Професія «Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення ВО» всього 8299 грн.

Де зафіксувати подвоєні номери кадрових наказів: опис справи чи журнал реєстрації

Як правильно зазначити наприкінці внутрішнього опису справи наказів з кадрових питань, що індекси наказів повторюються?

1

31

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Окремий запис про повторні індекси наприкінці внутрішнього опису не передбачений. Інформацію про подвоєні номери кадрових наказів рекомендуємо зазначити в річному підсумковому записі журналу, в якому ці накази зареєстровано.


Порядок оформлення внутрішнього опису визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).


За п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5 у підсумковому записі внутрішнього опису зазначають цифрами та словами кількість включених до нього документів і кількість аркушів самого опису. У формі з додатка 16 до Правил № 1000/5 також передбачено кількість аркушів документів.


Водночас у журналі реєстрації рекомендуємо зафіксувати фактичну кількість наказів, пропущені та повторні номери.

Приклад

Усього за 2026 рік у журналі зареєстровано 148 (сто сорок вісім) наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання з № 1 к/тр до № 149 к/тр включно. Пропущені номери: 12 к/тр, 97 к/тр і 126 к/тр. Номери 17 к/тр та 132 к/тр використано двічі кожен.

Для однозначного розрізнення наказів із повторними індексами доцільно додати їхні дати, а за потреби – заголовки. Позначення «/1» та «/2» зазначайте лише тоді, коли вони справді є частиною індексів відповідних наказів.


Докладніше про оформлення журналів – в уроці 10 відеокурсу «Журнали реєстрації кадрових документів: форми, ведення, закриття, зберігання».


Загального обов’язку складати внутрішній опис до кожної справи з кадровими наказами немає. Проте потрібно враховувати категорію справи та інструкцію з діловодства установи: саме вона визначає необхідність складання опису для окремих справ (п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5).


Шаблони та зразки документів:


Внутрішній опис документів справи

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Інструкція з діловодства


Читайте більше:


Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це

Пропустили номер наказу в Журналі реєстрації: як не ламати всю нумерацію

Особові справи і особові картки працівників у журналі реєстрації та в номенклатурі справ

Нова нумерація наказів з Нового року: чи потрібно і які журнали треба вести

1

31

2

6

2

20

3

80

2

212

3

64

6

408

7

3325

6

2882

5

147

4

300

5

53

7

14803

5

93

6

109

7

521

8

675

8

178

5

242

6

137