Дії роботодавця щодо трудових книжок працівників без сканування

Ви можете оцифрувати їх і видати під підпис працівникам, або ж віддати без оцифрування.

Згідно з чинним законодавством України (Порядок №11-1) оцифрування та передача до Пенсійного фонду трудових книжок для працівників, чий стаж почався після 1 січня 2004 року, не є обовʼязковим. Нормативна база у пріоритет при скануванні ставить ті трудові книжки, що містять стаж до 2000 року. Проте за повідомленнями, Пенсійний фонд у паперових трудових книжках найбільше цікавить період до 2004 року. Дати пов’язані із введенням персоніфікованої зарплатної звітності.

Однак для таких працівників( стаж після 2004 року) є дві позиції ПФУ:

Позиція 1. Якщо трудова діяльність почалася після 1 січня 2004 року, усі дані вже внесені до реєстру застрахованих осіб і скан трудової не потрібен.

Позиція 2: Навіть якщо у витягу з ЕТК відображаються всі періоди, трудову потрібно сканувати, бо ПФУ не бачить непідтверджений сканами стаж у своїй внутрішній системі, а нормативка не передбачає винятків.

Отже, роблячи підсумок з таких відповідей ПФУ, ми рекомендуємо все ж таки оцифровувати трудові книжки. Але закон не зобовʼязує роботодавця це робити. Скановані копії трудових книжок до ПФУ можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі електронних послуг з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису або працівник, особисто, в сервісному центрі ПФУ.

Щодо видачі трудових книжок.

Після 10 червня 2026 року паперові трудові книжки, що зберігаються на підприємстві, доцільно видати працівникам на руки. Ця дата завершує 5-річний перехідний період, після якого облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі.

Відповідно до Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224 прямо зазначено:

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис

На жаль, Закон №1217 не уточнює, що саме вважати «завершенням цих робіт»: передачу сканкопій трудової книжки конкретним роботодавцем чи взагалі процес переходу на електронні трудові, який саме і має завершитися 10 червня. Тому ми дотримуємося безпечної позиції і рекомендуємо орієнтуватися саме на 10 червня. Отже, після 10 червня 2026 року паперові трудові книжки, що зберігаються на підприємстві, доцільно видати працівникам на руки.

Щоб правильно видати паперову трудову книжку працівнику, рекомендуємо:

Отримати заяви від працівників з проханням видати трудові книжки.
Видати наказ про видачу трудових книжок.
З наказом ознайомити працівників під підпис.
Працівник має проставити підпис в графі 13 Книги обліку руху трудових книжок.
У графі 12, як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. Рекомендуємо зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою» або реквізити наказу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!