Новий декрет під час відпустки до 3 років: варіанти оформлення

1. Оформлення декретної відпустки: класична ситуація
2. Декретна відпустка під час відпустки до 3 років: чи припиняти
3. Якщо не припиняти відпустку до 3 років
4. Декретні відпустки в табелі обліку робочого часу
5. Висновки

Оформлення декретної відпустки: класична ситуація

Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) передбачає декілька видів соцвідпусток. Згідно з його ст. 4 соціальна відпустка може бути таких видів:

1. відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки);
2. відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки);
3. відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (ст. 18-1 Закону про відпустки);
4. додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 Закону про відпустки);
5. відпустка при народженні дитини (ст. 19-1 Закону про відпустки).

Найчастіше оформлюють дві відпустки: спочатку відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, а після її закінчення – відпустку до 3 років.

Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі медичного висновку тривалістю загалом 126 календарних днів: 70 календарних днів до пологів і 56 календарних днів після пологів.

У випадку народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів жінці надають після пологів відпустку 70 календарних днів, тобто загальна тривалість такої відпустки буде складати 140 календарних днів. Жінкам, які мають статус осіб, що постраждали від Чорнобильської катастрофи, відпустку надають тривалістю 180 календарних днів (90 – до пологів і 90 – після пологів).

Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами оформлюється на підставі:

1. заяви працівниці;

та

1. листка непрацездатності, оформленого відповідним чином.

Жінка має надати ці документи, а роботодавець видає відповідний наказ. Як зазначало Мінсоцполітики у листі від 28.02.2019 № 228/0/206-19, видання наказу про надання відпустки по вагітності та пологах є обов’язковим, його наявність дасть змогу правильно вести облік робочого часу й уникнути помилок в нарахуванні заробітної плати й допомоги по вагітності та пологам.

Саме на підставі такого наказу кадрова служба робить позначки в особовій картці працівника, а бухгалтерія нараховує допомогу по вагітності та пологах, яка компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Крім того, в додатку 5 до податкового розрахунку в графі 10 зазначають дату початку такої відпустки та її закінчення, а в графі 16 зазначають реквізити наказу, на підставі якого і була надана така відпустка.

Після закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами за бажанням матері або батька дитини, тобто одному з них, надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки). Така відпустка надається за заявою матері, батька дитини або осіб, зазначених у ч. 3 ст. 18 Закону про відпустки, повністю або частково в межах установленого періоду та оформляється наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу (ст. 20 Закону про відпустки). Зверніть увагу, право на відпустку для догляду за дитиною до 3 років мають працівники не лише за основним місцем роботи, а й за сумісництвом (лист Мінсоцполітики від 18.05.2011 № 164/13/116-11).

Як бачите, оформлення таких соцвідпусток завжди супроводжується наданням заяви та виданням наказу. Крім того, для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами ще додатково слід мати оформлений належним чином листок непрацездатності, а для відпустки для догляду за дитиною – копію свідоцтва про народження дитини

Декретна відпустка під час відпустки до 3 років: чи припиняти

Як діяти, якщо під час перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років надійшов листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами?

Відповідь на це запитання надало Мінекономіки. У листі від 01.07.2021 № 4712-06/34400-07 Мінекономіки зазначило:

Законодавством не передбачено норми щодо переривання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з підстав надання жінці листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами за ініціативою роботодавця. <…> Разом з тим жінка за її бажанням може перервати відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та оформити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, а після її закінчення знову скористатися своїм правом на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Отже, якщо працівниці відкрито лікарняний листок з причини непрацездатності «вагітність та пологи», а вона в цей час перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, то відпустка по догляду за дитиною має бути припинена. Законодавство не передбачає можливості надання працівниці двох відпусток одночасно.

Увага! Ініціатором припинення відпустки до 3 років має бути працівниця. Законодавством не передбачено норми щодо переривання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з підстав надання жінці листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами за ініціативою роботодавця (лист Мінекономіки від 01.07.2021 № 4712-06/34400-07)

Після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка знову може оформити відпустку для догляду за дитиною до 3 років. Водночас таку відпустку можна оформити для догляду за старшою дитиною або для догляду за молодшою дитиною.

Увага: якщо працівниця після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами оформить відпустку для догляду за старшою дитиною, то після її закінчення, вона може оформити відпустку до 3 років за молодшою дитиною. У такому разі право на відпустку для догляду за другою дитиною починається з наступного дня після дати виповнення першій дитині 3 років

Отже, працівниця має надати заяву про припинення відпустки для догляду за дитиною до 3 років та заяву про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. На підставі таких заяв роботодавець видає відповідні накази: про припинення відпустки до 3 років та про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами.

Після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка знову має надати заяву про надання відпустки до 3 років, а роботодавець видає новий наказ про надання такої соцвідпустки.

Процедуру оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, коли вона припадає на відпустку до 3 років представлена на схемі нижче.

Якщо не припиняти відпустку до 3 років

Як зазначало Мінекономіки у листі від 01.07.2021 № 4712-06/34400-07, жінка за її бажанням може перервати відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та оформити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, а після її закінчення знову скористатися своїм правом на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Отже, тут має бути бажання працівниці, роботодавець не може її примушувати

Водночас допомогу по вагітності та пологам такій жінці буде нараховано в кожному разі. Так, відповідно до ч. 3 ст. 18 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування», за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що збігається з відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, допомога по вагітності та пологам виплачується незалежно від допомоги при народженні дитини. Підставою для її нарахування буде листок непрацездатності.

Тож, якщо працівниця не надала окрему заяву на надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, то вона продовжує перебувати у відпустці для догляду за першою дитиною до досягнення нею 3 років.

Але це викликає запитання у кадровому обліку, тому краще розглядати варіант із припиненням відпустки до 3 років і одночасним оформленням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Декретні відпустки в табелі обліку робочого часу

Відповідно до кодів, які зазначені в типовій формі табеля обліку використання робочого часу П-5, яка затверджена наказом № 489, і відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, і відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку зазначають буквеним кодом «ВП» або цифровим «16».

Водночас цим кодом табелюють усі календарні дні місяця без винятку, навіть і вихідні, святкові, неробочі тощо.

Висновки

1. У разі відкриття лікарняного листка по вагітності та пологах під час відпустки до 3 років, таку відпустку слід припинити та оформити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на підставі листка непрацездатності.
2. Після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця може знову піти у відпустку для догляду за дитиною до 3 років за першою або другою дитиною.

Шаблони та зразки документів:

Заява про припинення відпустки по вагітності та пологах

Наказ про припинення відпустки по вагітності та пологах

Заява про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами

Наказ про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами

Заява про надання відпустки для догляду за дитиною до трьох років

Наказ про надання відпустки для догляду за дитиною до трьох років

Заява про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Статті та консультації на тему:

Відпустка по вагітності та пологах 2026: як оформити

Право матері на соцвідпустку на дітей за період декрету – нове роз’яснення Мінекономіки