Вимоги щодо закриття Списків
Головні інструкції стосовно того, що робити зі Списками персонального військового обліку в кінці року, визначені в п. 40 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженому постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, а саме:
Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства таких органів, підприємств, установ, організацій
Отже, зазначимо дві ключові дати:
- 1 січня 2025 року – всі дані в Списках маємо зафіксувати станом на 1 січня 2025 року (не на 31.12.2024!);
- 25 січня 2025 року – дата, до якої слід Списки підписати та зареєструвати. Тут зауважте, що «святково-вихідне» перенесення не передбачене. Тож, оскільки 25 січня 2025 року – вихідний день (субота), виконати всі дії слід не пізніше 24 січня 2025 року (п’ятниця).
А тепер розберемося з головними запитаннями.
Хто підписує Списки?
Минулого року до згаданої вище норми було внесено зміни. Наразі визначено, що Списки підписуються керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку.
Якщо обов’язки за керівника виконує заступник чи «виконуючий обов’язки» і це оформлено відповідним наказом, а також про це повідомлено ТЦК (згідно з додатком 1), то Списки підписує така особа. Зауважте, що зазначаємо посаду і ПІБ вищезазначеної особи, а не керівника.
Якщо керівник одночасно є особою, відповідальною за ведення військового обліку, то він підписує Списки двічі – окремо як керівник та окремо як відповідальний.
Де і як реєструвати Списки?
Списки разом з відомістю оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів потрібно реєструвати в установленому порядку в службі діловодства підприємства (п. 40 Порядку №1487).
Нагадаємо, що такий порядок затверджується на підприємстві відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5. Так, правила реєстрації документів у діловодстві визначені гл. 3 розд. III Правил №1000/5. Відповідно до п. 7 гл. 3 розд. III Правил №1000/5 на підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
Якщо документообіг на підприємстві невеликий (до 600 документів на рік), то доцільно застосовувати журнальну форму реєстрації, використовуючи для цього форми журналів, наведених в додатках 5, 6, 7 Правил №1000/5.
Що робити зі Списками?
Порядок №1487 чітко не визначає, де слід зберігати підписані та зареєстровані Списки.
Але зауважимо, що Списки складаються окремо за 4 групами. До списків кожної групи формується справа, в якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 37 Порядку №1487). Тож на практиці підписані і зареєстровані Списки зберігають у справі відповідної групи.
Висновки:
- Списки ВО підписують керівник та відповідальний за ведення військового обліку.
- Списки реєструють в системі діловодства підприємства (в ТЦК не реєструють).
- Списки зберігаємо у відповідних справах, що ведуться до Списків.
- До ТЦК Списки не подаємо. 25 січня – не звітна дата.
Яна Ярошенко, головний редактор текстового контенту сайту kadroland
Статті на тему:
ТОП-5 відповідей щодо ведення Списків військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок
Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)
