Яким поштовим відправленням надсилати повідомлення та копії наказів до ТЦК

Яким поштовим відправленням потрібно надсилати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК, щоб були докази дотримання терміну в 7 днів? Ми відправляємо заказним листом Укрпошти та прикладаємо квитанцію Укрпошти до копії повідомлення. Чи достатньо такого відправлення? Чи потрібно заказним листом з повідомленням про вручення? Чи потрібно тільки цінним з описом вкладення?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Подати до ТЦК повідомлення за додатком 4 можна заказним листом.


Тут важливо відрізняти два моменти доказовості:


  1. Дата відправлення – щоб довести, що ви подали повідомлення у 7-денний строк з дня видання наказу про прийняття / звільнення працівника, як того вимагає Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.
  2. Факт отримання ТЦК – щоб довести, що документ дійсно дійшов до адресата.


Заказний лист (рекомендований) з квитанцією Укрпошти підтверджує дату відправлення. Цього вже достатньо, аби довести, що ви вклалися у строк для подання повідомлення, навіть якщо ТЦК отримав його пізніше.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Заказний лист з повідомленням про вручення – додатково підтвердить, що ТЦК реально отримав документ (корисно, якщо згодом виникне спір).


Цінний лист з описом вкладення – найнадійніший варіант, бо ви матимете:


  1. квитанцію з датою відправлення;
  2. опис вкладення (підтверджує, що саме «Повідомлення (додаток 4)» ви надіслали, а не «порожній аркуш»);
  3. повідомлення про вручення (якщо замовите).


На практиці:


  1. якщо головне завдання – довести дотримання строку у 7 днів, то достатньо заказного листа з квитанцією;
  2. якщо хочете мати максимальний захист у разі перевірок/спорів, то краще цінним листом з описом вкладення + повідомлення про вручення. Зокрема, в такий спосіб рекомендуємо відправляти копії наказів про оповіщення працівників про виклик до ТЦК або копії наказів про відпустку, відрядження тощо.


Зауважимо, що судова практика зазвичай виходить з того, що обов’язок виконаний, якщо є доказ своєчасного відправлення. Але бували випадки, коли контролери вимагали доказів фактичного отримання.


👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Повідомлення про зміну облікових даних (при прийнятті на роботу)

Повідомлення про зміну облікових даних (зміна сімейного стану)

Повідомлення про зміну облікових даних (при звільненні)


Мінікурс на тему:


Як подати повідомлення до ТЦК: випадки, строки та відповідальність за неподання


Статті на тему:


Повідомлення ТЦК про відсутність інформації у ВОД: нові вимоги при прийнятті й звільненні

«Ляпи» зміненого Порядку №1487: граф немає, форми відсутні, а інформацію слід подати – позиція МОУ

Працівнику виповнилося 25 років: чи повідомляти працівника про необхідність надати оновлений ВОД

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇