Нові вимоги ТЦК: як заповнювати графу 18 Списків військового обліку у 2026 році

В разі прийняття, звільнення чи зміни облікових даних необхідно подавати додаток 4 до ТЦК «працівника». Інформація про подані повідомлення зазначається в графі 18 Списків військового обліку. Сьогодні розберемо, яку саме інформацію про цей додаток треба зазначати в Списках

10

1789


  1. Коли інформацію про додаток 4 зазначати в графі 18 Списків військового обліку
  2. Чи зазначати інформацію про всі подані додатки 4
  3. Яку інформацію про додаток 4 вносити в графу 18
  4. В графі 18 зазначаємо подання додатка 4 за поточний рік чи взагалі
  5. Чи загрожує штраф за неправильне заповнення графи 18 Списків військового обліку
  6. Висновки


Коли інформацію про додаток 4 зазначати в графі 18 Списків військового обліку


За загальним правилом в графі 18 Списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі – Порядок № 1487) відображається:

Графа 18 — дата та номер повідомлення, надісланого до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу), про призначення на посаду/звільнення з посади. <...>

Простими словами тут зазначаємо дату і номер додатка 4, який надсилали до ТЦК при прийнятті чи звільненні працівника.


І ось тут перший цікавий момент. Формально фіксувати тут інформацію про подання додатка 4 в разі переведення не передбачено. Але, на нашу думку, краще зазначити реквізити такого повідомлення. Тоді графи 17 та 18 корелюватимуть між собою.


А ось вносити інформацію про подання додатка 4 в разі зміни облікових даних чинним законодавством не вимагається.


Чи зазначати інформацію про всі подані додатки 4


Ще один цікавий момент. Формально графа 18 заповнюється в тандемі з графою 17. Своєю чергою, в графі 17 відображають, зокрема, інформацію про останнє переведення. Це дає підстави вважати, що зазначаємо інформацію тільки про останню подію. Отже, і в графі 18 доцільно зазначати реквізити останнього з поданих повідомлень. Тобто нове повідомлення «замінює» інформацію про попереднє повідомлення.


Яку інформацію про додаток 4 вносити в графу 18


Форма додатка не містить спеціального місця для зазначення реєстраційного номера та дати подання додатка.

Яку ж тоді інформацію треба зазначати в графі 18 Списків?

Ми рекомендуємо надсилати додаток 4 із супровідним листом, який реєструють як вихідну кореспонденцію. Відповідно в графі 18 фіксуємо реєстраційний номер і дату такого супровідного листа.


Якщо подавали додаток 4 без супровідного листа, зазначте дату поштових реквізитів, що підтверджують направлення додатка 4. Такий корінець завжди радимо зберігати.


В графі 18 зазначаємо подання додатка 4 за поточний рік чи взагалі


Порядок №1487 не дає відповіді на це запитання. Тож далі кілька наших міркувань з цього приводу у вигляді відповідей на питання, які нам часто ставлять на безкоштовних вебінарах та в сервісі «Особистий консультант».

Чи потрібно переносити до графи 18 інформацію про повідомлення, подані в попередніх роках?

На нашу думку, інформацію про подані повідомлення слід залишати в графі 18 до моменту заміни цього повідомлення новим повідомленням. Аргументи наступні. Порядок №1487 не вимагає в Списках, які ми ведемо в поточному році, видаляти якусь «минулорічну» інформацію.

Приклад

Якщо військовозобов’язаного працівника прийняли у 2025 році й подали повідомлення за додатком 4 до ТЦК 19 червня 2025 року, то реквізити й дата подання такого повідомлення чи реєстраційний номер супровідного листа будуть в графі 18 і в Списках за 2026 рік

Водночас як показує практика, ТЦК дивляться на заповнення цієї графи по-різному. Одні ТЦК вимагають прибирати минулорічну інформацію, тобто фіксувати тільки інформацію про додатки, подані в поточному році. Інші ж підтримують наш підхід.


Тож наша вам порада: в рамках взаємодії з ТЦК, з’ясуйте цей момент у своєму ТЦК.

З практики: простіше на вимогу «прибрати» зайву інформацію, ніж пояснити, чому тут «порожня комірка». Бо іноді відсутність даних трактується як неподання додатка 4

Коли графа 18 Списків військового обліку може залишатися порожньою?

На нашу думку, в графі 18 слід відображати тільки повідомлення, подані після 05.01.2023. Саме з цієї дати взагалі виник обов’язок вести Списки військового обліку і подавати повідомлення саме за додатком 4!


Якщо ж працівника прийняли, наприклад, 2021 році, то, вважаємо, інформацію про поданий додаток 2, який був чинний на той час, в графі 18 зазначати не треба. Тобто доцільно залишити графу 18 незаповненою.


Якщо ж ваш ТЦК наполягає, що графа 18 не може бути порожньою, або внесіть дані поданого додатку 2, або зараз подайте повідомлення по усіх призовниках, військовозобов'язаних і резервістах, яких ви приймали на роботу чи звільняли з роботи після рубіжної дати. А ще краще – поцікавтеся у свого ТЦК, як саме слід заповнити графу щодо таких ситуацій.


Чи загрожує штраф за неправильне заповнення графи 18 Списків військового обліку


Як нам відомо з практики, ТЦК обмежуються зауваженнями. Але в усякім разі краще тримати Списки в порядку.


Висновки


  1. За загальним правилом в графу 18 Списків вносимо інформацію про подані додатки 4 в разі прийняття, звільнення чи переведення працівників.
  2. У графі 18 Списків зазначають реєстраційний індекс та дату супровідного листа або реквізити поштового відправлення.
  3. Логічним здається тримати інформацію про поданий додаток 4 аж до моменту, поки буде подане наступне повідомлення. Хоча деякі ТЦК наполягають на зазначенні інформації тільки про додатки 4, подані в поточному році.


Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку


Шаблони та зразки документів:


Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення керівника (звільнення директора та призначення нового)


Мінікурси на тему:


Звітування у військовому обліку: важливі дати у 2026 році

Повідомлення до ТЦК за додатками 1 і 4 не подані: чи подавати із запізненням


Статті та консультації на тему:


Додаток 4 в графі 18 Списків ВО: як заповнити без штрафів

Заповнюємо графи 17 та 18 Списків ВО: поради та розбір ситуацій

Порада ТЦК: чи може графа 18 Списку ВО бути порожньою

Що писати в графі 18 списку, якщо повідомлення до ТЦК не подавалось

Чи переносити дані з графи 18 Списків на наступний рік

Бронь за іншим підприємством: що писати у графі 14

Чи вписувати в графу 15 інформацію про «військову кафедру»

Яку інформацію про бронювання вписуємо в графу 14 Списків ВО

✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
10

1789

2

13

4

69

2

105

2

9382

3

68

3

61

3

54

5

1171

3

163

2

154

3

5532

13

37833

3

589

4

135

4

151

4

796

5

1415

4

324

3

122

14

19322