Документи та журнали для обліку працівників ФОП 56.29

Оскільки ФОП є роботодавцем, то він має дотримуватись норм трудового законодавства.

ФОП може затвердити штатний розпис, хоча наразі це не обовʼязковий документ, або багато роботодавців в тому числі ФОП можуть його вести.

Посадові й робочі інструкції — обов’язкові для ФОП-роботодавця, тому на кожну посаду затвердіть посадову (робочу) інструкцію.

ФОП оформляє трудовий договір з кожним працівником, на час воєнного стану дозволено усний, але можна продовжувати укладати письмові трудові договори.

Також, обов’язком ФОП-роботодавця, відповідно до ст. 29 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175, є, до початку роботи працівника за трудовим договором в узгоджений із цим працівником спосіб поінформувати його про умови праці, тому надвайте інформаційний лист працівникам, скористайтесь зразком за посиланням - Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

Щойно приймете двох-трьох працівників, можна затвердити ПВТР.

Графік відпусток потрібно затвердити до 5 січня 2026 року, в листопаді - грудні можна вже розпочинати складати, враховуйте, що повне право на відпустку виникає після шести місяців безперервної роботи, є категорії осіб, яким відпустка надається до того, як у перший рік роботи на підприємстві безперервно відпрацюють шість місяців, вони визначені ст. 10 Закону про відпустку - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-вр#n87.

Положення про оплату (або колдоговір) праці має бути затверджено обовʼязково, навіть, якщо умови оплати праці врегульовані в трудовому договору.

Має бути табель обліку робочого часу.

ФОП має оформляти кадрові накази тимчасового строку зберігання та кадрові накази тривалого строку зберігання.

Обов'язково має бути два журнали для реєстрації кадрових наказів тривалого і тимчасового строку зберігання.

Якщо будете оформляти письмові трудові договори, то потрібно щоб був журнал реєстрації трудових договорів. Також мати журнал реєстрації внутрішніх документів, в якому будете реєструвати всі інші документи ( доповідні записки, заяви на відпустку, документи з веденні військового обліку, доповідні та пояснювальні записки, плани, інші документи, що стосуються внутрішньої діяльності організації).

ФОП не зобовʼязаний вести особові справи на працівників та військовий облік.

Буде корисним мінікурс про кадрове діловодство у ФОП - https://kadroland.com/news/5998-kadrovi-dokumenti-dlya-fop-shho-potribno-vesti-u-2025-roci

Раді допомогти, звертайтесь ще!