Календар відповідального за військовий облік на IV квартал

1. 1 жовтня – визначаємо потребу в підвищенні кваліфікації
2. 5 жовтня, 5 листопада, 4 грудня – дедлайни за Додатком 4
3. До 1 грудня – звіряння з ТЦК
4. Грудень – готуємо списки військового обліку на 1 січня
5. Висновки

У четвертому кварталі у відповідального за військовий облік особливо багато дедлайнів. Тут і щомісячні повідомлення до ТЦК, і звіряння, і щорічне визначення потреби в підвищенні кваліфікації, і підготовка списків на новий рік.

Тож пройдемося календарем – від жовтня до січня – і розберемо, що саме та в які строки потрібно зробити.

1 жовтня – визначаємо потребу в підвищенні кваліфікації

Почнемо з першого дедлайну. Щороку до 1 жовтня роботодавець має визначити потребу в підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку, та оформити це відповідним наказом. При цьому, щорічно визначаємо саме потребу, а не щорічно направляємо відповідального на навчання. Саме підвищення кваліфікації проводять не рідше одного разу на п’ять років. Тому, якщо у відповідальної особи є чинний сертифікат і потреби в навчанні цього року немає, це також фіксуємо наказом.

Якщо ви пропустили дедлайн із видання цього наказу, радимо обов’язково зробити це пізніше й пред’являти його при перевірках ТЦК.

Нагадаємо, кадрова платформа № 1 співпрацює з Університетом з питання проведення підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку. Тож Ви можете навчатися на нашій платформі та через 2 місяці навчання отримати сертифікат державного зразка від Університету. Наші експерти допоможуть вам отримати знання, нададуть відповіді на складні запитання та допоможуть впоратися з фінальним тестом.

5 жовтня, 5 листопада, 4 грудня – дедлайни за Додатком 4

Наступні дати – 5 жовтня, 5 листопада та 4 грудня. До цих дат подаємо до ТЦК повідомлення за додатком 4 про зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які відбулися у вересні, жовтні та в листопаді. Тут працює проста схема: протягом місяця відстежуємо зміни в облікових даних працівників. Щойно отримали підтвердні документи – у п’ятиденний строк вносимо відповідні зміни до списків персонального військового обліку. А до 5 числа наступного місяця повідомляємо про ці зміни ТЦК.

Йдеться про зміну прізвища, імені, по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України, адреси задекларованого або зареєстрованого місця проживання, адреси фактичного проживання, місця роботи чи посади. А от про зміну реквізитів закордонного паспорта, сімейного стану та освіти з 27 червня не звітуємо.

Зверніть увагу: у грудні повідомлення за Додатком 4 подаємо саме 4 числа, а не 5-го

Річ у тім, що 5 грудня 2026 року – субота. Разом із тим Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487) не передбачені правила перенесення дедлайнів. Тож повідомлення про зміни, що відбулися у листопаді, безпечніше подати не пізніше 4 грудня.

І ще важливий момент: не плутайте це повідомлення з повідомленням про прийняття або звільнення. Для таких випадків діє окремий строк – сім днів із дати видання відповідного наказу.

Якщо ж протягом місяця змін облікових даних не було, подавати порожній додаток 4 не потрібно.

Щодо порядку подання. Наразі через Портал «Дія» подати додаток 4 неможливо через відсутність такої послуги, а функція актуалізації даних працівників не замінює це повідомлення. Коли така можливість з’явиться, поки невідомо. Тож поки подаємо додаток 4 у паперовій формі – рекомендованим листом з описом вкладення та супровідним листом.

Тобто додаток 4 – це не документ, про який згадуємо лише перед перевіркою. Це регулярне завдання відповідального, яке варто одразу поставити в календар.

І тут вам стане у пригоді наш «Календар кадровика» – у ньому зібрані важливі кадрові дати та переходи на потрібні матеріали.

До 1 грудня – звіряння з ТЦК

Наступна надважлива дата – 1 грудня. Відповідно до п. 46 Порядку №1487 щороку потрібно провести звіряння Списків персонального військового обліку з даними ТЦК та СП.

Але тут важливо правильно розібратися зі строками. Зі «своїм» ТЦК – тобто ТЦК, на території відповідальності якого перебуває підприємство, – звіряємося за затвердженим графіком. Якщо підприємство до графіка не включене – строк погоджуємо з ТЦК. А от якщо працівники перебувають на військовому обліку в інших регіонах, звіряння з «чужим» ТЦК проводимо у погоджені строки, але не пізніше 1 грудня.

І тут важлива черговість: результати звіряння з ТЦК в інших регіонах мають бути враховані під час звіряння зі «своїм» ТЦК. Тому не варто чекати грудня. Якщо працівники стоять на військовому обліку в інших регіонах, завчасно організуйте з ними звіряння, щоб до звіряння зі «своїм» ТЦК уже мати актуальні дані.

Щодо 1 грудня, то тут варто додати, для кого ця дата актуальна для звіряння з «чужими» ТЦК. По-перше, у разі, якщо звіряння зі «своїм» ТЦК вже було здійснено, але з «чужими» ТЦК звіряння не проводилося. По-друге, якщо період звіряння зі «своїм» ТЦК припадає на грудень, то з «чужими» ТЦК потрібно звіритися до 1 грудня.

За відсутності технічної можливості електронного звіряння документи надсилаємо до відповідного ТЦК за алгоритмом, передбаченим п. 46 Порядку №1487.

І ще один момент. Якщо графіком по підприємству передбачене внутрішнє звіряння у IV кварталі, його також потрібно провести у визначений графіком строк.

Грудень – готуємо списки військового обліку на 1 січня

А далі починається підготовка до нового року.

У грудні відповідальному потрібно перевірити та актуалізувати Списки персонального військового обліку, щоб станом на 1 січня інформація була правильною. Аналогічні дії слід провести з відомістю за додатком 12.

І тут важливо не переплутати дві дати. Списки та відомість формуємо станом на 1 січня, але підписуємо та реєструємо до 25 січня. Тому у грудні – саме час підготуватися, а не чекати січня.

Перед складанням Списків перевірте, чи немає працівників, які досягли граничного віку або були виключені з військового обліку. Працівників, які досягли 25 років, потрібно перемістити зі Списку призовників до відповідного Списку. Нагадаємо, що працівників виключених, мобілізованих та звільнених у 2026 році не включаємо у списки станом на 01 січня 2027 р.

Також перевірте відповідність військових звань групам Списків, виокремте заброньованих та осіб з моброзпорядженнями у Списку військовозобов’язаних та перевірте актуальність облікових даних. Обов'язково внесіть всі зміни, що відбулися протягом року.

Висновки

1. До 1 жовтня щороку визначаємо потребу в підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку, та оформлюємо це наказом.
2. Додаток 4 подаємо за наявності змін в облікових даних: до 5 числа наступного місяця. У IV кварталі це 5 жовтня, 5 листопада та 4 грудня. Але також додаток 4 подаємо при прийнятті або звільненні військовозобов’язаних (призовників, резервістів), строк такого повідомлення – протягом 7 днів з дати видання наказу про прийняття або звільнення.
3. Звіряння з ТЦК проводимо у встановлені строки. Для працівників, які перебувають на військовому обліку в інших регіонах, гранична дата – 1 грудня.
4. У грудні готуємо Списки персонального військового обліку станом на 1 січня: перевіряємо склад Списків, актуальність даних, військові звання, заброньованих працівників.

Шаблони та зразки документів:

Кейсбук відповідального за ВО «Звіряння в «Дії», додаток 4 до ТЦК та списки ВО протягом року: приклади та зразки»

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції постанови КМУ від 10.06.2026 №812)

Золота колекція «Документи з військового обліку – 2026: списки, відомість, накази, повідомлення, графік звіряння»

Золота колекція «Списки та відомість ВО станом на 01.01, наказ про стан ВО до 01.02: поради та готові зразки»

Читайте більше:

Чи можлива перевірка ТЦК, якщо підприємства немає в плані на 2026 рік

Відомість оперативного обліку: готуємо до формування станом на 01.01.2027

До 01.10 видали наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації: протягом якого часу слід пройти навчання

Чи подавати копію наказу про прийняття чи звільнення разом із додатком 4

Що треба подати до ТЦК до 1 грудня 2026 року