Згідно п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 №58, з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці.
Міністерства і відомства за згодою з відповідними галузевими профспілками можуть, як виняток, дозволити підприємствам, що працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), проводити ознайомлення з записами, що внесені до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці.
Водночас наказ Мінстату України на який є посилання в п. 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність.
Згідно п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону України від 8 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі.
Згідно ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. Також згідно з внесеними змінами до норм законодавства про працю з роботодавця знято обов‘язок ведення трудових книжок в паперовому виді (ст. 47, ст. 48, ч. 2 ст. 144, ч. 1 ст. 233, ст. 235 КЗпП).
Типова форма П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 (далі – Наказ № 495/656). Наказ № 495/656 не встановлює прямий обов’язок вести особові картки за новою формою.
Як зазначено в преамбулі Наказу № 495/656 нова редакція форми П-2 потрібна для цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві.
Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку № П-2 зазначено у п. 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 № 921.
Водночас у зв’язку із затвердженням нового Порядку організації та ведення військового обліку 30.12.2022 р. зазначений вище наказ втратив чинність, а в новому документі відсутні вимоги щодо застосування картки П-2.
Державний комітет статистики України у своєму листі від 26.02.2010 р. № 17/1-25/Н-24/10/37 зауважив, що спільним наказом № 495/656 розмежовано функції щодо питань, які пов’язані з веденням типової форми.
Зокрема, відповідно до пункту 4 цього наказу, загальне керівництво роботою, пов’язаною з організацією та веденням військового обліку призовників і військовозобов’язаних згідно з типовою формою № П-2 та контроль за станом цієї роботи в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від підпорядкування і форм власності, покладено на Генеральний штаб Збройних Сил України.
Таким чином вважаємо, що з урахуванням змін в законодавстві про працю, а також беручи до уваги, що затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277 форма № П-2, на яку безпосередньо посилається п. 2.5 Інструкції № 58 втратив чинність, роботодавець має право визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2.
Джерело: Держпраці