
Трудова книжка
03.10.2025
У працівника дві трудові книжки: яку сканувати
У працівника дві трудові книжки. Подавати сканкопії обох чи як діяти?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
По-перше, зазначимо, що в цьому випадку має місце порушення правил ведення трудових книжок. У працівника не може бути двох оригіналів трудових книжок.
Так, у випадку втрати трудової книжки (вкладиша до неї) особа, що загубила документ, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцеві за місцем останньої роботи. Це передбачено пунктом 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58).
Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки роботодавець видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.
Запрошуємо пройти курс Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0
Крім того, дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник (п. 5.6 Інструкції № 58).
Водночас у разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.
Отже, якщо працівник втратив трудову книжку чи доступ до неї, то йому мали видати дублікат трудової книжки, а не заводити нову. Після повернення оригіналу, слід було перенести записи з дубліката, а сам дублікат анулювати.
По-друге, як свідчить практика, ПФУ приймає сканкопії обох трудових книжок. Водночас як це вплине далі на нарахування пенсії, сказати важко.
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява про оформлення дубліката трудової книжки
Відеокурс на тему:
Мінікурси:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та матеріали на тему:
Порядок оформлення дубліката трудової книжки
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
Військовий облік
23.08.2026
«Резерв+» 23 серпня: чи можна сьогодні оновити військово-облікові дані
22.08.2026 у «Резерв+» можна було переглянути лише раніше оновлений електронний військово-обліковий документ. Інші функції, для роботи яких потрібен обмін даними з державними реєстрами, були недоступні. Сьогодні застосунок працює у звичайному режимі

Прийняття
22.08.2026
ВОС 999 і потреба в БЗВП: чи є ризик брати працівника під бронювання
Готові були взяти для бронювання працівника, але у нього ВОС 999 і вказано, що він потребує БЗВП. Чи не буде проблем із бронюванням? Якщо забронюємо, то яка гарантія, що він буде працювати і його не направлять на БЗВП?

Соціальне страхування / Пенсії
22.08.2026
Від якого податку залежить ваша пенсія
Багато українців переконані, що податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — це податок до Пенсійного фонду, який дає право на пенсійне забезпечення. Насправді ПДФО та єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — принципово різні платежі, які мають різне призначення. Розберемося, чим ПДФО відрізняється від ЄСВ, за рахунок яких платежів формується страховий стаж та як легально повернути частину сплачених державі коштів за допомогою податкової знижки

Робочий час
21.08.2026
Як увільнити працівника за викликом ТЦК та СП
Сьогодні виклики працівників до ТЦК та СП – явище масове. Цілі виклику можуть бути різні: уточнення облікових даних, проходження ВЛК, мобілізація. В цій статті розглянемо, як правильно увільняти працівників та коли зберігати за ними середній заробіток

Воєнний стан
21.08.2026
Перелік територій бойових дій та окупованих територій: швидкий пошук населених пунктів і всі зміни 2026 року
Зміни внесені наказом Мінрозвитку від 16.07.2026 №1387 вже чинні! Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або які тимчасово окуповані рф, активно використовують у роботі чимало роботодавців. Щоб кадровикам та бухгалтерам не довелося шукати інформацію серед понад 10 800 населених пунктів, ми створили зручний сервіс пошуку. Крім того, ми постійно відстежуємо всі зміни до Переліку та збираємо їх в окремій таблиці із зазначенням дат, номерів наказів і територій, яких вони стосуються

Відповідальність / Перевірки
21.08.2026
Скарги на Держпраці розглядатиме спеціальна Рада: як оскаржити рішення та дії інспекторів
Роботодавці зможуть отримати новий механізм оскарження рішень та дій органів державного нагляду. Мінекономіки запропонувало створити при контролюючих органах спеціальні Ради, які розглядатимуть скарги суб’єктів господарювання на рішення, дії або бездіяльність посадових осіб

Військовий облік
21.08.2026
Відстрочка для батьків може стати доступнішою: що пропонують змінити
У Раді хочуть усунути прогалину в правилах надання відстрочки. Законопроєкт №15530 передбачає доповнення переліку підстав для відстрочки рішенням суду про визначення місця проживання малолітньої дитини разом із військовозобов’язаним

Бронювання
21.08.2026
Як анулювати бронювання працівника через «Дію»: покрокова інструкція
Критичне підприємство перевищило дозволену кількість заброньованих працівників? Зволікати небезпечно: роботодавець має не більше 10 робочих днів, щоб через портал «Дія» анулювати зайві бронювання. Розповідаємо, кого і як розбронювати, скільки працівників можна зазначити в одній заяві та коли бронювання анулюється автоматично

Військовий облік
21.08.2026
Як часто треба актуалізовувати списки через Дію
Поясніть, як тепер працювати на порталі «Дія» щодо актуалізації даних. Як часто треба перевіряти, чи актуальні дані, чи є строк на актуалізацію даних, якщо когось прийняли чи звільнили? Наприклад, якщо прийняли працівника, подали повідомлення до ДПС, до ТЦК і чи треба перевірити, що працівник є в реєстрі через актуалізацію? В який термін це робити?

Трудова книжка
21.08.2026
Як переглянути електронну трудову книжку на вебпорталі ПФУ: покрокова інструкція
Електронна трудова книжка містить важливі відомості про трудову діяльність і страховий стаж. Де знайти ЕТК на вебпорталы ПФУ та перевірити правильність оцифрованих даних – покроково в інфографіці

Відповідальність / Перевірки
21.08.2026
Працівник відмовляється виконувати доручення керівника: чи можна одразу оголосити догану
Керівник дав завдання, відправляє у відрядження, а працівник відмовився – чи достатньо цього, щоб покарати його? В інспекції з питань праці розібрали ситуації, коли відмова працівника законна, а коли – можна застосовувати дисциплінарне стягнення

Військовий облік
21.08.2026
Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку 1487)
Підприємства зобов’язані вести та зберігати Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння облікових даних відповідно до Порядку № 1487. До Журналу вносять результати перевірок стану військового обліку та зовнішніх звірянь облікових даних.

Звільнення
21.08.2026
Працівник звільняється під час призупинення трудового договору: чи треба відновлювати його дію
Працівник, із яким із 2022 року призупинено дію трудового договору, у 2026 році подав заяву на звільнення за власним бажанням. Чи повинен роботодавець спочатку поновити дію трудового договору, а вже потім звільняти працівника? Держпраці надала відповідь на це практичне кадрове питання










