Масове вивільнення працівників: коли подавати та як заповнювати форму 4-ПН у 2026 році

1. Що таке вивільнення працівників
2. Масове вивільнення працівників
3. Як заповнювати та подавати інформацію за формою № 4-ПН
4. Яка відповідальність за неподання інформації про масове вивільнення
5. Висновки

Що таке вивільнення працівників

Для початку розберемося із поняттям «вивільнення працівників» і вимог Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) щодо цього.

Розірвання трудового договору з працівниками з ініціативи роботодавця регламентують статті 40 та 41 КЗпП.

Так, зокрема:

1. трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані роботодавцем у т.ч. у випадку змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (ст. 40 КЗпП);
2. крім підстав, передбачених ст. 40 КЗпП, трудовий договір з ініціативи роботодавця може бути розірваний також у випадку неможливості забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку із знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій (п. 6 ч. 1 ст. 41 КЗпП).

Отже, основний нормативно-правовий документ, що регулює трудові відносини в Україні передбачає випадки, коли роботодавець за своєю ініціативою може звільнити працівників. Вони прописані у статтях 40 та 41 КЗпП.

Однак, якщо мова йде не просто про розірвання трудового договору за ініціативою роботодавця, а про скорочення чисельності працівників та / або скорочення чисельності штату, застосовується поняття «вивільнення працівників».

З огляду на це, за загальним правилом, вивільнення працівників – це звільнення за п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП – скорочення, реорганізація, ліквідація тощо.

Неможливість забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку із знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій передбачена п. 6 ч. 1 ст. 41 КЗпП так чи інакше призводить до змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Порядок вивільнення працівників прописаний у главі ІІІ-А КЗпП. Виходячи з її змісту виникає різниця у вимогах КЗпП залежно від причини вивільнення працівників.

Зокрема, ст.49-2 КЗпП передбачено порядок вивільнення за вищезгаданими пунктами КЗпП.

Вивільнення працівників згідно п. 1 ч.1 ст. 40 КЗпП здійснюється в такому порядку:

1. про наступне вивільнення працівників персонально попереджають не пізніше ніж за 2 місяці;
2. при вивільненні працівників у випадках змін в організації виробництва і праці враховується переважне право на залишення на роботі, передбачене законодавством;
3. одночасно з попередженням про звільнення у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці власник або уповноважений ним орган, фізична особа, яка використовує найману працю, пропонує працівникові іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації, у фізичної особи;
4. при відсутності роботи за відповідною професією чи спеціальністю, а також у разі відмови працівника від переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації, у фізичної особи працівник, на власний розсуд, звертається за допомогою до державної служби зайнятості або працевлаштовується самостійно;
5. якщо вивільнення є масовим відповідно до ст. 48 Закону України від 05.07.2012 № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі – Закон № 5067), власник або уповноважений ним орган, фізична особа, яка використовує найману працю, повідомляє державну службу зайнятості про заплановане вивільнення працівників;
6. повідомлення має містити інформацію про заплановане масове вивільнення працівників, визначену ч. 2 ст. 49-4 КЗпП, та проведення консультацій з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником);
7. повідомлення обов’язково подається виборному органу первинної профспілкової організації (профспілковому представнику).

Вивільнення працівників відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 41 КЗпП здійснюється в такому порядку:

1. про наступне вивільнення працівників персонально попереджають не пізніше ніж за 10 к. дн.;
2. не пізніше ніж за 10 к. дн. до запланованого вивільнення працівників первинним профспілковим організаціям надається інформація щодо цих заходів, включаючи інформацію про причини вивільнення, кількість і категорії працівників, яких це може стосуватися, про строки проведення звільнення.

Масове вивільнення працівників

Відповідно до ст. 48 Закону №5067 масовим вивільненням працівників з ініціативи роботодавця є вивільнення протягом одного місяця:

1. 10 і більше працівників у роботодавця з чисельністю працівників від 20 до 100;
2. 10% і більше працівників у роботодавця з чисельністю працівників від 101 до 300;
3. 30 і більше працівників у роботодавця з чисельністю працівників від 301 до 1000;
4. 3% і більше працівників у роботодавця з чисельністю працівників від 1001 і більше.

Отже, законодавством передбачено, що крім поняття «вивільнення працівників» існує поняття «масового вивільнення працівників», і в таких випадках Закон №5067 передбачає додаткові вимоги до роботодавців.

Зокрема, відповідно до ст.50 Закону №5067 роботодавці зобов'язані своєчасно та в повному обсязі подавати територіальним органам Державної служби зайнятості інформацію про заплановане масове вивільнення працівників.

Роботодавці зобов’язані повідомляти центр зайнятості про масове вивільнення працівників, у наступні строки:

1. у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємств, установ, організацій, скороченням чисельності або штату працівників підприємства, установи, організації незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання (ч.1 ст. 40 КЗпП) – не пізніше ніж за два місяці до вивільнення;
2. у разі звільнення державних службовців відповідно до пунктів 1 та 1-1 ч. 1 ст. 87 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу» – не пізніше ніж за 30 к. дн. до вивільнення;
3. у випадку неможливості забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку із знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій (п. 6 ч. 1 ст. 41 КЗпП) – не пізніше як за 10 к. дн. до вивільнення.

Увага! Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку подання інформації є перший після нього робочий день

Таку інформацію подаємо за визначеною формою, яку затверджено наказом Міністерством розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.03.2021 № 563 «Про затвердження форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці» та Порядку її подання».

Далі зупинимося саме на її заповненні та поданні.

Як заповнювати та подавати інформацію за формою № 4-ПН

З тим хто та у які строки подає «Інформацію про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці» за формою № 4-ПН (далі – інформація) ми розібралися вище. Час з’ясувати відповіді на ще кілька питань щодо подання такої інформації.

Куди подавати Інформацію за ф. № 4-ПН?

До міських, районних і міськрайонних центрів зайнятості та філій регіональних центрів зайнятості за місцем провадження господарської діяльності роботодавця

У який спосіб подавати Інформацію за ф. № 4-ПН?

Онлайн: через електронний кабінет, який створюється роботодавцем або уповноваженою ним особою, шляхом реєстрації персонального облікового запису в електронному сервісі «Електронний кабінет роботодавця», що розташований на вебсайті Державної служби зайнятості.

Офлайн: у паперовій формі із засвідченням підписом керівника / фізичної особи – підприємця або уповноваженої ним (нею) особи.

Які відомості зазначати у Інформації за ф. № 4-ПН?

У формі № 4-ПН слід вказати:

1. найменування професії (посади) відповідно до чинного Національного класифікатора України «Класифікатор професій»;
2. кількість осіб, яких передбачається вивільнити;
3. дату наказу, яким працівники були попереджені про заплановане вивільнення;
4. дату запланованого вивільнення працівників.

У запис з окремим порядковим номером включаються дані про кількість запланованих до вивільнення працівників, згідно з якими дані про найменування професії (посади), дату наказу про попередження про вивільнення працівників та дату запланованого вивільнення, відображені у графах 1, 3, 4, повністю збігаються. В іншому випадку дані про заплановане вивільнення працівників відображаються в записах під іншими порядковими номерами (див. нижче зразок).

Зразок заповнення табличної частини Форми № 4-ПН

Важливі деталі:

У таблиці форми № 4-ПН «Дата наказу про попередження про заплановане вивільнення працівників» (графа 3) – це дата видання розпорядчого документа, яким було ініційовано процедуру скорочення чисельності або штату. Дата цього наказу має бути не пізніше ніж за два місяці (або 10 днів, залежно від підстави) до дати фактичного звільнення (графа 4).

Дотримуйтеся вимоги попередження працівників, як того вимагають ст. 40 та ст. 41 КЗпП. Зокрема, роботодавець зобов’язаний особисто попередити кожного працівника про майбутнє звільнення за 2 місяці (або 10 днів, залежно від підстави) до дати звільнення.

Процедура попередження може бути наступною:

1. видати наказ про (розпорядчий документ), яким буде ініційоване вивільнення працівників;
2. надіслати працівникам письмові повідомлення (довільної форми);
3. ознайомити кожного співробітника з наказом про скорочення персоналу під підпис.

Дата повідомлення, а також дата наказу про скорочення повинна бути однаковою. Поряд із підписом працівника про ознайомлення ним також зазначається дата ознайомлення. Саме вона є початком періоду персонального попередження передбаченого ст. 40 та ст. 41 КЗпП.

Найкращим варіантом є коли дата наказу, дата повідомлення та дата ознайомлення працівника є однаковими.

Формою №4-ПН передбачено також вибір варіанта вивільнення:

1. якщо ви обрали варіант «одноразово (протягом одного місяця)», дата наказу для всіх рядків може бути однаковою.

1. якщо вивільнення відбувається «протягом трьох місяців», ви можете вказувати різні дати наказів для різних груп працівників, якщо вони попереджалися в різний час.

Дата вивільнення: Це останній робочий день працівника. Форма 4-ПН має бути подана до Центру зайнятості не пізніше ніж за два місяці (або 10 днів, залежно від підстави) до дати у графі «Дата запланованого вивільнення».

Яка відповідальність за неподання інформації про масове вивільнення

Відповідно до ч. 6 ст. 53 Закону № 5067 у разі неподання або порушення роботодавцем установленого порядку подання даних про заплановане масове вивільнення працівників, стягується штраф у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення. У 2026 році це 34588 грн (8 647 грн х 4).

Штраф накладає Державна служба України з питань праці (Держпраці) за результатами перевірки.

Оскільки це адміністративно-господарська санкція, вона може бути застосована протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через один рік з дня його вчинення.

Висновки

Подання форми № 4-ПН у 2026 році залишається критично важливим етапом процедури масового вивільнення працівників. Роботодавцю важливо пам’ятати три головні правила:

1. Дотримання строків: звіт має потрапити до Центру зайнятості не пізніше ніж за два місяці або не пізніше як за 10 календарних днів (залежно від підстави) до вивільнення.
2. Точність даних: у табличній частині не вказуються ПІБ, проте назви професій повинні суворо відповідати Класифікатору, а дати наказів – підтверджувати вчасне попередження персоналу.
3. Фінансова відповідальність: помилка або ігнорування звіту у 2026 році коштуватиме підприємству 34 588 грн штрафу за кожне порушення.

Марія МОРАР, консультант з питань бухгалтерського обліку, аудиту та оподаткування, сертифікований бухгалтер-практик САР

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення профспілці про заплановане скорочення чисельності та штату

Наказ про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Повідомлення працівнику про скасування скорочення штатної одиниці

Наказ про скасування наказу про скорочення штатних одиниць

Мінікурс на тему:

Скорочення чисельності або штату: алгоритм звільнення працівників

Статті та консультації на тему:

Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення

Попередження про скорочення і нові вакансії: коли роботодавець зобов’язаний повідомляти

Звільнення працівників, коли це потрібно, але немає за що звільнити