Ризики військового обліку працівника, який працює за кордоном

Перше, що потрібно зробити роботодавцю, приймаючи на роботу осіб, які підлягають військовому обліку, — перевірити у них військово-облікові документи. Цей обов’язок передбачений ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) та п. 34 Порядку № 1487: крім інших обов’язкових документів, майбутній працівник при оформленні на роботу має надати роботодавцю військово-обліковий документ.

Як ми вже казали, військово-обліковий документ є документом, що визначає належність його власника до виконання військового обов’язку, і оформляється (створюється) та видається громадянину України, який є призовником, військовозобов’язаним або резервістом (п. 1 Порядку № 559). Він може бути оформлений (п. 2 Порядку № 559):

в електронній формі - засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста та/або Державного веб-порталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та/або Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія);
у паперовій формі - на бланку, форму якого наведено у додатку до Порядку № 559.

Причому, військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу (п. 9 Порядку № 559).

Підприємству, яке приймає на роботу працівника, який підлягає персональному військовому обліку, необхідно зробити копію військово-облікового документу працівника, для подальшого ведення військового обліку.

Зараз військово-облікові документи мають єдину форму, наведену у додатку до Порядку № 559. А якщо у працівника, який працевлаштовується на підприємство, є військово-обліковий документ старого зразка (військовий квиток), чи можна на підставі цього документу вести військовий облік такого працівника?
Так, можна. Це прямо передбачено п. 2 Постанови № 559. У цій нормі зазначено, що військово-облікові документи, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважають дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка.

У працівника, якого приймаємо на роботу, є військово-обліковий документ в електронній формі, який сформований у за стосунку «Резерв+», та в якому є QR-код. Так, такий військово-обліковий документ є належним чином оформленим документом.

З 18 червня, дати внесення відповідних змін до Порядку № 559 , у застосунку «Резерв+» доступний електронний військово-обліковий документ з QR-кодом і можливістю відтворити його в PDF-форматі.

Згідно п. 8-1 Порядку № 559 QR-код військово-облікового документа містить відомості про військово-обліковий документ в електронній формі, які за допомогою відповідних технічних засобів можна відтворити у формі, придатній для зчитування, зокрема у візуальній. А згідно п. 8-2 Порядку № 559 військово-обліковий документ в електронній формі може бути роздрукований.

Отже, роботодавець може отримати копію такого військово-облікового документу працівника наступним чином:

працівник генерує PDF-версію електронного військово-облікового документа (далі — Е-ВОД);
роздруковують PDF-версію Е-ВОД;
відповідальна особа роботодавця завантажує на смартфон застосунок «Резерв+» (при цьому реєстрацію проходити не обов'язково) та сканує QR-код аби переконатися, що має справу із справжнім військово-обліковим документом;

Списки персонального військового обліку-2024: особливості складання та реєстрації https://kadroland.com/news/425-spiski-personalnogo-viiskovogo-obliku-2024-osoblivosti-skladannya-ta-rejestraciyi

Ваші дії коли прийде повістка передбачено Порядком 1487 та Порядком 560:

1. Видати наказ про оповіщення працівника про його виклик до ТЦК та СП. Зразок наказу за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/7500.

2. Направити працівнику наказ (копію, витяг) та повістку з супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. Додатково можна повідомити працівника телефоном, через месенджери, електронну пошту.

3. Направити до ТЦК та СП у триденний термін копію наказу про оповіщення, документи, що підтверджують перебування працівника у відрядженні (копію наказу про відрядження), документи, що підтверджують направлення працівнику наказу про оповіщення (копію чеку, опису тощо).

Вам треба з працівником визначити альтернативні способи обміну документами.Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.
У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника – через месенджери, електронну пошту тощо.
Роботодавець має визначити порядок та засоби комунікації між працівниками та роботодавцем.

Більш інформації : Обмін заявами і наказами через месенджери https://kadroland.com/news/1528-obmin-zayavami-i-nakazami-cerez-mesendzeri

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Раді допомогти, звертайтесь ще!