Повідомлення про початок відпустки: у яких випадках можна не вручати працівнику

1. Законодавчі вимоги щодо повідомлення про дату початку відпустки
2. У якій формі слід повідомляти про дату початку відпустки
3. Висновки

Законодавчі вимоги щодо повідомлення про дату початку відпустки

Обов’язок роботодавця повідомити працівника за два тижні про дату початку відпустки передбачено ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та ст. 10 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки). Ось як цей обов’язок прописано у зазначених нормах законодавства:

Виходячи з цього формулювання, можна зробити такі висновки відносно випадків, коли повідомлення за 2 тижні про дату початку відпустки не потрібно:

1. Письмове повідомлення надається працівнику тільки щодо щорічних відпусток (основної та додаткової). Тобто, попереджати працівника за 2 тижні про дату відпустки не потрібно, якщо надаються інші види відпусток (відпустки у зв’язку з навчанням, соціальні, без збереження заробітної плати тощо).
2. Письмове повідомлення потрібно, якщо щорічна відпустка надається у межах, встановлених графіком відпусток. Тобто, якщо щорічна відпустка надається працівнику поза графіком за узгодженням між сторонами трудового договору, роботодавець має право не виконувати припис щодо повідомлення за два тижні. На практиці таки випадки трапляються, коли працівник терміново йде у щорічну відпустку у зв’язку із певними життєвими обставинами. В цьому разі надання відпустки оформлюється на підставі відповідної заяви працівника шляхом видання наказу про надання відпустки.

Чи потрібно повідомляти працівника за 2 тижні про дату початку відпустки у період дії воєнного стану, чи є послаблення законодавства на цей період?

Ні, жодних послаблень у цьому питанні на період воєнного стану законодавством не передбачено.

Нагадаємо, що весь перелік трудових послаблень, що діють у цей період, можна знайти у Законі від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Особливості надання відпусток у період воєнного стану регламентовано ст. 12 Закону № 2136. Щодо повідомлення про дату початку щорічної відпустки у цій статті не йдеться. Отже, у період дії воєнного стану роботодавець зобов’язаний повідомляти працівника про дату початку щорічної відпустки за 2 тижні, так само як й за мирних часів.

У якій формі слід повідомляти про дату початку відпустки

У законодавстві не визначено, яким чином має складатися повідомлення про дату початку щорічної відпустки. Тому, складається таке повідомлення довільної форми із зазначенням у ньому виду відпустки (щорічна основна, щорічна додаткова), дати початку та тривалості відпустки, робочого року, за який надається відпустка.

Шаблон повідомлення можете знайти у розділі «Документи» за посиланням.

Проте, оскільки законодавством не визначено форму повідомлення про дату початку відпустки, у роботодавців досить часто виникають такі питання:

Чи можна вважати повідомленням працівника про початок відпустки ознайомлення працівника із графіком відпусток?

Вважаємо, що ознайомлення працівника із графіком відпусток недостатньо для повідомлення працівника про дату початку відпустки. У графіку відпусток не завжди зазначається конкретна дата початку відпустки, може бути зазначений тільки загальний період, наприклад «серпень 2026 року». Такої ж думки щодо цього питання дотримується й Держпраці у листі Головного управління Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796 (далі – лист № К-975).

Чи можна вважати належним повідомленням працівника про дату початку відпустки ознайомлення його із наказом про відпустку, виданим за 2 тижні до дати початку відпустки?

Це питання досить спірне, оскільки, навіть, органи Держпраці по-різному висловлюються щодо нього. Так:

1. у листі № К-975 зазначена думка, що ознайомлення працівника із наказом про надання відпустки не пізніше, як за два тижні до її початку, можна вважати належним повідомленням;
2. у роз’ясненні Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 12.07.2023 зазначається, що «Повідомлення про початок відпустки не є наказом про відпустку», тобто, це повинен бути окремий документ. Проте, вагомих аргументів щодо такої позиції органом Держпраці не наведено.

У наказі про надання відпустки зазначається уся необхідна інформація, а додатковий документ під назвою «Повідомлення про дату початку відпустки» тільки дублює цю інформацію. Головне у цьому питанні дотримуватися строку «за 2 тижні». Саме цей спосіб повідомлення працівників використовується багатьма роботодавцями на практиці.

Що загрожує роботодавцю, який не повідомив працівника про дату початку відпустки за 2 тижні у випадках, коли зобов’язаний був це зробити відповідно до законодавства?

В цьому випадку працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період на підставі п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП та п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504.

Щодо штрафних санкцій, які можуть бути застосовані в цьому випадку, зазначимо таке:

1. до роботодавця може бути застосовано штраф на підставі ст. 265 КЗпП у розмірі 1 мінімальної зарплати (зараз – 8 647 грн), за порушення інших вимог законодавства про працю. Проте, у період дії воєнного стану ця санкція застосовується тільки якщо роботодавець не усунув виявлене органом Держпраці правопорушення у строк, зазначений у приписі (ст. 16 Закону № 2136);
2. до посадових осіб роботодавця може бути застосований адміністративний штраф на підставі ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1 700 грн). Послаблень на період воєнного стану для цього штрафу законодавством не передбачено.

Висновки

1. Повідомлення про дату початку відпустки за 2 тижні до її початку потрібно надавати працівнику тільки щодо щорічних відпусток: основної та додаткової. Щодо інших видів відпусток повідомляти працівника у такий строк не потрібно, проте, обов’язок ознайомлювати із наказом про відпустку під підпис (до її початку) щодо інших відпусток зберігається. Також таке повідомлення не потрібно, якщо щорічна відпустка оформлюється поза графіком відпусток.
2. Ознайомлення працівника із наказом про надання відпустки у строк, не пізніше, як за два тижні до її початку можна вважати належним повідомленням, а обов’язок роботодавця – виконаним.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про дату початку відпустки

Повідомлення про дату початку відпустки (у ФОП)

Мінікурси на тему:

Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель

Статті на тему:

Повідомлення про дату початку відпустки

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ