Звіт з праці 1-ПВ (квартальна): заповнюємо та подаємо

Хто подає Звіт з праці 1-ПВ (квартальна)?

Квартальний звіт з праці подають юрособи, відокремлені підрозділи юросіб (підприємства) за переліком, визначеним органами Держстату. Тобто ті самі підприємства, які мають подавати звіт з праці за формою 1-ПВ (місячна).

В які строки строки подають Звіт з праці 1-ПВ (квартальна)?

Звіт з праці 1-ПВ (квартальна) подаємо не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом. Граничні строки її подання у таблиці нижче.

Таблиця

Граничні строки подання Звіту за формою 1-ПВ (квартальна)

за квартали 2024 та 2025 років

Як і звіт з праці за формою 1-ПВ місячна, квартальний звіт з праці подаємо в електронній формі (ч. 4 ст. 10 Закону України 16.08.2022 № 2524-IX «Про офіційну статистику»).

Завжди будьте на крок попереду з надійним помічником для кадрових справ. Тримайте все під контролем і забудьте про стрес завдяки Календарю кадровика. Користуйтесь вже зараз! 

Куди подавати Звіт з праці 1-ПВ (квартальна)?

До органу Держстатистики. При чому зробити це потрібно в електронному вигляді (але про це далі).

Яка відповідальність за неподання Звіту з праці 1-ПВ (квартальна)?

Відповідальність встановлена ст.186-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП). Так, за неподання органам державної статистики даних для проведення державних статспостережень або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, чи із запізненням накладають штраф на посадових осіб та приватних підприємців – від 10 до 15 НМДГ (від 170 грн до 255 грн). За ці самі дії, вчинені повторно протягом року після накладення адмінстягнення можуть накласти штраф – від 15 до 25 НМДГ (від 255 грн до 425 грн).

Разом з цим відповідно до ст. 244-3 КУпАП розглядати справи про адмінправопорушення та накладати відповідні стягнення має право керівник спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері статистики та його заступники, а також інші уповноважені керівником посадові особи цього органу. Тобто для накладення адмінштрафу на особу, винну у неподанні статзвітності, органам статистики не потрібно звертатися до судових органів.

Вітм, як зазначено на сайті Держстату, під час воєнного стану до респондентів не будуть застосовуватися адмінштрафи за неподання фінансової звітності та статзвітів (див. зображення).

За якою формою подавати Звіт з праці 1-ПВ (квартальна)?

За IV квартал 2024 року Звіт з праці подають за формою 1-ПВ (квартальна), який затверджений наказом Держстату від 30.03.2023 р. № 128.

А вже зі звітів за квартали 2025 року потрібно використовувати формою 1-ПВ (квартальна), яку затверджено наказом Держстату від 15.04.2024 №117.

Форма № 1-ПВ (квартальна) уключає інформацію на дискретній основі, тобто окремо за І, ІІ, ІІІ, ІV квартали.

Як заповнювати Звіт з праці 1-ПВ (квартальна)?

Під час заповнення Звіту з праці за формою 1-ПВ (квартальна) керуємося такими нормативно-правовими та роз’яснювальними документами:

1. Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5);
2. Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286);
3. роз’яснення щодо показників форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці» від 11.10.2023 № 19.1.2-12/33-23 (далі — роз’яснення № 33-23).

Джерелами інформації для заповнення форм 1-ПВ (квартальна) є первинні облікові документи, документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності, зокрема, такі як:

1. Наказ про прийняття на роботу (№ П-1)
2. Особова картка працівника (№ П-2)
3. Наказ про надання відпустки (№ П-3)
4. Наказ про припинення трудового договору (№ П-4)
5. Табель обліку використання робочого часу (№ П-5)
6. Розрахунково-платіжна відомість працівника (№ П-6)
7. Розрахунково-платіжна відомість (зведена) (№ П-7)

Звіт з праці за формою 1-ПВ (квартальна) складається із заголовної частини та 5 розділів:

Розділ І. Кількість штатних працівників

Розділ II. Втрати робочого часу штатних працівників

Розділ IІІ. Склад фонду оплати праці штатних працівників

Розділ IV. Кількість і фонд оплати праці окремих категорій працівників

Розділ V. Інформація про укладання колективних договорів станом на 31 грудня звітного року (заповнюють у звіті за IV квартал)

У заголовній частині зазначають:

1. період, за який подають Звіт з праці (1 квартал, 2 квартал, 3 квартал або 4 квартал);
2. найменування юрособи та її місцезнаходження;
3. назву територіальної громади;
4. Код території відповідно до Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ) за адресою здійснення діяльності, щодо якої подається форма звітності. При поданні звіту в електронній формі цей код визначається автоматично.
5. якщо звіт подається за структурний підрозділ, то зазначають його номер, найменування вид економічної діяльності структурного підрозділу, код виду економічної діяльності за КВЕД структурного підрозділу (при поданні звіту в електронній формі заповнюється автоматично).

1. «Одиниця припинена або перебуває в стадії припинення»,
2. «Здійснюється сезонна діяльність або економічна діяльність, пов’язана з тривалим циклом виробництва»,
3. «Тимчасово призупинено економічну діяльність через економічні чинники/карантинні обмеження»,
4. «Проведено чи проводиться реорганізація або передано виробничі фактори іншій одиниці»,
5. «Відсутнє явище, яке спостерігається».

Далі переходимо до заповнення рядків табличної частини Звіту з праці 1-ПВ (квартальна).

Розділ І «Кількість штатних працівників»

Показники щодо кількості штатних працівників форми № 1-ПВ (квартальна) містять дані щодо прийому на роботу та звільнення штатних працівників у звітному кварталі, їх облікової кількості на кінець звітного кварталу, а також окремих категорій штатних працівників станом на 31 грудня.

Показники цього розділу не включають дані стосовно тих працівників:

1. які прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (зовнішні сумісники);
2. зайняті за цивільно-правовими договорами;
3. переведені з інших підприємств за договорами між суб’єктами господарювання.

Рядок 3020 «Кількість прийнятих штатних працівників»

Зазначаємо кількість прийнятих працівників у звітному кварталі.

Рядок 3040 «Кількість звільнених штатних працівників»

Вказуйте загальну кількість звільнених працівників у звітному кварталі, незалежно від причин звільнення.

Рядок 3050 «Кількість звільнених штатних працівників із причини змін в організації виробництва і праці (реорганізація, скороченнякількості або штату працівників) (із ряд.3040)»

Відобразіть працівників, яких звільнено у зв’язку з розірванням трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у випадках змін в організації виробництва та праці, в т. ч. через ліквідацію, реорганізацію, банкрутство або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників (тобто зазначаємо кількість працівників звільнених на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Рядок 3060 «Кількість звільнених штатних працівників із причини плинності кадрів (за власним бажанням, за угодою сторін, порушення трудової дисципліни, ін.) (із ряд.3040)»

Рядок містить дані про кількість працівників, яких звільнено з підприємства у зв’язку з такими причинами (роз’яснення № 33-23):

1. розірвання трудового договору з ініціативи працівника, за винятком випадків, коли заява про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (ст. 38 КЗпП); 
2. припинення трудового договору за згодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
3. прогул без поважних причин, інші порушення трудової дисципліни(п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
4. розірвання трудового договору у випадках виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі (п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
5. систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП);

Увага! Сума показників рядків 3050 та 3060 може бути меншою порівняно з даними показника рядка 3040

Різницю може становити кількість працівників, які звільнилися з підстав:

1. закінчення визначеного строку трудового договору (контракту), установленого за погодженням сторін, закінчення тимчасових і сезонних робіт;
2. призову або вступу працівника на військову службу, направлення працівника на альтернативну (невійськову) службу;
3. розірвання трудового договору з ініціативи працівника, коли заява про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу: переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання в цій місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність і пологи; догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною з інвалідністю; догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин;
4. переведення працівника за його згодою на інше підприємство або переходу на виборну посаду.

Рядок 3070 «Облікова кількість штатних працівників на кінець звітного періоду»

У цьому рядку наводимо облікову кількість штатних працівників на останню дату звітного періоду (включно з працівниками, що проходять військову службу, з якими призупинено дію трудового договору тощо).

Увага! Наступні рядки 3080, 3090 та 3100 заповнюють один раз на рік станом на 31 грудня звітного року, тобто у звіті за IV квартал

Рядок 3080 «Облікова кількість штатних працівників, прийнятих на умовах неповного робочого дня (тижня)»

Рядок містить дані про облікову кількість штатних працівників станом на 31 грудня, які згідно із трудовим договором прийняті на роботу на умовах неповного робочого дня (тижня) або яким надалі було встановлено неповний робочий день (тиждень) за згодою працівника.

Рядок 3090 «Облікова кількість штатних працівників, які знаходяться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами»

Рядок містить дані про облікову кількість жінок станом на 31 грудня, які відповідно до статті 17 Закону України «Про відпустки» на кінець звітного періоду перебувають в оплачуваних відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами.

Рядок 3100 «Облікова кількість штатних працівників, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею віку, установленого чинним законодавством»

Містить дані станом на 31 грудня про облікову кількість штатних працівників, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною (до 3, 6/16/18 років).

Розділ II. Втрати робочого часу штатних працівників

Усі показники щодо втрат робочого часу штатних працівників форми № 1-ПВ (квартальна) стосуються категорій працівників, яких враховують в середньообліковій кількості штатних працівників згідно з п. 3.2 гл. 3 Інструкції № 286. Цей розділ заповнюють у цілих числах.

Рядок 4080 «Кількість невідпрацьованого робочого часу через відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)»

Тут потрібно вказувати кількість людино-годин не відпрацьованих через таку неоплачувану відпустку та кількість працівників, яким була надана така відпустка. Але ж законодавство про працю не передбачає надання відпусток без збереження заробітної плати з ініціативи роботодавця. Тож по суті заповнення рядка свідчитиме про порушення трудового законодавства.

 Увага! У рядку 4080 не зазначають працівників, яким за ініціативою працівника була надана відпустка без збереження зарплати

Рядок 4090 «Кількість невідпрацьованого робочого часу через переведення на неповний робочий день (тиждень) з економічних причин»

Рядок містить дані про кількість невідпрацьованого робочого часу (порівняно з установленою його тривалістю) через переведення працівників на роботу з неповним робочим днем (тижнем) із причин простою підприємства або скорочення обсягів робіт та кількість працівників (роз’яснення № 33-23).

Увага! В цей рядок не вписують невідпрацьований робочий час з ініціативи працівника

Рядок 4100 «Кількість невідпрацьованого робочого часу через масові невиходи на роботу (страйки)»

Якщо ваші працівники брали участь у страйках, сюди потрібно вписати кількість невідпрацьованих ним людино-годин робочого часу та кількість таких працівників.

Розділ IІІ. Склад фонду оплати праці штатних працівників

У цьому розділі наводимо суму фонду оплати праці штатних працівників, нараховану за звітний квартал, із розшифровкою його складових.

Рядок 5010 «Фонд оплати праці штатних працівників, усього»

Показник щодо фонду оплати праці штатних працівників містить дані про суму нарахованого фонду оплати праці штатних працівників (крім призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період або прийнятими на військову службу за контрактом), який складається з основної, додаткової зарплати та інших заохочувальних і компенсаційних виплат, визначену згідно з Інструкцією № 5.

Дані за показником щодо фонду оплати праці штатних працівників можуть бути більше або дорівнювати даним за показником щодо фонду оплати праці штатних працівників форми № 1-ПВ (місячна) (за місяці відповідного кварталу). 

Рядок 5010 = рядок 5020 + рядок 5030 + рядок 5060

Рядок 5020 «Фонд основної заробітної плати»

Вказують розмір фонду основної згідно з п. 2.1 Інструкції № 5.

Рядок 5030 «Фонд додаткової заробітної плати»

Записують фонд додаткової зарплати, складові якої визначено у п. 2.2 Інструкції № 5.

Рядок 5040 «Надбавки та доплати до тарифних ставок та посадових окладів (із ряд.5030)»

Відображають суми нарахованих працівникам у звітному кварталі надбавок та доплат до тарифних ставок і окладів, передбачених чинним законодавством або колдоговором (пп. 2.2.1 Інструкції № 5).

Рядок 5050 «Премії та винагороди, що носять систематичний характер (щомісячні, щоквартальні) (із ряд.5030)»

Відображають суми нарахованих премій та винагород, які мають систематичний характер (щомісячні, щоквартальні) — пп. 2.2.2 Інструкції № 5.

Рядок 5051 «Виплати, пов’язані з індексацією заробітної плати (із ряд.5030)»

Зазначають суми нарахованої індексації зарплати у звітному кварталі.

Рядок 5052 «Компенсація втрати частини заробітку у зв’язку з порушенням термінів її виплати (із ряд.5030)»

Зазначають суми нарахованої компенсації втрати частини заробітку у зв’язку з порушенням термінів її виплати, відповідно до Закону України від 19.10.2000 № 2050-III «Про компенсацію громадянам втрати частини доходів у зв'язку з порушенням строків їх виплати» та Порядку проведення компенсації громадянам втрати частини грошових доходів у зв'язку з порушенням термінів їх виплати, затвердженого постановою КМУ від 21.02.2001 № 159.

Рядок 5060 «Заохочувальні та компенсаційні виплати»

Зазначаємо суми заохочувальних та компенсаційних виплат, визначених п. 2.3 Інструкції № 5, які нараховані працівникам у звітному кварталі.

Рядок 5070 «Матеріальна допомога (із ряд.5060)»

Вписуємо суму нарахованої матдопомоги, передбаченої в пп. 2.3.3 Інструкції № 5.

Рядок 5080 «Соціальні пільги, що мають індивідуальний характер (із ряд.5060)»

Відображаються суми, пов’язані з наданням працівникам виплат соціального характеру (пп. 2.3.4 Інструкції № 5). Наприклад, вартість путівок працівникам та членам їхніх сімей на лікування та відпочинок, оплата за утримання дітей працівників у дошкільних закладах, оплата квартири та найманого житла тощо.

Рядок 5090 «Оплата за невідпрацьований робочий час (із ряд.5030, 5060)»

Тут вписуємо суми оплати за невідпрацьований час, що входять до складу фонду додаткової зарплати та заохочувальних і компенсаційних виплат, визначених у пп. 2.2.12 та 2.3.1 Інструкції № 5. Наприклад:

1. із рядка 5030 — відпускні, компенсація за невикористану відпустку, оплата працівникам, які залучаються до виконання державних або громадських обов’язків, якщо вони виконуються в робочий час, оплата простою тощо;
2. із рядка 5060 — нарахування, які не передбачені чинним законодавством, зокрема за скорочений робочий час та перебування у відпустках з ініціативи адміністрації (крім допомоги по частковому безробіттю), участь у страйках тощо.

Розділ IV. Кількість і фонд оплати праці окремих категорій працівників

Тут заповнюємо три рядки.

Рядок 7010 «Із середньооблікової кількості штатних працівників: жінки»

Наводимо дані про жінок, що включені до середньооблікової кількості штатних працівників, зокрема, зазначаємо:

1. середньооблікова кількість (графа 1);
2. фонд оплати праці (графа 2);
3. відпрацьовані людино-години (графа 3).

За роз’ясненням № 33-23 тут не зазначають дані щодо жінок:

1. які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, а також для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством;
2. призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом;
3. працівниць, відносно яких призупинено дію трудового договору, які евакуювались в іншу місцевість або місцезнаходження яких тимчасово невідомо, та працівників, які протягом періоду дії воєнного стану перебувають у відпустках без збереження зарплати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».

Рядок 7030 «Працівники, які не перебувають в обліковому складі (позаштатні): зовнішні сумісники»

Зазначають показники щодо зовнішніх сумісників, зокрема:

1. в графі 1 — про їх середню кількість (п. 3.3 гл. 3 Інструкції № 286);
2. в графі 2 — про фонд оплати праці.

Рядок 7040 «Працівники, які не перебувають в обліковому складі (позаштатні): працюють за цивільно-правовими договорами»

Зазначають дані про працівників, які виконували роботи за договорами ЦПХ:

1. в графі 1 — про їх середню кількість (п. 3.3 гл. 3 Інструкції № 286);
2. в графі 2 — про фонд оплати праці працівників, які виконували роботи за ЦПД та сплатили єдиний соціальний внесок із суми оплати за виконані роботи.

В цьому рядку не зазначають показники, стосовно штатних працівників підприємства, які одночасно уклали цивільно-правовий договір із цим підприємством, і фізичних осіб-підприємців.

Розділ V. Інформація про укладання колективних договорів станом на 31 грудня звітного року

Цей розділі заповнюють раз на рік станом на 31 грудня в звіті за IV квартал.

Рядок 8010 «Кількість укладених і зареєстрованих колективних договорів, од»

Вкажіть кількість укладених і зареєстрованих колдоговорів.

Рядок 8020 «Кількість штатних працівників, які охоплені колективними договорами, осіб (у цілих числах)»

Вказують кількість штатних працівників, які охоплені колективними договорами. Наводять усіх працівників, які включаються до облікової кількості штатних працівників підприємства

Рядок 8030 «Розмір мінімальної місячної тарифної ставки (окладу), установлений у колективному договорі, грн (із двома десятковими знаками)»

Зазначте розмір мінімальної місячної тарифної ставки (окладу), установлений у колдоговорі. Цей показник заповнюють в гривнях із копійками. Нагадаємо, що в 2024 році розмір мінімального окладу має бути не менше 3028 грн.

Рядок 8040 «Розмір мінімальної місячної тарифної ставки (окладу), установлений у галузевій угоді, грн (із двома десятковими знаками)»

Якщо на підприємство поширюється дія галузевої угоді сюди потрібно вписати розмір мінімальної місячної тарифної ставки (окладу), установлений у такій угоді.

В який спосіб подавати Звіт з праці 1-ПВ (квартальна)?

Починаючи з 1 січня 2023 року Звіт з праці подають виключно в електронній формі.Так, ч. 4 ст. 10 Закону України 16.08.2022 № 2524-IX «Про офіційну статистику» передбачено, що статзвітність та фінзвітність респонденти – юрособи, відокремлені підрозділи юросіб, розташовані на території України, відокремлені підрозділи юросіб України, розташовані за кордоном, фізособи – підприємці подають виробникам офіційної статистики виключно в електронній формі.

Зробити це можна у кабінеті респондента Державної служби статистики України.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Звіт із праці № 1-ПВ (квартальна) з 2024