Стаж для щорічної відпустки: вплив відпустки без ЗП, відпустки по вагітності та пологах

1. Що таке відпускний стаж
2. Як формується стаж для щорічної основної відпустки
3. Які неоплачувані відпустки не включаються до стажу щорічної основаної відпустки
4. Приклад розрахунку тривалості щорічної основної відпустки
5. Неоплачувана відпустка «на період війни» не включається в стаж
6. Коли неоплачувана відпустка зараховується до відпускного стажу
7. Формування стажу щорічної додаткової відпустки
8. Відпустка по вагітності та пологах і стаж для щорічної відпустки
9. Висновки:

Що таке відпускний стаж

Тривалість щорічної відпустки – як основної, так і додаткової – залежить від того, який час у межах робочого року зараховується до відпускного стажу. Порядок його обчислення встановлено ст. 9 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки). Саме ця норма визначає, які періоди включаються до стажу, а які, навпаки, з нього виключаються.

При цьому важливо розуміти: склад стажу для щорічної основної й додаткових відпусток за шкідливі, важкі умови праці, за особливий характер праці не є однаковим. Саме на цій різниці й зосередимось далі.

Як формується стаж для щорічної основної відпустки

За загальним правилом, за повністю відпрацьований робочий рік працівник має право щонайменше на 24 календарні дні щорічної основної відпустки. За наявності періодів, що не входять до відпускного стажу, щорічну відпустку надають у зменшеній тривалості.

До стажу для щорічної основної відпустки зараховують не лише час фактичної роботи, а й окремі періоди, коли працівник не працював, але за ним зберігалося місце роботи. Водночас після змін, внесених Законом України від 22.11.2023 № 3494-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань», не всі неоплачувані відпустки формують такий стаж.

Які неоплачувані відпустки не включаються до стажу щорічної основаної відпустки

Після 24 грудня 2023 року до стажу для щорічної основної відпустки не зараховуються, зокрема, періоди відпусток без збереження зарплати:

1. за сімейними обставинами (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки);
2. у зв’язку з воєнним станом (ч. 3 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стан», далі – Закон № 2136 та ст. 26 Закону про відпустки);
3. у разі загрози збройної агресії, надзвичайних ситуацій тощо (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки).

Також до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, не зараховується відпустка без збереження зарплати, передбачена ч. 4 ст. 12 Закону №2136, яка надається працівникам під час воєнного стану у разі виїзду за кордон або набуття статусу ВПО.

Наявність таких періодів зменшує кількість днів щорічної основної відпустки, що належить працівнику за робочий рік. У таких випадках кількість днів щорічної основної відпустки визначають розрахунковим шляхом – пропорційно часу, що зараховується до відпускного стажу. Такий підхід підтверджують і фахівці Мінекономіки.

Приклад розрахунку тривалості щорічної основної відпустки

Розглянемо життєву ситуацію.

Приклад. Працівник має право на 24 календарні дні щорічної основної відпустки. У межах робочого року з 02.05.2025 по 01.05.2026 він перебував у відпустці без збереження зарплати за сімейними обставинами тривалістю 30 календарних днів

Оскільки цей період не зараховується до відпускного стажу, тривалість щорічної відпустки за відповідний робочий рік визначають розрахунковим шляхом.

Спочатку визначається кількість днів відпустки, що припадає на один календарний день робочого року. Для цього ділимо повну тривалість відпустки на кількість днів у році за вирахуванням святкових днів, який немає в період воєнного стану:

24 : 365 = 0,065753.

На другому етапі обчислюється фактичний відпускний стаж – від загальної кількості днів у робочому році віднімаються дні неоплачуваних відпусток, що не дають права на відпочинок:

365 - 30 = 335 к.дн.

На завершення ці показники перемножуються, а отриманий результат округлюється за математичними правилами: значення до 0,5 – у менший бік, 0,5 і більше – у більший:

335 × 0,0658 = 22,043

Після округлення це становить 22 календарні дні.

Таким чином, тривалість щорічної відпустки скоротилася на 2 дні через перебування у неоплачуваній відпустці через сімейні обставини.

Неоплачувана відпустка «на період війни» не включається в стаж

Розглянемо ще один приклад, коли неоплачувана відпустка не включається до відпускного стажу щорічної основної відпустки. Йдеться про відпустку без збереження зарплати за спеціальними підставами, що діють у період воєнного стану, передбачену ст. 12 Закону № 2136: за ч. 3 – на період дії воєнного стану, або за ч. 4 – у разі виїзду за межі території України чи набуття статусу ВПО.

Приклад. Працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні. У межах робочого року з 02.02.2025 по 01.02.2026 він перебував у відпустці без збереження зарплати, наданій у зв’язку з воєнним станом відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, тривалістю 60 календарних днів.

Оскільки період такої відпустки не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, тривалість відпустки за відповідний робочий рік визначається розрахунковим шляхом.

Щоб швидко провести розрахунки, скористаємось нашим калькулятором днів щорічних відпусток

За результатами розрахунку працівник має право на 20 календарних днів щорічної основної відпустки.

Коли неоплачувана відпустка зараховується до відпускного стажу

Водночас розв'язати питання про включення або невключення періоду відпустки без збереження зарплати до відпускного стажу, необхідно обов’язково враховувати підставу її надання.

Так, відпустки без збереження зарплати, надані за ст. 25 Закону про відпустки, так звані «обов’язкові», зараховуються до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Це не стосується лише відпусток для догляду за дитиною до 6 років, а в окремих випадках – до 16 або 18 років.

Наприклад, працівник з інвалідністю ІІІ групи протягом робочого року використав 30 календарних днів неоплачуваної відпустки на підставі п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки – у цьому випадку всі 30 днів включаються до відпускного стажу відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.

Формування стажу щорічної додаткової відпустки

На відміну від щорічної основної відпустки, для щорічної додаткової відпустки за шкідливі, важкі умови праці або особливий характер праці діють значно жорсткіші правила формування відпускного стажу.

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки, до стажу для такої відпустки зараховується виключно час фактичної роботи у відповідних умовах, за умови зайнятості в них не менше половини тривалості робочого дня.

Саме тому, будь-які відпустки без збереження зарплати за ст. 25 та ст. 26 Закону про відпустки, а також неоплачувані відпустки за ч. 3, 4 ст. 12 Закону № 2136 не включаються до стажу, що дає право на щорічну додаткову відпустку. Під час таких періодів працівник фактично не працює у шкідливих чи особливих умовах, а отже не «накопичує» дні додаткового відпочинку.

Наприклад, працівник має право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці за роботу з комп’ютером тривалістю 4 календарні дні за повністю відпрацьований робочий рік. У межах робочого року з 01.12.2024 по 30.11.2025 працівник як внутрішньо переміщена особа, перебував у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 з 01.02.2025 по 01.05.2025 тривалістю 90 календарних днів.

Оскільки цей період не включається до стажу, що дає право на щорічну додаткову відпустку, то за такий робочий рік працівник має право тільки на 3 календарні дні щорічної додаткової відпустки.

Відпустка по вагітності та пологах і стаж для щорічної відпустки

Окремо варто звернути увагу на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Цей період повністю зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Підстава – п. 3 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки: до стажу включається час, коли працівниця фактично не працювала, але отримувала допомогу по державному соціальному страхуванню.

Водночас цей період не формує стаж для щорічної додаткової відпустки, оскільки для неї необхідна фактична робота у відповідних умовах.

Висновки:

1. До стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, не включаються періоди неоплачуваних відпусток, наданих за ст. 26 Закону про відпустки та за ст. 12 Закону № 2136, що призводить до зменшення кількості днів відпочинку.
2. «Обов’язкові» відпустки без збереження зарплати за ст. 25 Закону про відпустки зараховуються до стажу для надання щорічної основної відпустки, за винятком відпустки для догляду за дитиною до 6, 16, 18 років.
3. Для щорічної додаткової відпустки за шкідливі / важкі умови праці, за особливий характер праці встановлено інший підхід: стаж формується виключно з часу фактичної роботи у відповідних умовах. Тому будь-які неоплачувані відпустки не дають права на додаткові дні щорічної додаткової відпустки.
4. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами включається до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, однак не формує стаж для щорічної додаткової відпустки за шкідливі / важкі умови праці, за особливий характер праці.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати на період воєнного стану (продовження з 03.02.2026)

Наказ про надання відпустки без збереження зарплати працівнику, який виїхав за межі території України (продовження з 03.02.26)

Наказ про припинення відпустки без збереження зарплати, наданої на період дії воєнного стану

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання щорічної основної та додаткової відпустки

Заява про надання додаткової відпустки за шкідливі умови праці

Наказ про надання додаткової відпустки за шкідливі умови праці

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Довідники

Стаж щорічної додаткової відпустки

Стаж щорічної основної відпустки

Статті на тему:

Тривалість щорічної основної відпустки після нестандартних робочих років: відпускний стаж і підрахунок днів

Відпускний стаж після неоплачуваної відпустки: ТОП-5 кейсів

Вплив неоплачуваної відпустки на відпускний стаж: ТОП-3 важливі кейси

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання