Покрокова процедура знищення архівних документів на підприємстві

Підкажіть, будь ласка, поетапно, як відбувається знищення документів, термін яких закінчився, для приватних підприємств. Провели експертизу, склали акт. Далі ми самостійно можемо їх на підприємстві знищити чи треба звертатися кудись в держорган?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️ :


Загалом правила утилізації такі:


1. Відбираються документи, строки зберігання яких закінчилися.


Далі складають у двох примірниках описи справ та акт про вилучення цих документів для знищення.

До акта можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт

2. Оформлені належним чином описи справ та акти про вилучення та знищення документів передають на розгляд експертній комісії підприємства.


3. Затверджені експертною комісією акти разом з описами справ передають на розгляд експертно-перевірочної комісії державної архівної установи (далі – ЕПК).


4. Після схвалення актів ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства.

Не витрачайте час на сумнівні приклади з інтернету. Окі-Докі – це надійне джерело актуальних кадрових документів, створених за нормами законодавства.

5. Для знищення, справи передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини.


При цьому складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку. Надалі в акті на знищення наводяться:


  1. номер накладної;
  2. дата здавання на переробку;
  3. вага макулатури.


Якщо обсяги є незначними – до 20 кг, то документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення.


👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

Обкладинка справи

Опис справ

Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах


Статті на тему:


Знищення наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме

Передавання кадрових документів в архів підприємства

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇