Облік вихідних днів працівника у відрядженні: важливі нюанси

У наказі про відрядження необхідно зазначати фактичний строк відрядження — від дня вибуття до дня прибуття включно.

День вибуття у відрядження — це день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, а день прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника згідно п. 7 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text).

Наприклад, якщо працівник виїхав у відрядження в неділю, а повернувся через 14 днів у суботу, у наказі зазначають весь фактичний період відрядження, включно з неділями, суботами та днями перебування в дорозі.

За всі календарні дні перебування у відрядженні, включаючи вихідні, працівникові виплачують добові відповідно до ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).

Щодо надання інших днів відпочинку за вихідні дні під час відрядження, необхідно розрізняти такі ситуації.

1. Якщо працівник вибув у відрядження у вихідний день.

Відповідно до п. 10 розд. I Інструкції № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text), якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, після повернення йому надають інший день відпочинку в установленому порядку.

Отже, якщо працівник виїхав у відрядження в неділю, це є підставою для надання іншого дня відпочинку після повернення. Водночас важливо враховувати, що Інструкція № 59 безпосередньо застосовується до підприємств, установ та організацій, на які поширюється її дія. Приватним підприємствам доцільно врегулювати це питання у власному Положенні про службові відрядження.

Якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день і не виконує роботу, він перебуває в дорозі, то цей день не є роботою у вихідний день, йому може бути наданий інший день відпочинку, якщо це передбачено Положенням про службові відрядження

2. Працівник перебував у відрядженні у вихідний день, але не працював.

Якщо працівник у суботу чи неділю перебував у місці відрядження, але не виконував службових завдань, а підприємство, до якого його направили, не працювало, сам факт перебування поза місцем постійного проживання не є підставою для надання іншого дня відпочинку.

Пункт 8 розд. I Інструкції № 59 передбачає, що на відрядженого працівника поширюється режим робочого часу підприємства, до якого його направлено. Інші дні відпочинку за дні відпочинку, не використані під час відрядження, після повернення не надаються. Тому аргумент працівника «я був у відрядженні, а не вдома» сам по собі не є достатньою підставою для надання додаткових вихідних.

3. Працівник виконував роботу у вихідний день.

Якщо працівник фактично працював у вихідний день — наприклад, проводив переговори, брав участь у виробничих заходах, приймав обладнання або виконував інші службові завдання, — роботу компенсують відповідно до ст. 72 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n450): за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку або оплатою в подвійному розмірі.

Крім того, згідно з п. 9 розд. I Інструкції № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text), якщо працівника спеціально направляють у відрядження для роботи у вихідні дні, компенсацію за роботу в ці дні здійснюють відповідно до законодавства.

Тому, якщо заздалегідь відомо, що працівник має виконувати службове завдання у вихідний день, це потрібно передбачити в наказі про відрядження. У ньому доцільно прямо зазначити відповідні дати та необхідність виконання роботи у вихідні. Якщо потреба в роботі у вихідний виникла вже під час відрядження, то потрібно зафіксувати фактично виконані завдання.

Кадровик не зобов'язаний самостійно здогадуватися, чи працював працівник у суботу або неділю. Водночас не можна автоматично вважати всі дні відрядження робочими лише тому, що працівник перебував поза домом.

Рекомендую закріпити у Положенні про службові відрядження обов'язок працівника після повернення подавати звіт про виконання службового завдання, в якому, зокрема, зазначати, чи виконував він роботу у вихідні дні та які саме завдання виконував. За потреби ці відомості можна підтвердити документами приймаючої сторони, листуванням, звітом про виконані роботи або іншими наявними доказами.

Також варто передбачити, що керівник підрозділу підтверджує фактичне виконання завдань, а кадрова служба оформлює відповідні документи на підставі отриманої інформації.

Щодо табелювання: позначка «ВД» відображає перебування працівника у відрядженні, але сама по собі не підтверджує фактичну роботу в кожен календарний день відрядження. Тому облік відрядження не слід ототожнювати з обліком фактично відпрацьованого часу.

Отже, у вашій ситуації працівник, який виїхав у неділю у відрядження на 14 днів, має право на інший день відпочинку за день вибуття у вихідний день у порядку, передбаченому для роботодавця. За інші суботи та неділі, коли він перебував у місці відрядження, але не працював, додаткові дні відпочинку автоматично не надають. Якщо ж він фактично виконував роботу у вихідні, необхідно встановити конкретні дати, належно оформити роботу та вирішити питання компенсації відповідно до законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!