Питанням правильного оформлення відпусток працівників цікавляться всі кадровики, особливо у відпускний сезон.
Нагадуємо, що всі відпустки надають працівникам на підставі наказу (розпорядження) роботодавця. В ньому зазначають прізвище, ім’я по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, за який період вона надається, її тривалість та період відпустки. Наказ підписує керівник підприємства та ознайомлює з ним працівника під підпис. Крім цього роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Це пряма вимога статті 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки).
Навіщо нам потрібен облік відпусток?
Насамперед для підрахунку кількості фактично наданих працівникові днів відпусток.
Розберімося з поширеними питаннями, які виникають у кадровиків.
Які відпустки треба обліковувати
Про облік відпусток йдеться у статті 10 Закону про відпустки. Вона визначає правила надання щорічних відпусток. Але вважаємо, що обліковувати треба всі види відпусток: щорічні, соціальні, навчальні, без збереження зарплати.
В якій формі вести облік відпусток
З цим легко впоратися за допомогою особової картки, типова форма якої (№ П-2) затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Це найрозповсюдженіший спосіб, але не єдиний. Облік відпусток також можна вести за допомогою журналу обліку відпусток, або системи електронного документування.
Яку інформацію щодо відпусток слід відображати в особовій картці № П-2?
В особовій картці № П-2, для обліку відпусток, передбачений п’ятий розділ «Відпустки».
Тут треба зазначати всі види відпусток, головним орієнтиром буде наказ про відпустку. У графі «вид відпустки» зазначаємо її вид (щорічна, основна, додаткова, соціальна на дітей, навчальна, творча, без збереження зарплати тощо). Також тут слід вказати кількість днів відпустки. Далі зазначаємо за який період вона надається, дату початку та закінчення, та номер та дату наказу, на підставі якого була надана відпустка. Тобто всі дані, які наведені в наказі про надання відпустки.
Як правильно зазначити рік за який надається відпустка?
Тут все залежить від виду відпустки. Для щорічних вказуємо робочий рік.
Нагадуємо, що робочий рік для надання щорічних відпусток відлічується від дати укладання трудового договору, тобто від дати прийняття на роботу. Для додаткової відпустки працівникам які мають дітей – календарний рік. Також календарний рік зазначають для «чорнобильських» відпусток, відпусток учасникам бойових дій, відпусток без збереження зарплати. Якщо це навчальна відпустка, то це буде навчальний рік, який зазвичай розпочинається з 1 вересня.
Держслужбовці використовують іншу форму особової картки, яка затверджена наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20. І ця форма на відміну від особової картки №П-2 зареєстрована в Мін'юсті. А отже вона є обов’язковою для державних службовців. Вона також має розділ щодо відпусток, але в ньому, як ви бачите на слайді, додатково передбачено таку графу як «залишок невикористаних відпусток».
Але особова картка № П-2 не єдиний спосіб вести облік відпусток.
Вона розв'язує питання обліку відпусток щодо конкретного працівника. Але в цьому разі важко вести контроль за наданням відпусток усім працівникам, особливо для підготовки щоквартальної та річної статистичної звітності в пошуку оперативної інформації щодо використання відпусток.
Тому на практиці ще додатково ведуть журнал обліку відпусток. Хоча його оформлення і ведення не є обов’язковим.
Журнал обліку відпусток можна вести як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Типової форми журналу обліку відпусток немає. В ньому можна передбачити наступні графи: номер і дату наказу, прізвище/ім’я/по батькові працівника, його посаду та підрозділ, вид відпустки, кількість календарних днів, дату початку та закінчення відпустки, за який період надається.
Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Штраф за це одна мінімальна зарплата, як за інші порушення трудового законодавства — ст. 265 КЗпП. На сьогодні це 8000 грн. Крім того, за не ведення обліку відпусток або ведення його з порушеннями посадовій особі може загрожувати адмінштраф у розмірі від 510 грн до 1700 грн.
Утім пам'ятаємо, що в під час дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП не застосовують.
Облік відпусток в особовій картці чи журналі, а як ви ведете? Пишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів: