Правило 1. Штатний розпис – це обов’язковий документ на підприємстві
Трудове законодавство не містить визначення штатного розпису або норми щодо його обов’язкового складання. Проте згадка про цей документ є в ст. 64 ГКУ: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Як зазначало Мінпраці (лист від 27.06.2007 № 162/06/187-07) ще у 2007 році, штатний розпис – це документ, що встановлює для підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників. Тобто, у штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу й оклади за кожною посадою.
Правило 2. Форма штатного розпису
У загальному випадку не існує типової форми штатного розпису для звичайних підприємств.
Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних установ Наказом № 57.
Водночас за основу можна взяти форму штатного розпису для бюджетних установ, доповнивши її іншими графами на власний розсуд. За таких умов штатний розпис будь-якої форми вважатиметься правильним для звичайних підприємств.
Правило 3. Період дії штатного розпису
Затверджувати штатний розпис на календарний рік є обов’язком для бюджетних установ. Звичайні підприємства це питання вирішують самостійно, тобто на підприємствах приватного сектору штатний розпис можна затвердити на календарний рік, півріччя, квартал тощо. Можна взагалі не зазначати період дії штатного розпису, і тоді він буде діяти впродовж всього періоду діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень.
Проте практика склалася таким чином, що штатний розпис як бюджетні установи, так і звичайні підприємства затверджують на календарний рік.
Отже, на 2024 рік можна затвердити новий штатний розпис, особливо враховуючи те, що з 1 січня збільшуються розміри мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. Тож у 2024 році, скоріш за все, діятимуть нові розміри окладів, тому й затвердити новий штатний розпис все ж таки буде потрібно.
Правило 4. Назви посад і документи, які враховуються при складанні штатного розпису
У штатному розписі наводяться назви посад, сформовані відповідно до Класифікатора професій.
Крім того, при його складанні враховуються локальні документи роботодавця — колективний договір, структура і чисельність, положення про оплату праці тощо.
Правило 5. Диференціація розмірів місячних окладів
У штатному розписі не можна визначити однакові місячні оклади для всіх працівників підприємства.
Підприємство має дотримуватися диференціації розмірів місячних окладів. Для цього на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів. Вони можуть наводитися у додатку до колективного договору або бути затверджені як окремий внутрішній документ.
Правило 6. Відображення погодинної тарифної ставки в штатному розписі
На жаль, чинним законодавством питання відображення погодинної тарифної ставки в штатному розписі не врегульовано. На практиці застосовують два варіанти:
- У штатному розписі зазначається місячний оклад. Зі свого боку він визначається множенням годинної тарифної ставки на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році.
- У самому штатному розписі можна додати графу «годинна тарифна ставка» поряд із графою «посадовий оклад».
Правило 7. Штатний розпис – знеособлений документ
У штатному розписі не зазначають прізвища й ім’я працівників. Штатний розпис – це знеособлений документ, тому і прізвища конкретних працівників, які обіймають відповідну посаду, у штатному розписі не вказують.
Правило 8. Затвердження штатного розпису
На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису не визначений.
В Правилах № 1000/5 лише вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Отже, на штатному розписі здійснюється напис «Затверджую» і зазначається посада керівника – директор ТОВ, його ініціали й прізвище, підпис і дата затвердження.
Також необхідно звернути увагу, що штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності, причому заднім числом вводити в дію штатний розпис не можна.
Правило 9. Строки зберігання штатного розпису
Строки зберігання штатного розпису прописані в Переліку № 578/5. Так, наприклад, на державних і комунальних підприємствах, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, штатні розписи та переліки змін до них за місцем складання і затвердження підлягають постійному зберіганню.
На державних і комунальних підприємствах, на яких не створюються документи Національного архівного фонду, термін зберігання цих документів становить 75 років. Для всіх інших роботодавців такий термін становить три роки.
Правило 10. У ФОПів із найманими працівниками має бути штатний розпис
На нормативному рівні обов’язок складати штатний розпис для ФОПів із найманими працівниками не визначено. Мінсоцполітики у цьому питанні неодноразово змінювало свою точку зору, проте на практиці контролюючі органи все ж вимагають наявність штатного розпису у ФОПів із найманими працівниками.
Висновки
- Штатний розпис – це обов’язковий документ роботодавця.
- Форма штатного розпису затверджена для бюджетних установ.
- Звичайні підприємства розроблюють і затверджують форму штатного розпису на власний розсуд.
- Назви посад у штатному розписі мають відповідати Класифікатору професій.
- Штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності.
- Штатний розпис, як правило, складається на календарний рік. Наприклад, наприкінці 2023 року має бути затверджений штатний розпис на 2024 рік.
Нормативно-правове забезпечення
ГКУ – Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.
Наказ № 57 – Наказ Мінфіну від 28.01.2002 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».
Класифікатор професій – Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327.
Правила № 1000/5 – Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Перелік № 578/5 – Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Джерело: kadroland.com