаються керівники служби діловодства та архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів. Голову, яким, як правило, є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи (п. 14 Порядку № 1004).
Друге – проведення експертизи цінності документів. Фактично це аудит документів (як правило, описів особових справ і номенклатур) для виявлення документів, строки зберігання яких завершилися. Ще раз нагадуємо, що строк зберігання відлічується з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи (п. 2 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).
Пам’ятайте: забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).
Третє – складання акта відносно вилучення документів. Процедура складання акта затверджена у п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5.
Зауважте: форма акта наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5;
- акт складають у 2 примірниках;
- акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з 1.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), подають схвалені експертною комісією установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірної чи експертної комісії державної архівної установи, експертній комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа (абз. 4 п. 14 гл. 1 розд. IV Правило № 1000/5).
Погоджені (схвалені) акти затверджує керівник підприємства, після чого документи можуть бути знищені.
Четверте – знищення. Справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторсировини. Дату здачі документів, їх вагу і номер накладної вказують в актах (п. 7 гл. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
Висновки
- Кадрові документи бувають тимчасового, тривалого і постійного зберігання.
- Строк зберігання обчислюється з 1 січня року, наступного за роком завершення справ діловодством.
- Документи на знищення має затвердити експертна комісія.
- Для знищення документів складається акт.
- Не можна знищити документи в «побутовий» спосіб.
Яна ЯРОШЕНКО, редактор kadroland
Статті на тему:
Особова картка від А до Я: як заповнити
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Шаблони та зразки документів:
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду