Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси

Законодавче підґрунтя для звільнення онлайн

Наведемо норми законодавства, які дозволяють оформлювати звільнення дистанційно (за допомогою електронних комунікацій):

1. Стаття 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) передбачає, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП). Крім того, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника з вищеназваними документами (за певними обмеженнями).
2. Стаття 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Ця норма встановлює, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

З огляду на ці норми нині законодавство передбачає можливість оформлення звільнення онлайн двома способами:

1. з використанням КЕП;
2. за допомогою альтернативних способів. Це можуть бути будь-які доступні сторонам трудового договору месенджери (наприклад, Viber, Тelegram тощо), або ж електронна пошта.

Крім того, існує можливість дистанційно звільнити працівника зі складанням всіх необхідних документів у паперовій формі та обміном цими документами з працівником з використанням звичайної пошти. У цьому випадку пересилання документів слід здійснювати рекомендованими листами з описом вкладення та з повідомленням про вручення листів адресатам.

Але роботодавцю слід пам’ятати, що який би спосіб для обміну документами з працівником він не обрав, цей спосіб потрібно узгодити з працівником. Тобто, до початку звільнення роботодавцю та працівнику слід обмінятися документами, в яких буде чітко визначено спосіб та канали обміну кадровими документами (заяви, повідомлення, накази тощо).

Детальніше про обмін з працівниками кадровими документами за допомогою електронних комунікацій та узгодження цих способів можна прочитати в нашій статті «Обмін заявами і наказами через месенджери».

Також зверніть увагу на роз’яснення Держпраці щодо можливості звільнення працівників за допомогою електронних комунікацій.

Алгоритм дій роботодавця при звільненні

Незалежно від того, за якою підставою відбувається звільнення працівника, та незважаючи на те, за чиєю ініціативою (роботодавця чи працівника), роботодавець повинен дотримуватися певної процедури. Її слід дотриматися й при здійсненні звільнення працівника онлайн. Ось основні кроки, які обов’язково необхідно виконати при звільненні, зокрема, за допомогою електронних комунікацій:

1. Видати наказ про звільнення.
2. Ознайомити працівника з наказом.
3. Оформити та надати працівнику у день звільнення копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.
4. Оформити паперову трудову книжку та видати її працівнику (якщо вона зберігається у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника внести до неї запис про звільнення (ч. 1 ст. 47 КЗпП).
5. Провести з працівником повний розрахунок у день звільнення з урахуванням вимог ст. 116 КЗпП.

Крім того, залежно від підстави звільнення, в деяких випадках необхідно буде скласти інші документи:

1. заяву працівника на звільнення (у разі звільнення з ініціативи працівника);
2. повідомлення, акти, довідки тощо (у разі звільнення з ініціативи роботодавця).

Обмін цими документами з працівником повинен відбуватися тим способом, який сторони узгодили. Радимо роботодавцю фіксувати кожен свій крок, оскільки звільнення онлайн – це особливий спосіб оформлення документів, при якому слід враховувати деякі нюанси.

Нюанси оформлення документів з використанням КЕП

При використанні цього способу сторони трудового договору під час оформлення звільнення надсилають один одному документи з накладеним на них КЕП. Отже, у працівника повинен бути оформлений КЕП в одного з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Для оформлення КЕП працівник може, наприклад, звернутися до банку, який його обслуговує (якщо він надає такі послуги), або оформити КЕП через портал Дія.

Оформлення всіх документів відбувається відповідно до вимог:

1. Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;
2. Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851).

Розглянемо деякі нюанси оформлення документів з використанням КЕП.

Нюанс 1. Фіксування факту одержання документа адресатом.

При обміні кадровими документами на звільнення слід фіксувати факт отримання кожною стороною відповідного документа. Так, відповідно до ст. 11 Закону № 851 електронний документ вважають одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження. Якщо автор не отримав підтвердження про факт одержання електронного документа, вважається, що його не одержано адресатом.

Цей момент підтверджує судова практика. Наведемо приклад з постанови Верховного Суду від 21.12.2022 у справі № 299/2706/20.

Працівник написав заяву про звільнення за власним бажанням. Пізніше він вирішив відкликати цю заяву, направивши її роботодавцю електронними засобами комунікації, засвідчену особистим ЕЦП. Але роботодавець стверджував, що не отримував цю заяву. Працівник не зміг довести суду факт отримання роботодавцем заяви. Суд у постанові зазначив:

1. працівник не надав суду доказів на підтвердження наявності домовленості з роботодавцем щодо підтвердження факту одержання адресатом електронного документа, а також доказів на підтвердження факту одержання посадовими особами роботодавця поданої в електронній формі заяви про відкликання раніше поданої заяви про звільнення за власним бажанням, у межах строку попередження;
2. в документах, наданих суду, не вказано, що відправлена роботодавцю заява містила запит на сповіщення про отримання адресатами заяви і що таке сповіщення отримано працівником.

Отже, суд не прийняв до уваги заяву працівника про відкликання заяви про звільнення, оскільки не було доведено факту отримання її роботодавцем.

Нюанс 2. Підписання документа КЕП за відсутності у працівника відповідної програми

Зазвичай обмін документами, засвідченими КЕП, відбувається за допомогою відповідних програм, що надають таку змогу (наприклад «МЕДок», «Вчасно.ЕДО», тощо). У працівника може не бути таких програм, які є у роботодавця. Тому на практиці нерідко виникає запитання: як працівнику, в якого є КЕП, підписати заяву про звільнення або інший документ? У цьому випадку підписання текстового документа працівником може відбуватися за допомогою офіційного сайту Центрального засвідчувального органу, або за допомогою порталу Дія.

Обмін з роботодавцем такими документами може відбуватися за допомогою узгоджених каналів (електронна пошта, месенджери).

Нюанси повернення працівнику трудової книжки

Якщо звільнення відбувається дистанційно, то, найімовірніше, працівник не може особисто з’явитися за місцем роботи для отримання трудової книжки (якщо вона зберігається у роботодавця). Тому роботодавцю в цьому випадку слід пам’ятати, що пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Отже, при оформленні звільнення онлайн роботодавцю потрібно отримати від працівника заяву про пересилання трудової книжки поштою. Таке прохання може включатися окремим пунктом до заяви працівника на звільнення (якщо звільнення відбувається за ініціативою працівника), або ж складається окрема заява. Як і всі інші документи, заяву про трудову книжку потрібно надіслати роботодавцю узгодженим між сторонами трудового договору способом (з використанням КЕП або альтернативними способами).

Якщо працівник перебуває за кордоном, то нині він також може отримати трудову книжку поштою. Ще не так давно діяли обмеження на пересилання трудових книжок міжнародною поштою. Але з 12.09.2024 набула чинності постанова КМУ від 10.09.2024 № 1045, що внесла відповідні зміни до постанов КМУ, в яких містилася ця заборона. Зокрема, урядовці визначили, що пересилання за межі України трудових книжок здійснюється виключно у реєстрованих міжнародних поштових відправленнях (п. 26 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 № 270).

До того ж з Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затвердженого постановою КМУ від 08.09.2023 № 958, виключено трудові книжки. Цей перелік раніше забороняв пересилати трудові книжки у міжнародних поштових відправленнях.

Отже, з 12.09.2024 у роботодавців є можливість переслати трудову книжку працівнику, який перебуває за кордоном. Звісно ж, так само потрібна попередня заява від працівника.

Висновки

1. Трудове законодавство дозволяє здійснювати обмін кадровими документами, зокрема, й при звільненні, онлайн за допомогою КЕП або ж з використанням інших альтернативних способів (ст. 29 КЗпП, ст. 7 Закону №2136).
2. При звільненні працівника дистанційно роботодавцю слід дотримуватися загальної процедури, передбаченої трудовим законодавством, та оформлювати всі необхідні документи. Але, крім того, необхідно ретельно фіксувати всі етапи електронного документообігу, причому не тільки щодо пересилання документів, але і щодо їх отримання.
3. Пересилання трудової книжки працівнику поштою здійснюється тільки за наявності його відповідної заяви. Станом натепер вже є можливість пересилання трудової книжки поштою за кордон.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Статті на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Відео на тему:

Обмін заявами і наказами через Viber, Telegram & Незаконне звільнення: коли директор відповідає власними коштами

Оформлення заяв і наказів – 2024 & Обмін кадровими документами альтернативними способами