Kadroland | Не чекайте 10 червня! Кому терміново сканувати трудові книжки у березні

Залишається всього 3 місці, щоб передати сканкопії паперових трудових книжок на вебпортал ПФУ. Водночас в деяких випадках відсканувати трудову книжку слід вже у березні. Поговоримо детально.

Гранична дата для передання сканкопій – 10.06.2026

Нагадаємо, що передати сканкопії трудових книжок треба до 10.06.2026. Виконати обов’язок можна двома способами: передати на вебпортал ПФУ сканкопії трудової книжки або оцифрувати записи з трудової книжки.

Зауважте, що ПФУ традиційно намагається перекласти цей обов’язок на плечі роботодавців. Але відповідно до чинного законодавства відомості про трудову діяльність працівника подаються працівником, страхувальником або представником страхувальника. Зокрема, про це прямо зазначено в п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок №11-1). Більше аргументів в статті та консультації.

Отже, роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. Прямого ж обов’язку для роботодавця не встановлено. Тож оцифрувати свою трудову книжку може і працівник самостійно – без участі роботодавця.

Які трудові книжки слід оцифрувати першими

Оцифрувати (або передати сканкопії) слід всі трудові книжки. Немає жодного виключення, які трудові книжки не оцифровуються.

Водночас пам’ятайте, що є категорії осіб, чиї трудові книжки слід оцифрувати в першу чергу.

Так, першочергово подаються та опрацьовуються відомості про трудову діяльність осіб:

яким до настання права на пенсію за віком залишилося два і менше років;
за період до 01 липня 2000 року.

Тобто, якщо роботодавець приймає рішення сканувати трудові книжки працівників, то краще почати саме з таких працівників.

Чиї трудові книжки слід оцифрувати в березні 2026

З практики хочемо звернути вашу увагу ще на кілька категорій, яким слід оцифрувати трудові книжки не просто до 10.06.2026, а вже в березні. Мова йде, зокрема, про:

мобілізованих у березні 2026;
працівників, в яких у березні 2026 починається відпустка для догляду за дитиною, призупинення дії трудового договору або довготривала, тобто більше одного місяця, неоплачувана відпустка.

Щойно по таких працівниках буде подано Об’єднаний зарплатний звіт без нарахування та виплати доходу та ЄСВ, зв’язок «роботодавець-працівник» буде розірвано і передати сканкопію трудової книжки роботодавець вже не зможе.

Увага! Трудові відносини не припиняються, але передати сканкопію не вийде

При цьому немає офіційного роз’яснення, що робити після 10.06.2026 з трудовими книжками, які ще зберігаються у роботодавця, але не були оцифровані.

Звісно, трудову книжку завжди може оцифрувати сам працівник. Але тут треба подбати про грамотну видачу трудової книжки, якщо вона ще зберігається у роботодавця. До того ж по мобілізованих це може бути просто нереально.

Чи сканувати трудові книжки пенсіонерів та тих, хто за кордоном

Оцифрувати можна і трудові книжки працівників, що перебувають за кордоном. Зробити це може і роботодавець, якщо така трудова книжка ще зберігається в нього, і сам працівник з-за кордону.

Трудові книжки непрацюючих пенсіонерів не сканують. По трудових книжках працюючих пенсіонерів за віком склалася неоднозначна позиція. Одні фахівці радять передавати скани трудових працівників-пенсіонерів, інші – навпаки ні. З’ясувати це питання може й сам працівник-пенсіонер через звернення до Пенсійного фонду, де оформлювалася пенсія.

Трудову книжку сканує роботодавець

Кілька порад, як організувати процес сканування трудових книжок, для роботодавців.

Якщо трудова книжка зберігається в працівника, то для сканування роботодавцю достатньо усного звернення від працівника. Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, то сканування відбувається в рамках «роботи з трудовими книжками» інспектора з кадрів.

Отримувати заяву та згоду на обробку персональних даних від працівника не потрібно.

Окремий наказ про сканування трудових книжок не обов'язковий. Як правило, якщо є інспектор з кадрів, то це входить до його посадових обовʼязків згідно з посадовою інструкцією.

Якщо скануєте трудові книжки, які зберігаються у працівників, то не приймайте їх на зберігання навіть на один день.

Обов’язково проведіть аудит трудової книжки, внесіть можливі виправлення. Нагадаю, що виправлення вносимо на підставі Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Щоб передати сканкопії на вебпортал, роботодавцю необхідно увійти до кабінету страхувальника за допомогою кваліфікованого електронного підпису або за токеном.

Заповніть форму звернення, зокрема, введіть так званий ідентифікаційний код та ПІБ особи, завантажте скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл», підпишіть КЕП та надішліть до Пенсійного фонду.

Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Однак перевірте наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення».

Трудову книжку сканує працівник

Якщо сканкопії передає сама працівник, то це відбувається через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Але для авторизації Вам обов’язково треба отримати так званий електронний підпис.

Оберіть у розділі «Комунікації з ПФУ», що знаходиться у лівому боковому меню, вкладку «Відомості про трудові відносини».

Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних, тобто поставте відповідну позначку.

Завантажте скан-копії сторінок трудової книжки, підпишіть електронним підписом та натисніть «Відправити до ПФУ».

Результат опрацювання заяви можна переглянути у вкладці «Мої звернення».

Технічні вимоги до сканкопій трудової книжки

Декілька порад, як зробити сканкопії трудової книжки, щоб їх точно прийняв ПФУ.

Підготуйте сканкопії. Зручно на кожного працівника завести окрему папку і туди додавати сканкопії трудової книжки та інших документів за потреби. Зауважте, що сканкопію трудової книжки можна подати одним файлом або ж кожен розворот окремо. Але стежте, щоб файл відповідав технічним вимогам.

Так, сканкопії повинні бути виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів. Сканувати ксерокопії або робити чорно-білі скани не можна.

Скануємо тільки заповнені сторінки. Передаємо їх на вебпортал в хронологічному порядку.

Зручно кожен файл називати прізвищем працівника чи його ідентифікаційним кодом і зазначати номера сторінок, що містяться на сканкопії.

Зображення мають бути у форматах JPG або PDF. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi.

Стежте, щоб зображення були чіткі та повні. Дуже часто сканкопії не приймаються, бо при скануванні обрізали реквізити наказу в останній графі трудової книжки.

Більше інформації – тут.

Зауважте, що процес опрацювання поданих звернень може тривати кілька місяців – не лякайтеся.

Штраф за не передачу сканкопій

Оскільки у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі сканкопій паперових трудових книжок працівників до ПФУ, то і штрафувати його немає за що.

Також нагадуємо: якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06.2026, стаж не втратиться (деталі – тут).

Порада: за можливості допомагайте працівникам оцифровувати трудові книжки. Тим паче, що це не вимагає додаткових заяв та наказів.