Немає списків на дату, не оформлено внутрішнє звіряння, повідомлення ТЦК без рекомендованих листів: забаганки ТЦК (ч. 1)

1. Інформація у списках не зберігається після кожного внесення змін
2. Не оформлено результати внутрішнього звіряння списків з ВОД працівників
3. Повідомлення про зміну облікових даних та інші документи до ТЦК направляються звичайними поштовими відправленнями

Як ми вчора й пообіцяли, сьогодні до вашої уваги перша стаття із циклу «Забаганки ТЦК…».

Зауважимо, що все, описане в цій статті, не є порушеннями порядку ведення військового обліку, але інколи у сукупності з іншими порушеннями та недоліками призводять до визнання стану ведення військового обліку незадовільним та притягнення посадових осіб до відповідальності.

Сподіваємося, наша інформація стане вам у пригоді, а наш досвід буде корисним для вас. У нас ще є чимало подібних практичних кейсів і ми впевнені, що цей потік інформації ніколи не закінчиться.

Інформація у списках не зберігається після кожного внесення змін

Нагадаємо, що списки персонального військового обліку ведуться в паперовій або електронній формі. У переважній більшості випадків їх ведуть в електронній формі у Word або Ехсel таблицях.

Раз на рік до 25 січня такі списки потрібно роздрукувати, підписати й зберігати разом з копіями (роздруківками) військово-облікових документів.

Та як вести поточний список? Чи потрібно додавати кожну нову подію, тим самим постійно збільшуючи список, чи можна вилучити неактуальну інформацію і замінити її на актуальну інформацію чи подію?

Наведемо приклад.

Протягом року список вівся в електронній формі. У одного військовозобов’язаного змінилася ВОС. Відповідальна особа внесла відповідну зміну до додатка 5.

У іншого – народилася дитина. Відповідальна особа знову внесла ПІБ нового члена сім’ї в графу 16 додатку 5.

Ви теж так робите? А чи зберігаєте проміжні списки в окремих файлах?

Забаганка ТЦК № 1: списки персонального військового обліку ведуться в електронній формі, але не зберігаються в окремому файлі після кожного внесення змін.

Пояснення таке: під час перевірки виникає проблема неможливості підтвердити своєчасність внесення змін, тобто членам комісії, які здійснюють перевірку, надаються списки, актуальні станом на дату перевірки, але відстежити внесення змін протягом року неможливо.

Порекомендували: після кожного внесення змін до списків персонального військового обліку зберігати списки у новому файлі.

Як вам така вимога?

Звісно, що підприємство виконуватиме її надалі, щоб наступного разу не отримати зауваження від ТЦК. Але бентежить, що передбачити таке зауваження ТЦК було важко, адже якщо слідувати вимогам Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), то фіксуються події станом на 1 січня кожного року. А ось поточний список фіксувати на кожну нову подію вимоги немає!

Висновок: не зайвим буде перед внесенням змін до списків персонального військового обліку зберігати копію файлу на певну дату, але показувати контролерам із ТЦК такі копії можете хіба що на їхню вимогу

Не оформлено результати внутрішнього звіряння списків з ВОД працівників

Особи, відповідальні за ведення військового обліку, мають проводити "внутрішнє звіряння" у строки, затверджені графіком звірянь. Це визначено пунктом 45 Порядку № 1487.

А чи складаєте ви документ за результатами такого звіряння і як фіксуєте результати?

Забаганка ТЦК № 2: відповідальні за ведення військового обліку, мають проводити внутрішнє звіряння у строки, затверджені графіком звірянь, і документально фіксувати його результати.

Пояснення таке: Немає документа, тож не можливо довести здійснення такого звіряння, особливо тоді, коли зміни не виявлено.

Порекомендували: оформлювати внутрішнє звіряння внутрішнім документом підприємства.

Форму внутрішнього звіряння Порядком №1487 не передбачено. Тому зафіксувати результати звіряння можна у:

1. самому графіку, якщо для цього передбачено відповідні графи;

або

1. таблиці довільної форми (за зразок можна використовувати форму журналу обліку перевірок згідно з додатком 9 до Порядку № 1487);

або

1. службовій записці на ім'я керівника;

або

1. в акті довільної форми.

Будь-який з цих документів складайте у довільній формі. На наш погляд, найзручнішим варіантом є саме таблична форма або безпосередньо графік, у якому передбачено графу «результати звіряння» та «відмітка про усунення недоліків» або «примітка».

Висновок: рекомендуємо результати внутрішнього звіряння все ж таки оформлювати документально. Робити це можете у зручному для вас форматі

Повідомлення про зміну облікових даних та інші документи до ТЦК направляються звичайними поштовими відправленнями

Роботодавці зобов’язані направляти до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних, про призначення, звільнення (увільнення) керівника та відповідальної особи (додатки 4 та 1 до Порядку № 1487), документи для здійснення щорічного звіряння та інші документи, що стосуються військового обліку. Водночас Порядок №1487 не містить вимог щодо способів направлення таких повідомлень. Тож чимало відповідальних за ведення військового обліку осіб направляють документи звичайним поштовим відправленням.

Забаганка ТЦК № 3. Повідомлення про зміну облікових даних та інші документи до ТЦК потрібно направляти виключно рекомендованим листом.

Пояснення: за умови направлення повідомлень рекомендованим листом можна довести факт та своєчасність направлення. Ідеальний варіант – лист з описом вкладення.

Якщо цього не зроблено, то навіть якщо відправлення буде отримано адресатом та служба діловодства (канцелярія) ТЦК та СП повідомить вхідний номер та дату, ви не зможете довести, які саме документи були направлені та в які строки.

Рекомендація: Усі повідомлення до ТЦК варто направляти з описом вкладення.

Насправді досить слушна забаганка, адже вона захищає інтереси роботодавця.

Висновок: рекомендуємо направляти документи до ТЦК та СП рекомендованим поштовим відправленням (з повідомленням про вручення або без такого) та з описом вкладення.

Юлія МИХАЙЛЮТА, сертифікований спеціаліст з військового обліку, експерт сервісу ОК платформи kadroland

P.S. 1. В наступній статті циклу розкажемо про нові неочікувані вимоги ТЦК. Діліться у коментарях своїми історіями й вони потраплять на сторінки нашої платформи та допоможуть вашим колегам.

P.S. 2. Якщо у вас є кумедні історії, то вони можуть стати частиною нашої серії жартівливих статей «Приколи нашого ТЦК». З частинами 1, 2, 3 ви вже може можете ознайомитися. Але ж ви пам’ятаєте що у кожному жарті лише доля жарту.

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок

Наказ про затвердження графіку звіряння облікових даних списків персонального військового обліку

Наказ про ознайомлення з результатами звіряння облікових даних

Наказ про усунення недоліків за результатами проведеного звіряння

Повідомлення про інформування працівників щодо потреби надання ВОД для звіряння

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника ((додаток 1) звільнення директора та призначення нового)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб ((додаток 1) увільнення відповідальної особи та призначення іншої)

Брошури та чеклісти:

Ексклюзивна енциклопедія «Списки персонального військового обліку та Відомості оперативного обліку: підготовка до 01.01.2025»

Статті та консультації на тему:

Списки військового обліку – 2025: місія «підписати, зареєструвати, зберігати»

Списки військового обліку – 2025: як скласти до 25 січня

Де фіксувати результати «внутрішнього» звіряння даних військовозобов'язаних

Звіряння Списків військового обліку з ВОД: виявляємо зміни та виправляємо помилки

«Внутрішнє» звіряння списків з ВОД: складаємо графік

Працівники відмовляються надати військово-облікові документи: як роботодавцеві убезпечитися від штрафу