Нові умови дистанційного звільнення працівників за кордоном: пересилання трудової книжки

Зміни щодо пересилання трудових книжок за кордон: заборону знято

12 вересня набула чинності постанова КМУ від 10.09.2024 № 1045 (далі – постанова № 1045), яка внесла зміни до постанови КМУ від 05.03.2009 № 270 (далі – постанова № 270), що визначає Правила надання послуг поштового зв'язку, а також до постанови КМУ від 08.09.2023 № 958 (далі – Постанова № 958), яка, зокрема, визначає Перелік вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях.

До набрання чинності постановою № 1045 пересилати трудові книжки у міжнародних поштових відправленнях заборонялося. Заборону містив п. 2 Переліку, затвердженого постановою №958. Після внесення змін згадка про трудові книжки з відповідного переліку зникла.

Крім того, в постанові № 270 тепер безпосередньо зазначено, що пересилання за межі України трудових книжок, здійснюється виключно у реєстрованих міжнародних поштових відправленнях. Таким чином, заборону на пересилання трудових книжок за кордон офіційно знято.

Процедура пересилання трудової книжки

Слід звернути увагу на базове правило: якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то в цей день необхідно надіслати йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Це правило залишилося чинним. Єдине уточнення – під час дії воєнного стану повідомити працівника можна в спосіб, узгоджений між працівником і роботодавцем в спеціальному наказі. Тож цілком можливо, що це буде повідомлення на електронну пошту чи будь-який месенджер. Звісно, що і заява в цьому випадку може бути надана в такий самий – узгоджений – спосіб (наприклад, надіслано фото чи сканкопію заяви).

Крім того, слід звернути увагу на деякі організаційні нюанси при пересиланні трудової книжки за кордон, а саме:

1. необхідно внести зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку, якщо там прописана заборона висилання трудових книжок за кордон;
2. наказ про застосування змін до законодавства і дозвіл висилати трудові книжки видавати не потрібно (оновлені правила нормативних актів діють за замовчуванням).

Практичні ситуації

Розглянемо три практичні ситуації.

Ситуація 1. Працівник звільняється дистанційно після 12 вересня.

Роботодавцю потрібно:

1. в день звільнення надсилати працівникові повідомлення про необхідність отримати трудову книжку;
2. отримати заяву з проханням вислати трудову книжку за кордон на визначену закордонну адресу;
3. висилати трудову книжку за правилами реєстрованих міжнародних поштових відправлень.

Ситуація 2. Працівник звільняється дистанційно до 12 вересня і не забрав свою трудову книжку, тобто, вона продовжує зберігатися на підприємстві.

У такому разі роботодавець може:

1. надіслати працівникові повідомлення про можливість вислати трудову книжку за кордон;
2. отримати заяву з проханням вислати трудову книжку за кордон на визначену закордонну адресу;
3. висилати трудову книжку за правилами реєстрованих міжнародних поштових відправлень.

Ситуація 3. Працівник без звільнення просить вислати трудову книжку за кордон

Тут слід знати, що за наявності відповідної заяви роботодавець може вислати трудову книжку працівнику навіть без звільнення. Таку лояльність на період дії воєнного стану неодноразово проговорюють Держпраці у своїх консультаціях.

Підсумки

З 12 вересня можна пересилати трудові книжки за кордон. Основні постулати тут такі:

1. Ви маєте право повідомити працівника про можливість вислати трудову книжку. Зробити це можна електронною поштою чи месенджером.
2. Без згоди, тобто без заяви працівника, трудову книжку за кордон не висилаємо, навіть якщо знаємо іноземну адресу.
3. Норми застосовують за замовчуванням, тож спеціальний наказ видавати не потрібно.

Джерело: kadroland

Стаття на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Шаблони та зразки документів:

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2024 рік

Наказ про введення в дію змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку (використання мобільного телефону)

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку