Електронна трудова книжка, яку було запроваджено у 2021 році, містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни щодо трудової діяльності.

Відомості до 1 січня 2004 року з паперової трудової книжки, яка була основним документом про трудову діяльність людини, можуть бути оцифровані та зберігати інформацію про всі періоди трудової діяльності людини в інформаційній системі Пенсійного фонду України.

Важливо! Страховий стаж обчислюється за даними системи персоніфікованого обліку, а за періоди до її впровадження – за даними, включеними на підставі документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, зокрема за оцифрованими документами, які містять дані про періоди трудової діяльності.

Подати трудову книжку працівника на оцифрування можна онлайн, зокрема перебуваючи за кордоном. Для цього потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки, на яких було внесено записи.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
збережені у форматах JPG або PDF;
розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).

Для онлайн-подання скан-копій алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису та натисніть кнопку «Увійти».

Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть загальну інформацію про особу (якщо вона не підтягнулась автоматично) та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Крок 5. З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Зверніть увагу! Пенсійний фонд України забезпечує доступ до сервісів на вебпорталі електронних послу Пенсійного фонду України з територій дружніх до нашої країни держав

Джерело: ПФУ

Працівник за кордоном: як оцифрувати трудову книжку

Чи можуть щомісяця надсилати повістки заброньованим і накладати штрафи

Чи обов’язково надавати Витяг про місце прописки при працевлаштуванні

Як купити пенсійний стаж: ціна, правила та «підводні камені»

Чи потрібно долучати документи про суміщення до особової справи працівника

Електронний виконавчий документ у «Дії»: як отримати онлайн і подати виконавцю

Класифікатор професій в Україні оновлять: які зміни чекають роботодавців

Щорічна звірка з військового обліку: як зафіксувати відомості персонального обліку через «Дію»

Як додати, змінити або видалити дані працівника в Реєстрі «Оберіг» через «Дію»

Відомості персонального обліку військовозобов’язаних: як отримати дані про працівників із Реєстру «Оберіг»

Чи потрібен реєстраційний номер на письмовому трудовому договорі

Витяг з електронної трудової книжки онлайн: як отримати через портал ПФУ

Зразок Журналу ознайомлення працівників з колективним договором

Однаковий стаж – різна пенсія: чому виплати можуть відрізнятися на 75%

Кабмін вніс зміни до Постанови №1298: що змінилося в оплаті праці

Характеристика державного службовця: чи обов’язково переходити на форму Мін’юсту з 09.07.2026

Вихідна допомога при звільненні: чи можна виплатити її, якщо підстави немає у ст. 44 КЗпП

Довідка з місця роботи вже в «Дії»: як отримати онлайн

Звільнення за власним бажанням при строковому трудовому договорі

Перевірки військового обліку на підприємствах: кого перевіряють щороку, а кого – раз на 4 роки

Отримали підтвердження або нову критичність: коли переброньовувати працівників і чи треба анульовувати бронювання

Готові записи до трудової Усі зразки в одному місці⬇️

Календар кадровика