👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Роботодавець не несе відповідальності за неоцифрування трудової книжки.
По-перше, нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі – Порядок № 11-1):
- працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
- працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
- страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.
Отже, роботодавець може, але не зобов’язаний передавати сканкопії книжок працівників.
По-друге, відповідно до п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом.
Тобто за офіційною інформацією передати сканкопії трудових книжок на вебпортал ПФУ слід до 10.06.2026.
По-третє, за роз’ясненнями ПФУ, неоцифрування трудової книжки до 10.06.2026 не призведе до втрати набутого страхового стажу. Адже основним документом, який підтверджує стаж роботи до 1 січня 2004 року, є трудова книжка. Крім того, маємо і законодавче підкріплення (подробиці – тут).
Крім того, у Комітеті Верховної ради з питань соцполітики заспокоюють:
якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії
З цього роз’яснення випливає, що сканувати трудові книжки ми зможемо й після 10.06.2026.
Отже, навіть якщо працівниця звернеться до суду, для роботодавця це не нестиме негативних наслідків.
Джерело: kadroland
Мінікурси на тему:
Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування
Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань
Статті та консультації на тему:
Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Сканування трудової книжки: кому встигнути до 10 червня, втрата стажу та штрафи
Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
ПФУ не приймає сканкопію диплома: що робити
Чи можна оцифрувати трудову книжку мобілізованого: що змінилося
Як передати сканкопії трудової книжки: загальний файл чи кожен розворот окремо
