Працівнику дозволили виїзд за кордон у відпустку, а він не повернувся – алгоритм дій роботодавця

1. Коли працівник може виїхати за кордон на час відпустки
2. Працівник не повернувся – як діяти роботодавцю
3. Запитували – відповідаємо
4. Висновки

Останнім часом роботодавці стикаються не лише з питаннями мобілізації, а й із новими обов’язками щодо контролю за дотриманням правил виїзду працівників за межі країни, особливо коли йдеться про заброньованих осіб. Нумо розбиратися із правом виїзду за кордон та діями у разі неповернення працівника, що виїхав, із відпустки.

За загальним правилом, заброньовані працівники мають право виїзду за кордон виключно з метою відрядження. Водночас практика доводить, що виїзд у період відпустки також можливий – за певних умов і ризиків.

Коли працівник може виїхати за кордон на час відпустки

Згідно з роз’ясненням Держприкордонслужби, перетин кордону заброньованим працівником у період щорічної або іншої відпустки дозволений, якщо дотримано наступних вимог:

1. належний військово-обліковий документ в електронній формі із зазначенням інформації «Бронювання до» та інформація повинна бути внесена в систему «Оберіг» Міністерства оборони України;
2. дозвіл роботодавця на виїзд за кордон під час відпустки (формується довільної форми, але має містити країну, до якої планується виїзд та період перебування за кордоном);
3. паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
4. службове посвідчення або довідка з місця роботи.

Але, також, зважайте, що Правила перетинання державного кордону України, затверджені постановою КМУ від 27.01.1995 № 57 не передбачають виїзд із метою відпочинку для заброньованих працівників.

Детальніше в нашій консультації за посиланням.

Тож, попри те, що маємо певні вимоги до виїзду за кордон та роз’яснення офіційних джерел, прикордонна реальність виявляється гнучкішою. Якщо всі документи на місці – більшість таких працівників таки пропускають. Але, гарантувати виїзд ніхто не може – усе може залежати від багатьох обставин.

Персональний Консультант з ВО вже готовий допомагати! Письмові та усні консультації, перевірка Ваших документів БЕЗ-ЛІ-МІТ-НО! Конфіденційність Ваших звернень гарантуємо!

Ми, звісно, не можемо передбачити, чи пустять вас, але точно знаємо, що погода на це не впливає (ну, хіба що не на той настрій натрапите).

Утім, трапляється й гірше: працівника благополучно випустили у відпустку за кордон, а він – сюрприз – повертатися не збирається. Для роботодавця це вже не просто неприємна ситуація, а серйозний кадровий і юридичний квест. Далі розберемо, що робити, коли заброньований співробітник раптово «випав з радарів».

Працівник не повернувся – як діяти роботодавцю

Таке, на жаль, трапляється. Працівник взяв відпустку, поїхав за кордон – і все. А відписує лише смайли в месенджері. Розповідаємо, як діяти.

1. Фіксуємо порушення

Якщо після закінчення відпустки працівник не з’явився – маємо потенційний прогул

1. відсутній увесь робочий день без поважної причини;
2. або понад три години поспіль чи сумарно протягом дня.

Але! Не поспішайте звільняти. Спочатку дізнайтеся: може, людина потрапила в лікарню, форс-мажор чи... просто спізнюється з рейсом. Підтвердження – обов’язково

2. Збираємо докази

Без документів – нікуди. Фіксуємо все:

1. доповідна записка безпосереднього керівника;
2. акт про відсутність;
3. дані з пропускної системи або журналу обліку.

Ці документи будуть підставою для наступних дій.

3. Запитуємо пояснення

Пишемо працівнику офіційний запит:

1. на адресу реєстрації та фактичного проживання;
2. надсилаємо цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Якщо відповіді немає – зберігайте конверт, квитанцію та опис вкладення. Це буде підтвердженням вашої спроби контакту з працівником.

4. Оформлюємо звільнення

Якщо причин не з’ясовано, а документи в порядку – можна ініціювати звільнення за прогул (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП). Але:

1. має бути встановлена вина працівника;
2. дотримана процедура притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Про звільнення видаємо відповідний наказ.

Детально про звільнення за прогул у мінікурсі тут.

І ось тут ми підійшли до ключового моменту.

5. Анулюємо бронювання

Пункт 31 Порядку бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.2023 № 76 (далі – Порядок № 76) серед підстав для анулювання бронювання передбачає звільнення працівника.

І так, якщо працівник зник, на підприємстві не з’являється, а ви нічого не робите – бронювання досі чинне. Тому не зволікайте.

Запитували – відповідаємо

А якщо працівник втік, а його бронювання ще чинне?

Це не просто незручно – це ризик. Поки працівник формально заброньований, держава рахує його частиною критично важливого ресурсу. Якщо він не виконує обов’язки – бронювання треба анулювати. Це в першу чергу в інтересах підприємства, адже зарплатний критерій ніхто не скасовував.

Причому тут можна скористатися положеннями підпунктами 7 та 8 п. 31 Порядку № 76, які передбачають розбронювання за обґрунтованим поданням:

1. керівника органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування засобами Порталу Дія;
2. керівника критично важливого підприємства, критично важливої установи, але не частіше ніж один раз на п’ять календарних днів засобами Порталу Дія.

Чи можна заздалегідь вказати у дозволі «повертається обов’язково»?

Хоч як би цього хотілося, але юридичної сили така фраза не матиме. Ви не прикордонники й не поліція. Проте додаткові внутрішні умови – наприклад, службова записка про відповідальність – можуть мати хіба що дисциплінарний ефект.

Що робити, якщо працівник з-за кордону надсилає «лікарняні»?

Перевіряйте законність документів: чи зареєстровані в е-лікарняних, чи є зв'язок з медзакладом. Якщо підозри підтверджуються – це вже інша історія, з елементами фальсифікації. А отже – дисциплінарне стягнення.

Чи втрачається статус критично важливого підприємства, якщо працівник не повернувся з відпустки?

Загалом – ні. Законодавство не передбачає автоматичної втрати критичності через те, що заброньований працівник не повернувся з відпустки. Тобто, статус підприємства залишається чинним, якщо інші критерії виконано (зокрема, працівникові за місяць нараховано понад 20000 грн).

Але, якщо ви переймаєтесь, що працівник може не повернутись не надавайте дозвіл на виїзд взагалі. Це ваше право, як роботодавця.

Чи анулювати бронювання одразу як працівник не став до роботи?

Коли працівник після відпустки не став до роботи, Ви можете перестрахуватися й анулювати бронювання на період його відпустки (пп. 7 або 8 п. 31 Порядку № 76). Якщо з’ясується що причина невиходу на роботу була поважною – переоформите бронювання.

Краще запобігти ризику, ніж розгрібати наслідки. Вчасно анульована броня – це не втрата, а страховка від зайвих витрат:

1. фінансових – на виплату працівникові не мене 20000 грн на місяць;
2. юридичних – втрати критичного статусу, якщо не нарахувати працівникові більш як 20000 грн зарплати на місяць.

Висновки

Ситуація, коли заброньований працівник не повернувся з відпустки за кордоном, – не тільки кадрова, а і юридична проблема. Але роботодавець має діяти в межах закону:

1. контролюйте дозволи на виїзд і працюйте на випередження ризиків;
2. оформлюйте звільнення за прогул з урахуванням усіх законодавчих вимог;
3. анулюйте бронювання, якщо працівник не став до роботи після відпустки (ліпше згодом переоформити бронювання).

Пам’ятайте: головна мета – не покарати, а захистити інтереси підприємства, зберегти статус критично важливого та мінімізувати ризики у воєнний час.

Анастасія БУЛУЙ, консультант з ведення військового обліку, редактор kadroland