Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки, що зберігається у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Перевести паперові трудові книжки в електронний формат потрібно до 10 червня 2026 року. Цей п’ятирічний перехідний період, встановлений Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», розпочався 10 червня 2021 року.
Переведення трудових книжок в електронний формат має кілька ключових цілей:
- Захист даних. Оцифрування гарантує збереження інформації про трудовий стаж, особливо тієї, що була внесена до 2004 року. Це унеможливлює втрату або пошкодження паперового документа.
- Спрощення процедур. Перехід до електронних книжок дозволить автоматично нараховувати пенсії, без необхідності особистого звернення до Пенсійного фонду України. Це значно спрощує процес для громадян і зменшує бюрократичне навантаження.
- Уникнення втрати стажу. Завчасне переведення даних у цифровий реєстр допомагає уникнути можливих проблем з підтвердженням стажу в майбутньому, що може вплинути на розмір пенсійних виплат.
- Прозорість і доступність. Працівник може у будь-який момент перевірити свої дані про страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Це забезпечує повний контроль над власною трудовою історією.
- Оптимізація роботи. Після оцифрування паперова книжка повертається працівникові. Це спрощує кадровий документообіг і скасовує необхідність її зберігання на підприємстві.
Що далі робити з паперовою трудовою книжкою після 10.06.2026?
Після того як Пенсійний фонд оцифрує трудову книжку, роботодавець видає працівникам особисто під підпис паперову трудову книжку.
Працівник може порівняти дані в особистому кабінеті на порталі ПФУ зі своєю паперовою книжкою, щоб переконатися, що всі записи вірні та звернутись до органів Фонду у випадку неточностей чи розбіжностей.
Важливо! На вимогу працівника, роботодавець і надалі зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі
Джерело: ПФУ
Стаття на тему: