Внутрішнє та зовнішнє погодження документів

Погодження може здійснюватися як на самому підприємстві посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проєкті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами – іншими зацікавленими юридичними особами (зовнішнє погодження).

Внутрішнє погодження

Право на створення, підписання, погодження, затвердження службових документів на підприємстві визначається актами законодавства, статутом підприємства, положеннями про його структурні підрозділи та посадовими інструкціями.

Внутрішнє погодження оформлюють згідно з вимогами Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). Зокрема, проставляють візу нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля документа на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша, примірник якого залишається на підприємстві.

Віза має складатися з таких елементів:

1. назви посади (за потреби);
2. особистого підпису, власного імені та прізвища особи, яка візує документ;
3. дати візування.

Наприклад:

У разі наявності в особи, яка візує документ, зауважень і пропозицій, їх оформлюють на окремому аркуші, а у візі документа роблять відповідне доповнення таким чином:

Якщо під час візування з’ясується, що до підготовленого до підписання документа необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

Документ може візувати одна чи кілька посадових осіб. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець з огляду на зміст цього документа та відповідно до вимог інструкції з діловодства на підприємстві.

Згідно з п. 7 гл. 6 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, внутрішнє погодження проєкту документа залежно від його змісту максимально проводиться у такій послідовності:

1. працівником, який підготував документ;
2. керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
3. функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності);
4. посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці;
5. фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проєкт документа стосується фінансових питань);
6. керівником юридичної служби (юрисконсультом) (у разі погодження проєктів організаційних і розпорядчих документів підприємства);
7. заступником керівника підприємства, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візують також:

1. керівник служби діловодства;
2. керівник структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності);
3. редактор (за наявності).

Проєкти наказів з кадрових питань та додатки до них візують:

1. працівник кадрової служби (інспектор з кадрів), який підготував проєкт документа;
2. керівник кадрової служби.

Крім того, залежно від виду кадрового наказу та його змісту візування здійснюють:

1. посадова особа структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності);
2. посадова особа бухгалтерії;
3. посадові особи інших структурних підрозділів за потреби.

Зовнішнє погодження

Зовнішнє погодження та схвалення проєктів документів оформляють шляхом проставлення на них відповідного грифа погодження (схвалення). Вимоги до варіантів оформлення цього грифа встановлені ДСТУ 4163:2020.

Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то гриф погодження складається з таких елементів:

1. слова ПОГОДЖУЮ;
2. назви посади (найменування юридичної особи є складовою частиною назви посади);
3. особистого підпису, власного імені, прізвища особи;
4. дати погодження.

Наприклад:

Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то гриф погодження (схвалення) складається з таких елементів:

1. слова ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО;
2. назви виду погоджувального документа в називному відмінку;
3. дати та реєстраційного індексу цього документа.

Наприклад:

Згідно з ДСТУ 4163:2020 гриф погодження (схвалення) документа розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша документа.

У разі погодження (схвалення) документа кількома посадовими особами або колегіальними органами юридичної особи оформлюють відповідну кількість грифів погодження (схвалення). При цьому, якщо документ погоджують (схвалюють) дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи погодження (схвалення) розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох – на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Якщо зміст документа стосується понад трьох юридичних осіб, складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в документі на місці грифа погодження:

Окремий аркуш погодження оформлюють за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюють гербовою печаткою або основною круглою печаткою підприємства із зазначенням найменування юридичної особи та ідентифікаційним кодом за ЄДРПОУ.

Зовнішнє погодження з кількома юридичними особами у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності, а саме з:

1. підприємствами або іншими юридичними особами однакового рівня;
2. громадськими організаціями;
3. органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
4. юридичними особами вищого рівня.

Візування та погодження проєктів електронних документів

Візування та погодження проєктів електронних документів здійснюється відповідно до вимог, визначених у пунктах 103–111 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.

Організацію підготовки проєктів електронних документів та контроль за їх підготовкою з використанням кваліфікованого електронного підпису для візування визначає керівник підприємства, враховуючи структуру підприємства, кількість штатних одиниць, обсяг документообігу та наявні технічні можливості.

Але, перш ніж висвітлювати вищезазначену тему далі, визначимося з термінологією.

Візування проєкту електронного документа – накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа.

Реєстраційно-моніторингова картка (далі – РМК) – це картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення на підприємстві документа незалежно від форми його створення.

Погодження проєкту електронного документа полягає в його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в РМК, що забезпечується системою електронного документообігу (далі – СЕД) підприємства на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у РМК. При цьому інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до РМК.

Проєкт електронного документа візують всі уповноважені посадові особи (так звані погоджувачі), наявність візи яких передбачено в РМК.

У разі погодження проєкту документа в електронній формі цей проєкт візується уповноваженим представником юридичної служби підприємства за результатами проведення правової експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором.

Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через СЕД підприємства проєкту електронного документа беруть участь в його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

Свою позицію щодо опрацьованого проєкту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу (наприклад, фінансової служби) доводить до відома відповідального підрозділу (наприклад, кадрової служби у разі візування кадрового наказу) через СЕД підприємства. Відповідна позиція повинна бути чітко обґрунтованою, а за потреби її слід викласти у тексті проєкту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проєкту електронного документа СЕД підприємства:

1. зберігає поточну версію проєкту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проєкту електронного документа;
2. створює нову версію проєкту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проєкту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проєкту зберігаються в архіві версій у РМК. Редагування версій, збережених в архіві РМК, блокується. Редагування поточної версії блокується після підписання документа (накладення кваліфікованого електронного підпису) керівником підприємства.

Після візування всіма зазначеними в РМК погоджувачами СЕД автоматично надсилає проєкт електронного документа на підписання керівникові підприємства. Непогоджений у відповідній послідовності проєкт не надсилається керівникові на підписання. У цьому полягає суттєва перевага електронного візування над традиційним паперовим.

Якщо один службовий лист у паперовому вигляді планується розіслати близько десятьом підприємствам, підпорядкованим нашій компанії, чи потрібно проставляти візи на кожному примірнику цього листа?

Ні, не потрібно.

Візи проставляють лише на першому примірнику службового листа, який залишається на зберігання у відповідній справі компанії.

Висновки

1. Внутрішнє погодження документа у межах підприємства оформлюють шляхом проставлення на проєкті цього документа віз посадових осіб у певній послідовності.
2. За результатами зовнішнього погодження на документі проставляють гриф погодження або схвалення.
3. Візування електронних документів у системі електронного документообігу, за умови його запровадження на підприємстві, має суттєву перевагу над традиційним візуванням паперових документів.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Статті на тему:

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Як оформлювати додатки до наказів: практичні поради