Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель

1. Складання графіку відпусток
2. Повідомлення про початок щорічної відпустки чи заява на відпустку
3. Видаємо наказ про надання відпустки
4. Відображаємо надану відпустку в особовій картці
5. Обчислення та виплата відпускних
6. Відображення відпустки табелі обліку використання робочого часу
7. Звітуємо про відпускні
8. Висновки

Порядок оформлення надання працівникам щорічних відпусток залежить від того, чи надають їх у строки, встановлені у графіку відпусток на поточний рік, чи в інший узгоджений сторонами строк.

Нижче на інфографіці ми навели приблизний покроковий алгоритм. А далі швиденько покрокуємо по його пунктах.

Пройдімося по кожному пункту детальніше.

Крок 1. Складання графіку відпусток

Як сказано у ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки): черговість надання відпусток визначається графіками. Скласти графік відпусток – це обов’язок роботодавця. Складати його повинні всі роботодавці, зокрема, й підприємці, які мають найманих працівників.

Як правило, графік на наступний рік складає кадрова служба або працівник(-и), на якого(-яких) покладено такі обов’язки. Зазвичай спочатку керівники структурних підрозділів узгоджують із працівниками період надання та тривалість їхніх відпусток, які будуть використані у наступному році. Далі – відомості передають кадровій службі і на їх підставі формують графік відпусток.

Увага! Графік затверджує роботодавець за погодженням із виборними органами первинних профспілкових організацій (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом

Графік відпусток складають у довільній формі.

Ми детально розповідали про складання графіку відпусток у статті «Графік відпусток-2025: складаємо та затверджуємо».

Крок 2. Повідомлення про початок щорічної відпустки чи заява на відпустку

Роботодавець зобов’язаний повідомляти працівнику про початок відпустки, передбаченої в графіку відпусток, – ст. 10 Закону про відпустки. У ній читаємо:

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну

І ось тут все залежить від того, як саме у графіку визначено дату початку відпустки:

1. у графіку вказано конкретну дату початку відпустки та термін відпустки;
2. у графіку визначено місяць, у якому працівник планує узяти дні відпочинку та кількість днів відпочинку.

У першому випадку, після вручення повідомлення у відведений строк навіть без заяви від працівника роботодавець може надавати відпустку (перейти до кроку 3).

У другому, без заяви не обійтися – саме у ній працівник вкаже конкретну дату початку відпочинку. Зауважимо: якщо у графіку просто вказано місяць, у якому планується відпустка, то повідомлення потрібно подати не пізніше ніж за 14 к.дн. до початку такого місяця.

Надати повідомлення можна і раніше, ніж за 14 к.дн. Враховуйте лише правила визначення строку, що обчислюють тижнями, які встановлено ст. 241¹ КЗпП. Якщо щорічна відпустка працівника розпочинається 12 травня 2025 (понеділок), то граничною датою повідомлення є 28 квітня 2025 (понеділок).

Окремо слід поговорити про надання відпустки поза графіком.

У такому випадку, звісно ж, не потрібно формувати повідомлення про початок відпустки. Це й не дивно, адже часто-густо йдеться про надання відпустки у терміни, не визначені графіком відпусток. У такому випадку працівник пише заяву на відпустку, попередньо узгодивши її надання із роботодавцем. Вказували на це, свого часу, й фахівці Мінекономіки у листі від 31.03.2020 № 3512-06/21620-07). Далі – справа за кадровою службою (див. крок 3).

Крок 3. Видаємо наказ про надання відпустки

Такий наказ можна оформити, як за типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», так й у довільній формі, але із дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо обов’язкових реквізитів. Зразки заяви та наказу на щорічну відпустку тут.

Увага! У наказі про надання відпустки обов’язково визначаємо робочий рік, за який надається щорічна відпустка

Зважайте на те, що щорічна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, відлік якого розпочинається з дати укладення трудового договору (ст. 6 Закону про відпустки). Відлік робочого року не змінюється, зокрема й тоді, коли із працівником було призупинено дію трудового договору.

Після підписання наказу керівником підприємства із ним слід ознайомити працівника під підпис.

Такий наказ потрібно скласти до початку відпустки. Також враховуйте, що бухгалтерії ще потрібно обчислити та виплатити відпускні в строк, визначений у ст. 115 КЗпП.

Також зважайте на терміни зберігання наказів про відпустки. До речі, від цього залежить можливість поєднання щорічних основних та додаткових відпусток в одному наказі. Ми про це розповідали у статті «Щорічна основна та щорічна додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі».

Крок 4. Відображаємо надану відпустку в особовій картці

Як зазначено у ст. 10 Закону про відпустки:

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам

Такий облік, як правило, ведуть в розділі V особової картки за типовою формою № П-2. Тут зазначаємо усі надані працівникам відпустки, а не тільки щорічні. Інформацію вписуємо на підставі наказу про надання відпустки.

Рекомендуємо до перегляду наш вебінар «Оформлення кадрових документів: трудова книжка, табель, посадові інструкції за ДСТУ 4163:2020, особова картка П-2, особова справа». У ньому ми докладно розібрали заповнення цього розділу особової картки.

Зважайте також: облік відпусток можна вести за допомогою журналу обліку відпусток або системи електронного документування.

Крок 5. Обчислення та виплата відпускних

Звісно це не кадрова справа, тож ми не будемо розбирати нюанси обчислення відпускних. Скажемо лише, що:

1. Відпускні оплачують за середнім заробітком, який обчислюють за нормами Порядку обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100. Зазвичай йдеться про розрахунок середнього заробітку із зарплати на 12 місяців, які передують місяцю початку відпустки.
2. Виплатити відпускні слід із дотриманням строків, визначених у ст. 115 КЗпП. А тут сказано про те, що зарплату працівникам за весь час щорічної відпустки виплачують до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором.

Щоб швидко впоратися зі складними обчисленнями та розрахунками, скористайтеся нашими онлайн-калькуляторами для роботи кадровика!

Крок 6. Відображення відпустки табелі обліку використання робочого часу

Якщо ви ведете облік відпрацьованого часу в табелі обліку використання робочого часу за формою П-5, то у ній для відпусток передбачено чимало умовних позначень.

Але якщо говорити про щорічні відпустки, то для них використовуються два позначення:

1. для щорічних основних відпусток – код «В» (або цифровий код «08»);
2. для щорічних додаткових – код «Д» (або цифровий код «09»).

З цими кодами позначайте всі календарні дні відпусток, зокрема, і дні, які приходяться на робочі згідно з графіком, і вихідні дні.

Крок 7. Звітуємо про відпускні

Відпускні слід виокремити у додатку 1 Об’єднаного податкового розрахунку з ЄСВ, податку на доходи та військового збору. Для цього призначено код типу нарахувань 10, який вказуємо у графі 09 цього додатку.

Нараховану суму відпускних вказуємо окремо від суми зарплати за звітний період. Окрім того, відпускні слід показати за місяцями, за які їх нараховано. Але відображаємо їх саме у місяці нарахування. Наприклад, якщо відпустка почалася у квітні 2025 року, а завершиться у травні у додатку 1 за квітень буде три рядки: перший із сумою зарплати за відпрацьований час та ще 2 із сумами відпускних за квітень та травень (про це свідчитиме місяць вказаний у графі 10).

А ось у додатку 4ДФ не потрібно виокремлювати відпускні. Всю їх суму показуємо як зарплатний дохід (ознака доходу «101») у графах «3а» та «3» у місяці нарахування.

Висновки

1. Щорічні відпустки мають бути передбачені в графіку відпусток.
2. Повідомлення про початок щорічної відпустки слід надавати не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки. Якщо дати чітко окреслені, заява на відпустку не потрібна.
3. Інколи навіть за наявності повідомлення працівникові доведеться писати заяву на відпустку. Якщо ж відпустка надається поза графіком, підставою для надання відпустки слугує саме заява працівника.
4. Надання відпустки оформлюється наказом, на підставі якого вносять інформацію до особової картки працівника.
5. Всі календарні дні щорічної відпустки відображають в табелі обліку використання робочого часу із кодом «В» або «Д».

Василь ЦИГАНЕНКО, головний редактор kadroland

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання щорічної основної відпустки

Заява про надання щорічної основної відпустки(особи з інвалідністю)

Заява про надання невикористаної щорічної відпустки з подальшим звільненням

Заява про надання щорічної основної відпустки та виплати компенсації за невикористану щорічну основну відпустку (без звільнення)

Наказ про надання щорічної основної та додаткової відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки працівнику за декілька робочих років

Зведений наказ про надання щорічної основної відпустки (за різними трудовими договорами)

Розпорядження про надання додаткової щорічної відпустки держслужбовцю

Наказ про надання додаткової щорічної відпустки посадовій особі ОМС

Брошури та чеклісти:

Порадник кадровика «ТОП-10 кейсів про надання щорічної відпустки: практичні поради та готові рішення»

Статті на тему:

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

Щорічні додаткові відпустки медичним працівникам за особливий характер праці