Вплив неоплачуваної відпустки на відпускний стаж: ТОП-3 важливі кейси

Кейс 1. Працівниця з 01.09.2023 перебуває у неоплачуваній відпустці. Чи «набігає» їй щорічна основна відпустка?

Важливо уточнити, за якою підставою працівниці надано неоплачувану відпустку.

Так, з 24 грудня 2023 р. не зараховуються до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, періоди відпустки без збереження зарплати:

1. за згодою сторін через сімейні обставини ( ч. 1 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»);
2. через воєнний стан (ч. 3 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);
3. на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки).

Отже, якщо працівниця з 01.09.2023 р. перебуває у неоплачуваній відпустці за однією із зазначених підстав, то період з 1 вересня 2023 р. по 23 грудня 2023 р. включається до відпускного стажу для щорічної основної відпустки. А з 24.12.2023 р. – ні.

Зверніть увагу, що відпустка без збереження зарплати за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, що надається працівникам, які перебувають за кордоном або набули статусу ВПО, не включається до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Так само не зараховується до відпускного стажу і обов’язкова відпустка без збереження зарплати за ст. 25 Закону про відпустки для догляду за дитиною до 6/16/18 років.

Натомість інші відпустки без збереження зарплати, передбачені ст. 25 Закон про відпустки, зараховують до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку.

Кейс 2. Як визначити тривалість щорічної основної відпустки, якщо працівнику надавалася відпустка без збереження зарплати, яка не зараховується до відпускного стажу

Якщо робочий рік відпрацьовано повністю (і впродовж такого року немає періодів, які не включаються до стажу, що дає право на надання щорічної основної відпустки), то працівнику надають відпустку повної тривалості.

Якщо ж робочий рік відпрацьовано не повністю або ж протягом робочого року є періоди, які не включаються у відпускний стаж, то тривалість щорічної відпустки визначають розрахунковим шляхом. Для цього потрібно:

1. Визначити кількість днів щорічної основної відпустки, що приходиться на один календарний день робочого року. Водночас із розрахунку виключають святкові та неробочі дні (слід пам’ятати, що в період дії воєнного стану не застосовується норма ст. 73 Кодексу законів про працю України, далі — КЗпП).
2. Підрахувати кількість календарних днів, що дають право на щорічну основну відпустку, тобто відпускний стаж. Водночас із розрахунку також виключають святкові та неробочі дні й дні, які не зараховують до відпускного стажу.
3. Щоб визначити належну кількість днів щорічної відпустки за робочий рік, слід перемножити показники, отримані на 1-му та 2-му етапі розрахунків.

Приклад 1. Працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні. На робочий рік працівника з 01.02.2024 до 31.01.2025 випала відпустка без збереження зарплати через воєнний стан тривалістю 90 календарних днів з 14.05.2024 по 11.08.2024 та відпустка як пенсіонеру 30 календарних днів з 02.12.2024 по 31.12.2024.

Дні відпустки без збереження зарплати з 14.05.2024 по 11.08.2024 не враховують у відпускний стаж, а за період відрпустки як пенсіонеру, передбачені п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, – зараховують всі 30 к.дн.

Розрахунки за наведеним вище алгоритмом будуть такі:

1. Визначаємо кількість днів щорічної основної відпустки, яка приходиться на один календарний день робочого року:

24 : (366 – 0) = 0,0656, де

24 к. дн. – тривалість щорічної основної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;

366 к. дн. – тривалість робочого року працівника з 01.02.2024 до 31.01.2025;

0 к. дн. – кількість святкових і неробочих днів, що приходяться на період з 01.02.2024 до 31.01.2025.

2. Визначаємо стаж у робочому році, що дає право на щорічну основну відпустку:

366 – 90 = 276, де

366 к. дн. – тривалість робочого року працівника з 01.02.2024 до 31.01.2025;

90 к. дн. – період відпустки без збереження зарплати на перыод воэнного стану (з 14.05.2024 по 11.08.2024).

3. Кількість днів щорічної основної відпустки, належних працівнику за робочий рік:

0,0656 х 276 = 18,1056 = 18 к. дн.

Отже, за робочий рік з 01.02.2024 до 31.01.2025 працівнику належить щорічна основна відпустка тривалістю 18 календарних днів.

Кейс 3. Неоплачувана відпустка, яка не включається у відпускний стаж, надана після використання щорічної основної відпустки повної тривалості. Що робити?

В листі від 30.09.2024 №4701-05/71262-09 фахівці Мінекономіки дійшли до висновку: якщо в поточному році працівнику надано щорічну відпустку повної тривалості, під час її розрахунку за наступний рік має бути зроблено перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом.

Розглянемо на конкретному прикладі.

Приклад 2. Робочий рік працівника 01.05.2024 – 30.04.2025. В липні 2024 року йому надали 24 к.дн. щорічної основної відпустки за такий робочий рік. А з 01.08.2024 – йому було надано 90 днів неоплачуваної відпустки як внутрішньо-переміщеній особі, які не включаються у відпускний стаж.

Неоплачувана відпустка як внутрішньо-переміщеній особі (90 к. дн.) не включається до відпускного стажу. Тож, за розрахунками працівник перевикористав 6 днів щорічної основної відпустки за робочий рік з 01.05.2024 – 30.04.2025: відпочив 24 к.дн., а зрештою право має тільки на 18 к.дн.

Увага! Розрахувати дні щорічної відпустки, на які має право працівник, допоможе Калькулятор днів щорічних відпусток

Вважаємо, що в такій ситуацій слід вчинити так.

В Особовій картці (чи іншому альтернативному документі) коригуємо використання відпустки за поточний робочий рік (01.05.2024-30.04.2025). Зазначаємо, що використано 18 к.дн. такої відпустки. А також позначаємо, що працівник вже використав 6 к.дн. відпустки за наступний робочий рік (01.05.2025 – 30.04.2026).

Виходить так: працівник відгуляв 24 к.дн. відпустки, але 18 к.дн. – за поточний робочий рік (01.05.2024-30.04.2025) і ще 6 к.дн. – вже за наступний робочий рік (01.05.2025-30.04.2026). Тому за наступний робочий рік працівник має право на 18 к.дн. відпустки. Звісно, якщо більше ніщо не вплине на тривалість його відпустки.

Така позиція збігається і з висновками Мінекономіки в листі від 30.09.2024 №4701-05/71262-09.

Висновки

1. З 24 грудня 2023 року дні відпустки без збереження зарплати через сімейні обставини, загрозу збройної агресії проти України та через воєнний стан за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 не зараховуються до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.
2. Відпустки без збереження зарплати, передбачені ст. 25 Закону про відпустки (крім відпустки для догляду за дитиною до 6/16/18 років) зараховуються до відпускного стажу.
3. В разі надання неоплачувано відпустки, яка не зараховується до відпускного стажу, після використання щорічної основної відпустки повної тривалості, слід зробити перерахунок днів залежно від фактично відпрацьованих працівником днів.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Статті на тему:

Перевикористана щорічна відпустка: як врахувати та облікувати

Яка максимальна тривалість відпуски за сімейними обставинами

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати як внутрішньо переміщеній особі (продовження з 10.11.2024)

Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати як внутрішньо переміщеній особі (продовження з 10.11.2024)

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати на період воєнного стану (продовження з 10.11.2024)

Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати на період воєнного стану (продовження з 10.11.2024)

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки