Кадрові документи для ФОП: що потрібно вести у 2025 році

1. Обов’язок ФОП вести кадрові документи
2. Письмові трудові договори
3. Повідомлення про прийняття на роботу
4. Паперові трудові книжки
5. Особові картки П-2 та особові справи
6. Посадова інструкція
7. Штатний розпис
8. Графік відпусток
9. Правила внутрішнього трудового розпорядку
10. Табель обліку робочого часу
11. Колдоговір
12. ФОП і військовий облік
13. Висновки

Обов’язок ФОП вести кадрові документи

Отже, підприємець, який наймає працівників, повинен дотримуватися трудового законодавства і оформляти всі необхідні документи, що регулюють трудові відносини (ст. 24 КЗпП). Якщо працівників немає — кадрові документи не потрібні.

За роз’ясненням Держпраці, ФОП – роботодавець, що має працівників, повинен оформлювати накази з кадрових питань. Це можуть бути накази про прийняття на роботу, звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення та інші.

Накази оформлюються або за типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або у довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів. Для ФОП-роботодавців вимоги ДСТУ 4163:2020 не обовʼязкові.

Також працівники мають надавати заяви, на підставі яких оформлюють накази. Тож ФОП-роботодавцю ще потрібно мати журнали реєстрації наказів та заяв.

Далі поговоримо про основні кадрові документи у ФОП.

Письмові трудові договори

ФОП зобов'язаний укладати трудовий договір з кожним працівником в письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Це одна з вимог трудового законодавства. Договір має бути підписаний обома сторонами та оформлений разом з наказом про прийняття на роботу. Але, в період дії воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору не є обов’язковим. Проте ми радимо підприємцям все ж таки укладати трудовий договір у письмовій формі, це мінімізує трудові спори між роботодавцем та працівником.

Не витрачайте час на сумнівні приклади з інтернету. Окі-Докі – це надійне джерело актуальних кадрових документів, створених за нормами законодавства

Повідомлення про прийняття на роботу

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається ФОП за формою та в порядку, затвердженими постановою КМУ від 17.06.2015№ 413. Повідомлення подається до органу ДПС за місцем обліку ФОП як платника ЄСВ. Подати таке повідомлення необхідно до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Паперові трудові книжки

Трудові книжки працівників в паперовому вигляді зараз ведемо за бажанням працівника (ст. 48 КЗпП). Отже, якщо працівник має таке бажання, то ФОП зобов’язаний вносити в паперову трудову книжку працівника записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Також ФОП зобов’язаний на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, оформити паперову трудову книжку.

Увага! ФОП-роботодавець не зберігає (й ніколи не зберігав раніше) у себе паперові трудові книжки працівників. Також, нагадаємо ФОП роботодавець може, але не зобов’язаний подавати скан-копію трудової книжки працівника чи оцифровувати її. Відомості до електронних трудових працівників підтягуються автоматично через зарплатну звітність та повідомлення про прийняття на роботу, що подається до ДПС

Особові картки П-2 та особові справи

Норми Інструкції № 286 поширюються, зокрема, на ФОП-роботодавців. А у цій Інструкції йдеться про особову картку. Водночас чи вести особові картки П-2 роботодавці самі вирішують. Принаймні на це вказано в останніх роз’ясненнях Держпраці та Мінекономіки. У разі відмови від особової картки П-2 інформація, зокрема, про облік відпусток, має накопичуватися в іншому документі.

А ось особові справи ФОП не зобов’язані формувати.

Посадова інструкція

Обов’язковість наявності у ФОПа цього документу законодавством не передбачена. Але, відповідно до п. 1 і 3 ч. 1 ст. 29 КЗпП роботодавець повинен до початку роботи, зокрема, роз’яснити працівникові його права та обов’язки, проінформувати про трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків). І їх найпростіше закріпити у посадових інструкціях. Водночас якщо укладається письмовий трудовий договір, то всі права та обов’язки працівника можуть бути детально прописані у цьому договорі. А отже, посадова інструкція у такому випадку не потрібна.

Штатний розпис

Законодавство не зобов’язує ФОПів мати штатний розпис. Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133 підтверджує, що для ФОП цей документ не обов’язковий. Однак, фахівці Держпраці на практиці вимагають наявності штатного розпису у ФОП, що фактично робить його обов'язковим для роботодавців-підприємців.

Графік відпусток

Графік відпусток обов'язковий для ФОП, які використовують працю найманих працівників. Це передбачено ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки». Черговість надання відпусток має визначатись графіком, з яким працівники повинні бути ознайомлені. Мінсоцполітики підтверджує обов'язковість цього документа.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

ФОП зобов'язаний затвердити Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР), адже ст. ст. 29 КЗпП вимагає, щоб роботодавець ознайомив працівника з ними до початку роботи. Мінсоцполітики у листах від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13 та від 28.12.2017 № 568/0/22-17/134 вказує на можливість розробки ПВТР підприємцем, однак рекомендує їх затвердження, якщо у ФОП є 3 й більше працівників.

Табель обліку робочого часу

Підприємець повинен вести облік робочого часу для правильного нарахування заробітної плати працівникам. Такий облік ведеться в табелі обліку використання робочого часу. Варто відзначити, що роботодавці, у тому числі й ФОП, можуть застосовувати або типову форму П-5 або власно розроблену форму для точного обліку робочого часу.

Колдоговір

Закон України від 01.07.1993 № 3356-XII «Про колективні договори і угоди» говорить, що колективний договір може укладатися, зокрема, із ФОП-роботодавцем. Проте його відсутність не призводить до штрафів. Усі моменти щодо оплати праці, надання відпусток рекомендуємо прописати у трудових договорах із працівниками, які варто укладати письмово навіть під час воєнного стану.

ФОП і військовий облік

Виходячи із норм Закон № 2232 Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 ФОП не ведуть військовий облік, не бронюють, а ще вони не подають оперативні відомості до ПФУ.

Висновки

1. ФОП, які мають найманих працівників, зобов'язані дотримуватися трудового законодавства та вести кадрову документацію, включаючи накази, графік відпусток, журнали реєстрації кадрових документів.
2. ФОП повинні мати ПВТР за наявності більш як трьох працівників, а також штатний розпис.
3. Письмовий трудовий договір – обов'язковий, за винятком періоду воєнного стану. Та ліпше укладайте саме письмовий.
4. Особова картка П-2 ведеться, якщо ФОП вважає це доцільним.
5. Записи у паперову трудову книжку ФОП вносить на вимогу працівника.
6. ФОП так само як і інші роботодавці зобов'язані подавати повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу та вести табель обліку робочого часу.
7. Військовий облік працівників ФОП не ведуть.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Штатний розпис (у ФОП)

Правила внутрішнього трудового розпорядку (у ФОП)

Протокол загальних зборів трудового колективу ФОП, щодо затвердження ПВТР

Статті на тему:

Штатний розпис: правила розробки та складання

Штатний розпис та структура підприємства з 28.08.2025: (не)обов’язкові, але чи такі вже не потрібні

Правила внутрішнього трудового розпорядку – 2025: алгоритм затвердження та необхідність оновлення