Скільки потрібно зберігати кадрові документи?
Строки зберігання кадрових документів визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Наведемо декілька прикладів строків, встановлених для зберігання кадрових документів Переліком № 578/5.
1. Строк зберігання 75 років встановлений для:
- наказів з кадрових питань (особового складу) (пп. «б» ст. 16 Переліку № 578/5);
- штатних розписів та переліків змін до них (пп. «б» ст. 37 Переліку № 578/5);
- реєстраційних журналів з кадрових питань (пп. «б» ст. 121 Переліку № 578/5);
- особових справ працівників (ст. 493 Переліку № 578/5).
2. Строк зберігання 5 років встановлений для наказів про (примітка до ст. 16 Переліку № 578/5):
- короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- стягнення;
- надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.
3. Строк зберігання 1 рік встановлений для:
- табелів обліку використання робочого часу (ст. 408 Переліку № 578/5);
- документів осіб, не прийнятих на роботу: листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви (ст. 500 Переліку № 578/5).
Детальніше про документальне оформлення та процедуру знищення кадрових документів ми писали у статті «Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи». А про передачу документів в архів у статті «Передавання кадрових документів в архів підприємства».
Відповідальність та інші наслідки
У разі передчасного знищення кадрових документів до винної особи можуть застосувати адміністративну та дисциплінарну відповідальність, крім того, підприємство можуть чекати інші негативні наслідки, зокрема, податкового характеру. Розглянемо детальніше кожен вид відповідальності.
Адміністративна відповідальність
Адміністративна відповідальність за порушення, пов’язані з передчасним знищенням кадрових документів, передбачена ст. 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП).
Тут передбачена відповідальність, зокрема, за недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів у вигляді штрафу у розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн). А при повторному правопорушенні, вчиненому особою, яку протягом року вже притягали до адмінвідповідальності за аналогічне правопорушення – штраф у розмірі від 10 до 40 НМДГ (від 170 до 680 грн).
Адмінштраф накладають на посадових осіб підприємства, відповідальних за знищення документів. Такою особою, в першу чергу, є керівник підприємства. Адже саме він уповноважений затвердити Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, далі – Акт (додаток 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5, далі – Правила № 1000/5). Цей обов’язок керівника підприємства передбачений п. 6 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5.
Втім, може бути й так, що знищено кадрові документи, які не включили до Акту. В цьому випадку штраф має застосовуватися до посадової особи підприємства, яка видала незаконне розпорядження про знищення кадрових документів. Усе буде залежати від посадових обов’язків, які покладені на працівників та закріплені в їхніх посадових інструкціях.
Адмінштраф, передбачений ст. 921 КУпАП, уповноважені накладати суди (ст. 221 КУпАП). А складати протоколи про адмінправопорушення уповноважені органи управління архівною справою і діловодством (Держкомархів), ст. 255 КУпАП.
Дисциплінарна відповідальність
Крім адміністративної відповідальності, до посадової особи підприємства, винної у передчасному знищенні кадрових документів, може бути застосована дисциплінарна відповідальність відповідно правил, встановлених гл. Х КЗпП. Зокрема, на працівника підприємства може бути накладено стягнення у вигляді догани (ст. 147 КЗпП). Докладно правила накладення дисциплінарних стягнень ми розглянули у статті «Стягнення за порушення трудової дисципліни: правила та документальне оформлення».
Зокрема, нагадуємо про необхідність проведення службового розслідування. Зверніть увагу на п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5. Тут сказано: у разі встановлення в процесі експертизи цінності документів фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. А у разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.
На підставі довідки архів підприємства складає Акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.
Притягнення до дисциплінарної відповідальності у вигляді догани здійснюються на підставі наказу, виданого керівником підприємства, який доводять до працівника під підпис (ч. 4 ст. 149 КЗпП).
Штраф за порушення трудового законодавства
Відсутність у роботодавця того чи іншого кадрового документа (у т. ч. у зв’язку з його передчасним знищенням) може бути розцінено як порушення трудового законодавства, за яке до підприємства можуть застосувати штраф на підставі ст. 265 КЗпП. Так, за порушення інших вимог законодавства про працю передбачений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (наразі це 8000 грн).
Накладати цей штраф уповноважені органи Держпраці (ч. 4 ст. 265 КЗпП) відповідно до Порядку накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2013 № 509.
Втім, у період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк винесених органом Держпраці приписів про усунення правопорушень, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Тобто, якщо орган Держпраці виявіть під час перевірки відсутність на підприємстві деяких кадрових документів, то штраф відразу штраф не повинні застосовувати – спочатку роботодавцю буде надано припис про усунення правопорушень. А от якщо цей припис не виконати у встановлений термін, варто чекати на застосування штрафу. У нашій ситуації роботодавцю доведеться у встановлений приписом термін відновити відсутні кадрові документи, втрачені у зв’язку з передчасним знищенням.
Податкові наслідки
Кадрові документи стосуються не тільки трудового законодавства, а й податкового, адже на підставі таких документів нараховують зарплату працівникам, відповідно, нараховують та сплачують передбачені законодавством податки, збори (ЄСВ, ПДФО, військовий збір). Тому, передчасне знищення кадрових документів може мати для роботодавця також податкові наслідки, у тому числі у вигляді штрафів, передбачених Податковим кодексом України (далі – ПКУ), а також Законом від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ).
Так, відповідно п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. При цьому, забороняється формування показників податкової звітності, на підставі даних, не підтверджених вищезазначеними документами.
А незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн на підставі п. 121.1 ПКУ (у разі повторного порушення протягом року – 2040 грн).
Щодо порушень у сфері ЄСВ, до роботодавця можуть застосувати штраф на підставі п. 5 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ за неналежне ведення бухгалтерської документації, на підставі якої нараховується ЄСВ. Ця норма передбачає штраф у розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн).
Штрафи, передбачені ПКУ та Законом про ЄСВ, накладають на підприємство, накладати їх уповноважено ДПС.
Крім того, показники податкових декларацій, не підтверджені відповідними документами (у тому числі – кадровими), можуть бути поставлені контролюючими органами під сумнів, а це може викликати також інші податкові наслідки для підприємства у тому числі щодо донарахування податкових платежів.
Висновки
- Вирішуючи питання зі знищенням кадрових документів, підприємству необхідно дотримуватися строків зберігання, встановлених Переліком № 578/5, та виконувати процедуру документального оформлення, передбачену Правилами № 1000/5.
- За передчасне знищення кадрових документів на посадових осіб підприємства може бути накладений адміністративний штраф на підставі ст. 921 КУпАП. Також винна особа може бути притягнута роботодавцем до дисциплінарної відповідальності.
- Підприємство, на якому передчасно знищені кадрові документи, ризикує отримати штраф за порушення трудового та податкового законодавства.
- Отже, підприємству слід ретельно ставитись до питання знищення кадрових документів.
Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань
Статті на тему:
Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи
Передавання кадрових документів в архів підприємства
Стягнення за порушення трудової дисципліни: правила та документальне оформлення
Шаблони та зразки документів:
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
Акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах