«Військові» справи: копії ВОД, формування, архівування

Складаємо списки персонального військового обліку та формуємо справи

Персональний військовий облік ведуть на основі списків військовозобов’язаних та резервістів. Згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487), ці списки поділяються на чотири основні групи:

1. Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу.
2. Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу.
3. Список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок.
4. Список персонального військового обліку призовників.

До кожної групи слід сформувати окрему справу, в якій зберігають копії військово-облікових документів (ВОД) відповідних категорій.

Справа зберігається окремо для кожного списку, навіть якщо в ньому є лише одна особа. Це означає, що об’єднання справ з копіями документів для різних груп заборонене!

Окрема справа: виключення, зняття з в. о. до / після 18.05.2024

Окрема справа формується для громадян, яких виключено з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі, відповідно до Порядку № 1487. Це працівники віком до 60 років. Адже існує досить низька ймовірність, що прийде працевлаштовуватися особа з вищого офіцерського складу (ст. 5 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу»).

Слід зазначити, що до 18 травня 2024 року з військового обліку виключали громадянина, якого призивали чи приймали на військову службу (скажімо, контрактника). Проте з 18 травня поточного року в такій самій ситуації громадянина вже знімають з військового обліку (див. Порядок проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 560).

І, до речі, про призов резервіста чи військовозобов’язаного на військову службу під час мобілізації, на особливий період в його військово-обліковому документі робиться відмітка про зняття з військового обліку у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації.

Тому радимо в окремій справі зберігати копії ВОД:

1. визнаних непридатними до військової служби;
2. військовозобов’язаних: виключених з військового обліку до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 і пізніше.

Закриття року: оновлення військової справи

Персональний військовий облік ведемо в межах календарного року. Після закінчення року слід вдатися до переформатування справ. Зокрема:

1. Вилучення копій ВОД:
2. звільнених з роботи;
3. виключених з військового обліку: непридатних до військової служби, тих, які досягли граничного віку перебування в запасі, через призов або прийняття на військову службу (до 18.05.2024);
4. знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу (з 18.05.2024 і пізніше).
5. Формування з копій ВОД окремої поточної справи:
6. виключених з в. о.: визнаних непридатними до військової служби або через призов чи прийняття на військову службу (до 18.05.2024);
7. знятих з в. о. через призов або прийняття на військову службу (з 18.05.2024 і пізніше).
8. Формування архівної справи: копії ВОД звільнених працівників або виключених з в. о. у зв’язку з досягненням граничного віку перебування в запасі переміщуються до архівної справи зі строком зберігання «доки є потреба». Підприємства самостійно встановлюють строк зберігання, але не менше одного року!

Порядок зберігання архівних справ

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях від 18.05.2015 №1000/5 строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Архівні справи, які зберігають в структурному підрозділі, підлягають вилученню та знищенню після закінчення строку зберігання. Під час знищення оформлюють акт, що містить зведені дані про вилучення документів, не віднесених до Національного архівного фонду.

Висновки

1. Персональний військовий облік ведемо на основі списків військовозобов’язаних та резервістів за 4 групами.
2. До кожної групи формують окрему справу з копіями ВОД. Копії ВОД виключених з військового обліку військовозобов’язаних до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 зберігають в окремій справі.
3. Після закінчення року справи необхідно переглянути та вилучити документи, які вже не мають практичного значення. Архівування здійснюють відповідно до строків зберігання, що визначає підприємство.

Джерело: kadroland