
Трудова книжка
20.08.2026
Оцифрували не ту трудову книжку: ПФУ пояснив, як виправити помилку
Одна помилка під час завантаження документів може призвести до недостовірних даних про трудову діяльність працівника. Розповідаємо, як діяти, якщо до ПФУ вже потрапила трудова книжка іншої особи

Під час оцифрування трудових книжок можуть виникати ситуації, коли страхувальник помилково подає до Пенсійного фонду України скан-копії трудової книжки, що належать іншому працівнику.
Наприклад, така помилка можлива, якщо на підприємстві працюють особи з однаковими або схожими прізвищами та під час формування відомостей переплутано документи.
Що робити, якщо до Пенсійного фонду вже подано трудову книжку іншого працівника?
Відповідно до пункту 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 №11-1, у разі виявлення помилки у відомостях про трудову діяльність працівника подаються виправлені відомості.
Тобто якщо страхувальник виявив, що до відомостей про одного працівника було долучено скан-копії трудової книжки іншої особи, необхідно повторно подати коректні відомості.
Не слід залишати помилково подані документи без реагування. Якщо до відомостей одного працівника потрапили документи іншої особи, це може призвести до відображення недостовірних відомостей про трудову діяльність та стаж
Правильність і достовірність відомостей, що подаються до Реєстру застрахованих осіб, має принципове значення. Ці дані надалі використовуються, зокрема:
- під час обчислення страхового стажу;
- призначення пенсійних виплат.
Як уникнути помилок?
Перед направленням документів до Пенсійного фонду страхувальнику рекомендується уважно перевірити:
ПІБ працівника → його персональні дані → відповідність усіх долучених скан-копій саме цьому працівнику.
Особливо уважно потрібно перевіряти документи, якщо на підприємстві працюють декілька осіб з однаковими або схожими прізвищами.
Джерело: ПФУ
Схожі публікації:
Оцифрування трудової книжки через ПФУ: що робити, якщо статус довго «В роботі»
Якщо не оцифрували трудову книжку до 10.06.2026: скани яких документів треба подати
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Відповідальність / Перевірки
20.08.2026
Коли Держпраці може перевірити роботодавця під час воєнного стану: повний перелік підстав
Позапланові перевірки з питань дотримання трудового законодавства під час війни можливі лише за визначених законом підстав. Які звернення та обставини можуть стати причиною контролю – розповіли у Держпраці

Лікарняні / Страховий стаж
20.08.2026
Лікарняні 2026: хто має право на 100% виплати незалежно від страхового стажу
Більше 8 років страхового стажу – не єдина умова для отримання лікарняних у розмірі 100% середньої зарплати. ПФУ назвав категорії працівників, яким повну виплату гарантує закон незалежно від стажу, та розповів про важливі зміни для донорів

Відповідальність / Перевірки
20.08.2026
Немає посадової інструкції — немає відповідальності?
Працівник відмовляється виконувати завдання, а посадової інструкції немає. Чи можна в такому випадку довести, що це завдання взагалі входило до обов’язків працівника, і притягнути його до дисциплінарної відповідальності? Наводимо реальні кейси, аналізуємо судову практику і розбираємося, коли відсутність посадової інструкції стає проблемою для роботодавця

Звільнення
19.08.2026
Припинення трудових відносин через смерть працівника: особливості та кадрові документи
Сьогодні, на жаль, роботодавці частіше стикаються з такою ситуацією як смерть працівника. І потрібно знати: як оформити припинення трудового договору з померлим працівником, якою датою видавати наказ, якою буде дата припинення трудового договору, як внести запис до трудової книжки, особової картки тощо, кому виплатити належні померлому працівнику кошти. У статті відповідаємо на найпоширеніші питання з цієї теми

Мобілізовані / Добровольці ТРО
19.08.2026
Грошове забезпечення військових у 2026 році: скільки мають платити щомісяця та за бойові завдання
30, 50, 100, 170 тисяч гривень – які саме виплати належать військовослужбовцям і від чого залежить їхній розмір? Міноборони пояснило структуру грошового забезпечення та розповіло, скільки військовий може отримати за різні завдання

Військовий облік
19.08.2026
Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік
Що потрібно зробити до 1 жовтня кожній юридичній особі, яка веде військовий облік? Правильно, видати наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації особи відповідальної за військовий облік. Який це може бути наказ, розповідаємо у статті

Соціальне страхування / Пенсії
19.08.2026
З 1 січня 2027 року допомога сім’ям з дітьми з інвалідністю кардинально зросте: Рада ухвалила нові виплати та соціальні послуги
Верховна Рада 19 серпня ухвалила законопроєкт №14191, який докорінно змінює систему державної підтримки сімей з дітьми з інвалідністю. З 2027 року запровадять базову величину від 4000 грн, переглянуть розміри соціальних виплат і надбавок на догляд, а також запровадять нові соціальні послуги для дітей та їхніх батьків

Інше
19.08.2026
Несподівана проблема на кордоні: заброньованого працівника не пропустили через один документ
Заброньовані військовозобов’язані працівники можуть виїжджати за кордон у відрядження або під час відпустки за умови дотримання встановлених вимог. На практиці перед поїздкою варто подбати не лише про підтвердження бронювання, а й про документи, які підтверджують мету та підстави виїзду. Однак й їх може виявитися не достатньо

Відпустки неоплачувані
19.08.2026
30 днів – уже не ліміт: скільки можна брати відпустку за свій рахунок
За загальним правилом відпустка без збереження зарплати за сімейними обставинами може тривати до 30 календарних днів на рік. Але під час воєнного стану це обмеження не діє. Скільки днів працівник може перебувати у відпустці за свій рахунок, чи можна ділити її на частини та як вона впливає на щорічну відпустку – в інфографіці

Охорона праці
19.08.2026
Перевірка знань з охорони праці під час війни: чи можна її скасувати та яка норма вводить роботодавців в оману
Чи справді під час воєнного стану перевірку знань з охорони праці можна не проводити? У роз’ясненнях для роботодавців поширюється інформація про нібито «спрощення» процедури. Однак є важливий нюанс

Скорочення
19.08.2026
Вихідна допомога при скороченні: скільки має отримати працівник при звільненні
Скорочення штату – це не лише звільнення, а й гарантована виплата. Але чи завжди працівнику належить одна середня зарплата? Для окремих категорій працівників закон передбачає додаткові виплати, і загальна сума допомоги може бути значно більшою

Відпустки на дітей
19.08.2026
Довідка з місця роботи матері про те, що вона не користувалася правом на соціальну відпустку на дітей
Працівник, який має право на додаткову соціальну відпустку на дітей, може підтвердити її невикористання іншим із батьків довідкою з його місця роботи. Така довідка засвідчує, що за відповідний рік другий із батьків не користувався відпусткою тривалістю 10 календарних днів.

Особливі працівники
19.08.2026
Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю: хто подає Звіт та сплачує внесок за наявності відокремлених підрозділів
Державна податкова служба України в індивідуальній податковій консультації від 11.08.2026 №4711/ІПК/99-00-24-03-03 роз’яснила, хто має нараховувати, сплачувати внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю та подавати відповідну звітність, якщо підприємство має відокремлені структурні підрозділи

Соціальне страхування / Пенсії
19.08.2026
Пенсію призначать, але можуть платити менше: коли навчання не зарахують до стажу
Навіть якщо страхового стажу достатньо для призначення пенсії, частину періоду можуть не врахувати – і людина роками отримуватиме меншу виплату, не знаючи про це. Якщо період навчання перетинається з періодом роботи, Пенсійний фонд може вимагати уточнюючу довідку, яка допоможе зарахувати навчання до стажу








