Де зберігати заяви: в особовій справі працівника чи створити окрему папку для заяв?
Все залежить від заяви.
Заяви про прийняття, переведення звільнення зберігають особовій справі, а заяви про надання відпусток чи інші заяви в окремій справі. Це передбачено п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту 18.06.2015 № 1000/5).
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):
- заява про прийняття на роботу,
- письмовий трудовий договір (контракт),
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу,
- особовий листок з обліку кадрів,
- доповнення до особового листка з обліку кадрів,
- автобіографія,
- копія паспорта,
- копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті),
- копія військового квитка (у разі наявності),
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних,
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво,
- копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності),
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові),
- характеристики,
- копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання),
- документи з атестації,
- заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.
Заяви про надання відпусток слід зберігати в окремій справі. Наприклад, в справі «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток».
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Статті на тему:
Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Особова справа: як вести та зберігати
Відео на тему:
Місце зберігання трудової книжки: коли ще можна на підприємстві
Е-обмін кадровими документами через месенджери: поради для запровадження