Зміни у строках зберігання документів з ВО, лікарняних для сумісників та передача трудових книжок до ПФУ: що важливо знати у 2025 році? Коротко про головне за тиждень 17.03 - 21.03.2025

1. Зберігання трудової книжки на підприємстві: що дозволено згідно з роз’ясненням Держпраці
2. Строки зберігання документів з військового обліку змінено: головне з Переліку № 578/5
3. Лікарняні для сумісників: зміни з 4 квітня
4. Призупинення трудового договору: чи може працівник піти у відпустку?
5. Трудовий договір під час воєнного стану: усна чи письмова форма?
6. Передача трудових книжок до ПФУ: строки оцифрування

Зберігання трудової книжки на підприємстві: що дозволено згідно з роз’ясненням Держпраці

Держпраці роз’яснює, що роботодавець правомірно відмовляє у прийнятті трудової книжки на зберігання, якщо працівник влаштувався після 10 червня 2021 року.

Якщо працівник був прийнятий до 10 червня 2021 року, трудова книжка зберігається на підприємстві. Якщо після цієї дати – у працівника. Це визначено оновленою редакцією ст. 48 Кодексу законів про працю України. Це правило не стосується фізичних осіб-підприємців, які взагалі не ведуть облік трудових книжок та не зберігають їх у себе (п. 2.21-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 №58 (далі – Інструкція 58).

Згідно з постановою КМУ від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників», трудові книжки повинні зберігатися на підприємстві, однак ці норми розходяться із більш сучасною ст. 48 КЗпП.

Отже, якщо новоприйнятий працівник просить зберігати трудову книжку на підприємстві, роботодавець не зобов’язаний виконувати це прохання, навіть за заявою працівника.

Однак, на вимогу працівника, роботодавець зобов’язаний вносити записи до трудової книжки про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Трудові книжки, що зберігаються на підприємстві, ведуться відповідно до Інструкції №58 без додаткових звернень працівників.

Порушення порядку зберігання трудових книжок тягне за собою фінансові санкції у розмірі мінімальної заробітної плати (на сьогодні 8000 грн) та адміністративну відповідальність згідно з ч. 1 ст. 41 Кодекс України про адміністративні правопорушення, що передбачає накладення штрафу від 510 до 1700 грн.

Детальніше про розмір штрафів за порушення трудового законодавства у довіднику на Kadroland

Строки зберігання документів з військового обліку змінено: головне з Переліку № 578/5

14 березня 2025 року Мін'юст наказом №748/5 затвердив зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік).

Зміни, зокрема, стосуються термінів зберігання документів із військового обліку та бронювання, які приведені у відповідність до оновленого Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 (далі – Порядок №1487).

Наприклад, Журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку раніше зберігався 3 роки, тепер – 7 років, як того вимагає пп. 18 ч. 1 п. 24 Порядку №1487.

Списки персонального військового обліку тепер розбиті на окремі справи за групами військовозобов’язаних (резервістів): офіцерський склад, рядовий, сержантський та старшинський склад, жінки, призовники. Раніше справи формувались на підставі однієї статті Переліку – 669, а тепер для кожної групи списку передбачено окремі статті з 674-677, але термін зберігання однаковий – 3 роки, тому у межах невеликого підприємства можна формувати одну номенклатурну справу.

Крім того, статті з 668 по 671 Переліку викладено в новій редакції. Так, ст. 668 Переліку має назву «Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання», для них строк зберігання 5 років. Це означає, що у номенклатурі справ необхідно буде передбачити справу, в якій будуть зберігатися копії наказів, планів, актів, довідок і службових записок щодо військового обліку та бронювання на 2025 рік (оригінали не долучаються).

Після набрання чинності наказом №748/5 на підприємстві необхідно переглянути та оновити номенклатуру справ з урахуванням оновлених строків зберігання документів.

Щоб завжди бути в курсі актуальних новин, слідкуйте за рубрикою «Новини та статті» на Kadroland – тут оперативно публікуються найсвіжіші оновлення

Лікарняні для сумісників: зміни з 4 квітня

Фахівці Пенсійного фонду нагадують, що з 4 квітня 2025 року змінюються правила оплати лікарняних для сумісників.

Саме з цієї дати набуває чинності Закон України від 18.12.2024 №4158-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо загальнообов’язкового державного соціального страхування» (далі – Закон №4158), яким, зокрема, внесено зміни до ст. 22 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105). Відповідно до змін, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачуватиметься як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, але лише у разі страхових випадків, які сталися після 4 квітня 2025 року.

У період до 31 березня (включно) сумісникам допомога по тимчасовій непрацездатності (за рахунок Пенсійного фонду) призначатиметься передусім за основним місцем роботи. Якщо ж таку допомогу не надано за основним місцем роботи, вона може бути призначена за сумісництвом. Тобто до 31 березня оплата лікарняного коштом ПФУ проводиться за одним з місць роботи – основним або сумісництвом.

Як зазначають фахівці Держпраці, допомога по тимчасовій непрацездатності працівникам за місцем роботи за сумісництвом призначається:

1. за паперовим лікарняним – на підставі копії, засвідченої підписом керівника та печаткою (за наявності) за основним місцем роботи;
2. за е-лікарняним – у кабінеті страхувальника відображається цифрова копія з порядковим номером, доданим до унікального номера оригіналу через крапку.

Маєте запитання з приводу оформлення лікарняних? Задавайте у сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин до доби

Призупинення трудового договору: чи може працівник піти у відпустку?

Минулого тижня у першому читанні ухвалено законопроєкт №12255-1 (Проєкт Закону від 11.12.2024 №12255-1 «Про внесення змін до статей 7 та 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»), який передбачає внесення змін, до ст. 13 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Зокрема, зміни звільняють роботодавців від зобов’язань щодо надання, оплати або компенсації відпусток, днів відпочинку, допомоги по тимчасовій непрацездатності та інших виплат у цей період.

Проте це лише проєкт. Наразі призупинення трудового договору не позбавляє роботодавця права надавати працівникові щорічну відпустку, що підтверджують роз’яснення фахівців Держпраці.

Нагадаю, призупинення трудового договору – це тимчасове припинення виконання обов’язків роботодавцем і працівником через збройну агресію (ст. 13 Закону №2136). При цьому трудові відносини зберігаються, що є ключовою умовою для надання працівникові відпустки.

Як пояснює Держпраці, Закон №2136 не містить заборон щодо надання щорічних оплачуваних відпусток під час призупинення трудового договору. Вимоги щодо поновлення дії трудового договору перед наданням відпустки також відсутні. Отже, роботодавець може під час призупинення трудового договору надати відпустку за заявою працівника або відповідно до графіка.

Водночас під час воєнного стану діє норма ст. 12 Закону №2136, яка дозволяє роботодавцю обмежити тривалість щорічної основної відпустки до 24 календарних днів за поточний робочий рік. Невикористані дні можуть бути надані після припинення воєнного стану або без збереження заробітної плати. Проте ця норма не є обов’язковою – рішення щодо її застосування ухвалює роботодавець.

Для швидкого підрахунку днів щорічних відпусток рекомендуємо скористатися сервісом «Калькулятор днів щорічних відпусток» на Kadroland

Трудовий договір під час воєнного стану: усна чи письмова форма?

Фахівці Держпраці роз’яснюють, що в умовах воєнного стану письмова форма трудового договору не є обов’язковою.

Згідно з ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України, трудовий договір може бути укладений як в усній, так і в письмовій формі.

Однак є категорії осіб, з якими трудовий договір обов’язково укладається в письмовій формі. Серед них – працівники, які працюють у районах з особливими умовами, неповнолітні, трудові договори про дистанційну або надомну роботу, а також з домашніми працівниками.

Відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Отже, правила ст. 24 КЗпП застосовуються у мирний час, в умовах воєнного стану ж на етапі оформлення трудового договору сторони можуть вибирати між усною та письмовою формою. Тобто під час воєнного стану допустимо укласти усний трудовий договір навіть у тих випадках, коли ст. 24 КЗпП говорить про його укладання у письмовій формі.

Держпраці додає: коли з працівником укладається усний трудовий договір, він має надати на це письмову згоду, яка зазвичай оформлюється у вигляді заяви про прийняття на роботу.

Проте, ми все ж радимо оформлювати трудові відносини шляхом детального прописування всіх умов трудового договору в письмовій формі. Це допоможе уникнути трудових спорів у майбутньому.

Зверніть увагу, що в останній версії проєкту Трудового кодексу трудовий договір, незалежно від його виду, укладається в письмовій формі.

Більше про форму укладення трудового договору ви дізнаєтесь у другому уроці відеокурсу «Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа» на Kadroland

Передача трудових книжок до ПФУ: строки оцифрування

Нагадаю, що найпростіший спосіб передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ – завантажити її скан-копії на порталі відомства. Зробити це може як працівник через кабінет застрахованої особи, так і роботодавець через кабінет страхувальника, головне встигнути до 10 червня 2026.

Завантаження скан-копій трудової книжки на вебпорталі ПФУ потребує авторизації в особистому кабінеті відомства та заповнення даних у розділі «Відомості про трудову діяльність». Далі завантажте кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки та, за потреби, додаткові документи для підтвердження стажу у відповідному форматі. Підпишіть заявку електронним підписом і відправте її до ПФУ.

Як роз’яснюють фахівці ПФУ, термін опрацювання сканованих копій трудової книжки становить до 30 днів, але зазвичай обробка триває близько двох тижнів. Результати обробки будуть доступні в розділі «Мої звернення» особистого кабінету.

Якщо статус опрацювання – «Виконано», це означає, що дані успішно опрацьовані та актуалізовані. Статуси «Відхилено» або «Скасовано виконання» вказують на наявність помилок у документі, що потребує повторного подання (причина вказана у реквізиті «Повідомлення»).

Найпоширенішими помилками при оцифруванні паперової трудової є: завантаження скан-копій у не хронологічному порядку, у чорно-білому форматі або в іншому, ніж PDF чи JPEG, форматі, що не відображають усі реквізити документа та/або записи.

Детальніше про передачу скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ у курсі, який вже доступний для передплатників Kadroland

Тетяна ШОЛКОВА, редактор Kadroland