Кадровики часто помиляються у відпускному стажі: які періоди треба виключити та що перевірити

1. Періоди, які ЗАРАХОВУЮТЬСЯ до відпускного стажу
2. Періоди, які НЕ ЗАРАХОВУЮТЬСЯ до стажу
3. Поширені помилки роботодавців: кадровий чек-лист
4. Рекомендації для кадрових служб

В умовах воєнного стану законодавство про працю зазнало істотних змін, які безпосередньо вплинули на порядок обчислення стажу для щорічних відпусток. Норми Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) та масштабне оновлення законодавства, зокрема, Законом України від 22.11.2023№3494-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» (далі – Закон №3494), змусили кадрові служби повністю переглянути підходи до підрахунку «відпускного» стажу.

Нижче Держпраці навела детальний аналіз того, які періоди включаються до стажу, що змінилося для мобілізованих працівників та осіб у відпустках «за свій рахунок», а також типові помилки, яких припускаються роботодавці.

Періоди, які ЗАРАХОВУЮТЬСЯ до відпускного стажу

Відповідно до статті 9 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та статті 82 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховуються:

1. Час фактичної роботи (включаючи роботу на умовах неповного робочого часу або дистанційну/надомну роботу).

2. Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) та заробітна плата (повністю або частково).

Сюди належать:

1. періоди перебування у щорічних (основній і додаткових) відпустках;
2. час оплачуваного вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням;
3. час простою з оплатою (не нижче двох третин тарифної ставки або в розмірі середнього заробітку).

3. Час тимчасової непрацездатності, підтверджений належно оформленим листком непрацездатності (е-лікарняним).

4. Час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами.

5. Час перебування в обов’язкових відпустках без збереження заробітної плати за статтею 25 Закону про відпустки.

Якщо працівник оформлює відпустку «за свій рахунок» на підставі однієї із норм статті 25 (наприклад, як особа з інвалідністю, сумісник на час відпустки за основним місцем, пенсіонер за віком тощо), цей період повністю зараховується до стажу для щорічної основної відпустки.

6. Час, коли працівник, фактично не працював у зв’язку з позбавленням особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата.

7. Час навчання.

8. Інші періоди роботи, передбачені законодавством.

Періоди, які НЕ ЗАРАХОВУЮТЬСЯ до стажу

У цій категорії відбулися найбільш радикальні зміни, які кадровикам слід чітко контролювати під час розрахунку

1. Виключення військової служби (мобілізовані працівники)

Починаючи з 19 липня 2022 року час військової служби працівників, призваних під час мобілізації, НЕ зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

З цієї дати був скасований обов’язок роботодавця зберігати середній заробіток за мобілізованими. За ними зберігаються лише місце роботи й посада, чого за законом недостатньо для нарахування відпускного стажу.

Якщо працівник був мобілізований до 19.07.2022, період його служби до цієї дати включається до стажу (оскільки тоді за ним зберігався середній заробіток). Період служби після 19.07.2022 – повністю виключається

2. Відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки та «воєнні» відпустки)

Час перебування у звичайній неоплачуваній відпустці за сімейними обставинами та з інших причин (ст. 26 Закону про відпустки) НЕ зараховується до відпускного стажу.

На відпустки без обмеження тривалості, які надаються під час війни за згодою сторін (ч. 3 ст. 12 Закону №2136), поширюються правила статті 26 Закону про відпустки.

Внаслідок змін, внесених Законом №3494, починаючи з 24 грудня 2023 року такі періоди також повністю виключені з відпускного стажу (хоча до цієї дати вони зараховувалися).

3. Спеціальна відпустка для ВПО та осіб, які виїхали за кордон

Згідно з частиною 4 статті 12 Закону №2136, роботодавець зобов’язаний надати працівнику, який виїхав за межі території України або набув статусу ВПО, відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 90 календарних днів.

Закон прямо зазначає:

час перебування в такій відпустці НЕ зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку

4. Призупинення дії трудового договору

У разі призупинення дії договору (ст. 13 Закону №2136) роботодавець не забезпечує працівника роботою, а працівник її не виконує. Оскільки заробітна плата в цей період не виплачується й середній заробіток не зберігається, час призупинення дії договору НЕ включається до відпускного стажу.

5. Відпустка для догляду за дитиною

Період перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (або шестирічного за медичними показаннями) віку НЕ зараховується до стажу для щорічної відпустки.

Поширені помилки роботодавців: кадровий чек-лист

Помилка 1: Автоматичне нарахування відпустки мобілізованим працівникам за весь період служби.

Зайве нарахування відпускних днів, що призводить до неправомірних виплат з фонду оплати праці при наданні відпустки або виплаті компенсації при звільненні.

Як правильно:

Розділяйте робочий рік працівника. За дні служби до 18.07.2022 включно стаж іде; з 19.07.2022 і до дня демобілізації – стаж зупиняється

Помилка 2: Зарахування до відпускного стажу «воєнних» відпусток за згодою сторін після 24 грудня 2023 року.

Роботодавці по-старому продовжують нараховувати дні щорічної відпустки працівникам, які місяцями перебувають у відпустці без збереження зарплати за частиною 3 статті 12 Закону №2136, надаючи незароблені дні відпочинку.

Як правильно:

Проводьте чітке розмежування статей у кадрових наказах. Якщо це обов’язкова відпустка за статтею 25 Закону про відпустки (для осіб з інвалідністю, пенсіонерів тощо) – стаж іде. Якщо це відпустка за згодою сторін (в т.ч. «воєнна») за статтею 26 Закону про відпустки або за частиною 4 статті 12 Закону №2136 – календарні дні такої відпустки, надані після 24.12.2023, необхідно віднімати під час розрахунку тривалості робочого року працівника

Помилка 3: Зарахування періоду призупинення дії трудового договору до відпускного стажу.

Роботодавець помилково вважає, що оскільки трудові відносини юридично не припинялися, то й право на відпустку продовжує накопичуватися.

Як правильно:

Дні, протягом яких дія договору була зупинена, віднімаються від тривалості робочого року при розрахунку кількості зароблених днів відпустки

Рекомендації для кадрових служб

1. Проведіть аудит особових карток (форма П-2). Перевірте всіх працівників, які мають тривалі періоди відсутності (мобілізація, призупинення, відпустки без збереження зарплати за різними статтями).
2. Застосовуйте пропорційний розрахунок. Якщо у робочому році працівника були періоди, які не включаються до стажу (наприклад, відпустка за статтею 26 Закону про відпустки після 24.12.2023), тривалість щорічної відпустки розраховується пропорційно відпрацьованому часу за спеціальною формулою.
3. Уважно перевіряйте підстави в наказах. При наданні відпусток «за свій рахунок» завжди чітко зазначайте конкретну статтю та частину закону, адже від правильного посилання (стаття 25 чи стаття 26 Закону про відпустки) прямо залежить, чи отримає працівник додаткові дні щорічного відпочинку в майбутньому.

Джерело: Держпраці

Читайте більше:

Стаж для щорічної відпустки: вплив відпустки без ЗП, відпустки по вагітності та пологах

Тривалість щорічної основної відпустки після нестандартних робочих років: відпускний стаж і підрахунок днів

Відпустка без збереження: відпускний стаж, оформлення