Нормативно-правова основа особової картки П-2
Згадка про особову картку міститься в Інструкції зі статистики кількісного складу працівників, затвердженої наказом Держкомстату України 28.09.2005 № 286 (далі – Інструкція № 286). Вона належить до первинних документів з обліку кількості працівників поряд із наказами, табелем обліку робочого часу, відомостями нарахування заробітної плати, особовими рахунками та трудовими договорами. Таким чином, особова картка є обов’язковим обліковим кадровим документом, який відображає інформацію про кожного працівника підприємства.
На сьогодні, більшість роботодавців використовують особову картку за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 (далі – наказ № 495). Проте, у листі Мінекономіки України від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, фахівці відомства зазначили, що наказ №495 не встановлює прямий обов'язок для роботодавців вести особові картки саме за цією формою.
Аналіз обов’язковості заповнення форми
Згідно з нормами законодавства, обов’язок ведення особових карток передбачений Інструкцією №286, проте він не обмежується конкретною формою. Натомість роботодавець має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2 або іншої, з урахуванням змін у законодавстві про працю.
Ситуація ускладнюється тим, що норма наказу Міністерства статистики від 27.10.95 №277, яка регламентувала порядок заповнення особових карток, втратила чинність ще у 2009 році. Після цього й було затверджено наказ Держкомстату від 05.12.2008 №489 та наказ №495, відповідно до яких й застосовували оновлену на той час форму П-2.
Згодом відбулись значні зміни у питаннях ведення військового обліку. Так, згідно з порядком проведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ від 07.12.2016 №921, військовий облік мав вестись у розділі 2 особової картки П-2. Проте, новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 вже не містить обов’язку ведення військового обліку в особовій картці П-2. Облік наразі ведемо у списках персонального військового обліку.
Організація кадрового обліку з (не)використанням форми П-2
Відповідно до роз’яснення Мінекономіки України та Державної служби України з питань праці, форма П-2 не є обов'язковою для застосування. Враховуючи, що наказ №495 не зареєстрований у Мін'юсті України, роботодавець має право самостійно організувати кадровий облік, визначивши іншу форму документа для заповнення інформації про працівників.
Однак, попри ці норми, більшість роботодавців досі використовують форму П-2 для організації кадрового обліку, враховуючи її зручність та уніфікованість. Крім того, Інструкція №286 все ще визнає особову картку первинним обліковим документом, і зареєстрована у Мін'юсті.
Особова картка у період воєнного стану: за рішенням роботодавця
В умовах воєнного стану, відповідно до Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (ст. 7), порядок ведення діловодства та кадрової документації визначається роботодавцем самостійно. Роботодавець має забезпечити ведення правдивого обліку виконуваної працівником роботи, а також обліку витрат на оплату праці. Тобто, підприємства можуть розробляти власні форми облікових документів, включаючи особову картку, з метою збереження кадрової документації та її архівного зберігання.
Висновки
- Особова картка, затверджена наказом №495, на сьогодні не є обов'язковою до застосування.
- Роботодавець вправі самостійно визначатися з формою кадрового обліку, зважаючи на зміни в законодавстві та власні потреби.
- Проте, з огляду на вимоги Інструкції №286 та положення законодавства про працю, особова картка залишається важливим документом у кадровому діловодстві, і її заповнення є рекомендованим. Це допоможе уникнути можливих штрафів та забезпечити належний облік персоналу на підприємстві.
Джерело: kadroland