Оформлення директора та виконувача обов’язків: протокол, наказ, ЄДР і кадрові нюанси

1. Оформлення трудових відносин із директором
2. Тимчасова відсутність керівника і виконувач обов’язків
3. Звільнення (відсторонення) керівника і одночасне обрання (призначення) нового
4. Директор подав заяву, збори мовчать: що робити кадровику
5. Хто і коли призначає виконувача обов’язків директора
6. Керівник та його в.о.: як відобразити у ЄДР
7. Обмеження повноважень відображаємо у ЄДР
8. Мобілізація директора: звільняти чи зберігати посаду
9. Про що кадровик забуває після зміни директора: повідомлення ТЦК
10. Висновки

Оформлення трудових відносин із директором

Багато профільних експертів і далі описують призначення, звільнення та облік робочого часу директора майже так само, як і для звичайного працівника: заява, наказ, табелювання за загальними правилами, дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, два тижні відпрацювання тощо.

Однак з огляду на чинне законодавство, передусім Закон України від 06.02. 2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» (далі – Закон про ТОВ) та сучасну судову доктрину частина таких рекомендацій потребує суттєвого уточнення.

Нагадаємо Велика Палата Верховного Суду в постанові від 06.09.2023 у справі №127/27466/20 остаточно закріпила: статус керівника товариства є насамперед корпоративним, а трудові права є похідними від нього. Більше про це ми розповідали тут.

Тож тут маємо дати відповідь на ключове запитання:

Протокол чи наказ: з якого документа починається і закінчується директор?

Протокол загальних зборів учасників або рішення єдиного учасника є головним документом щодо директора, а не його заява чи наказ. Саме рішення про обрання або припинення повноважень породжує чи припиняє статус керівника.

Наказ «приступаю до виконання обов’язків директора» залишається потрібним документом, однак має технічний, похідний характер. Він є підставою, зокрема, для розрахунку зарплати, відпускних та інформування інших служб про початок повноважень нового керівника.

Звідси випливає практичний висновок для кадрового діловодства:

запис до трудової книжки чи до відомостей про трудову діяльність вносять лише за наявності належної підстави – протоколу або рішення суду

Робити запис про звільнення директора виключно на підставі його заяви та спливу двотижневого строку попередження не варто. Навіть якщо керівник оформив наказ про своє звільнення.

Правило про попередження за два тижні зі ст. 38 КЗпП застосовується до директора інакше, ніж до решти працівників, оскільки в основі його статусу лежить не трудовий договір, а акт обрання.

Небажаною є ситуація, коли наказ передує протоколу. Наприклад, наказ про звільнення директора на підставі його заяви датовано 15 травня, а протокол загальних зборів про припинення повноважень та обрання нового керівника ухвалили лише 10 серпня – майже через три місяці.

В одній із судових справ адвокат колишнього директора саме на цьому будував позицію позивача та вимагав стягнути заробітну плату.

Тому наказ про звільнення керівника видавайте лише після проведення загальних зборів і на підставі протоколу або рішення єдиного учасника. Якщо власники відмовляються звільняти керівника, підставою для припинення трудових відносин може бути рішення суду. Про це поговоримо далі.

Тимчасова відсутність керівника і виконувач обов’язків

У більшості випадків тимчасової відсутності керівника, наприклад у зв’язку з мобілізацією, хворобою, відпусткою чи відрядженням, протокол або рішення загальних зборів учасників не вимагається. Достатньо наказу самого керівника, якщо інше не передбачено статутом підприємства.

При звільненні керівника власники не завжди обирають нового постійного директора. Іноді вони вирішують призначити тимчасового виконувача обов’язків.

Тому виникає окреме питання:

чи потрібен наказ керівника, який звільняється, про покладення на в. о. додаткових обов’язків?

По-перше, такий наказ не є юридичною підставою для виникнення повноважень в. о.

По-друге, якщо директора вже фактично відсторонено або звільнено рішенням зборів, видавати накази від його імені недоцільно, нелогічно, а в окремих випадках – юридично ризиковано.

Оптимальний варіант – передбачити обсяг обов’язків в. о. у статуті або одразу й повністю визначити його у протоколі зборів. В. о. своїм наказом може уточнити технічні деталі: дату початку виконання обов’язків, порядок передання справ тощо.

Звільнення (відсторонення) керівника і одночасне обрання (призначення) нового

Звільнення керівника або тимчасове відсторонення його від виконання повноважень неможливе без одночасного обрання чи призначення нового виконавчого органу. Це прямо передбачено ч. 3 ст. 39 Закону про ТОВ.

Інакше товариство залишається без особи, уповноваженої підписувати документи та представляти компанію.

Увага! Послідовність «спочатку звільнили, а потім колись призначимо когось іншого» є небезпечною. Вона створює період правового вакууму, протягом якого ані банк, ані контролюючі органи можуть не визнати підписані документи легітимними. На практиці нове фактичне керівництво, власники бізнесу та бухгалтерія відчують наслідки такого рішення дуже швидко

Директор подав заяву, збори мовчать: що робити кадровику

Досить часто маємо ситуацію коли директор подав заяву про звільнення, але загальні збори не відбулися: немає кворуму, учасники конфліктують або просто ігнорують питання.

У такій ситуації директор залишається керівником з усіма повноваженнями та обов’язками, доки питання остаточно не вирішать загальні збори або суд.

У цей перехідний період дотримуйтеся таких правил:

1. Не закривайте особову картку та не оформлюйте остаточний розрахунок, адже юридичної підстави для цього ще немає.
2. Документально фіксуйте фактичний стан справ: хто виконує обов’язки, чи перебуває директор на робочому місці, чи є фактично відсутнім. Для цього, зокрема, використовують табелі обліку робочого часу. Надалі це допоможе правильно закрити відповідний період і не нараховувати зарплату без належних підстав.
3. Письмово інформуйте власників про ризики управлінського вакууму.

Доцільно також заздалегідь передбачити у статуті чи контракті з керівником механізм переходу права підпису та окремих повноважень до визначеної особи або посади, наприклад головного бухгалтера, на випадок, коли керівник іде, а збори не встигають зібратися.

Хто і коли призначає виконувача обов’язків директора

Товариство фактично не може діяти без виконавчого органу. Тому зміна директора в ідеалі має супроводжуватися одночасним призначенням наступника.

Якщо постійного наступника ще немає, застосовують тимчасовий механізм – призначають виконувача обов’язків, або в. о.

В. о. доцільно призначати й тоді, коли директора не звільняють остаточно, а тимчасово відсторонюють від виконання повноважень.

У межах цієї статті під тимчасовим відстороненням директора розуміємо рішення загальних зборів, ухвалене відповідно до ч. 3 ст. 99 Цивільного кодексу України та ч. 13 ст. 39 Закону про ТОВ, а не відсторонення працівника від роботи за ст. 46 КЗпП.

Призначення в. о. може бути необхідним і в разі тимчасової відсутності керівника через відпустку, відрядження або хворобу. Окремо слід розглядати процедуру увільнення директора від роботи, зокрема за ст. 119 КЗпП.

Виняток можливий, якщо відповідні повноваження керівника прямо передбачені у статуті або окремому протоколі загальних зборів.

Отже, загальні збори своїм протоколом одночасно припиняють повноваження або тимчасово відсторонюють директора та призначають іншу особу постійним керівником чи тимчасовим виконувачем обов’язків.

Увага! При звільненні або тимчасовому відстороненні керівника призначення виконувача обов’язків належить до компетенції загальних зборів або єдиного учасника, якщо відповідні повноваження не надано директору статутом чи окремим рішенням зборів

Увільнення директора від роботи, наприклад у зв’язку з мобілізацією, не потребує скликання загальних зборів та оформлюється наказом, якщо інше не передбачено статутом.

У разі відсутності керівника через хворобу, відпустку або відрядження тимчасового виконувача обов’язків призначає сам керівник. Загальні збори для цього скликати не потрібно, що випливає з ч. 10 ст. 39 Закону про ТОВ.

Керівник та його в.о.: як відобразити у ЄДР

Статус тимчасового в. о. доцільно заздалегідь визначити у статуті товариства. У ньому бажано передбачити порядок призначення тимчасового керівника, обсяг його повноважень та підстави для переходу права підпису.

Якщо керівника не звільняють, а увільняють чи тимчасово відсторонюють від виконання повноважень, його дані зазвичай залишаються у ЄДР. Водночас виконувач обов’язків може бути зазначений у Реєстрі як додатковий підписант – з обмеженням повноважень або без нього.

Оскільки повноваження директора не припиняються остаточно, а лише тимчасово виконуються іншою особою, вносити до ЄДР відомості про зміну керівника не потрібно.

Коли директор призначає тимчасового виконувача обов’язків на час своєї відпустки, відрядження або хвороби, дані про керівника в ЄДР зазвичай також не змінюють. Повноваження в. о. у такому разі виникають на підставі наказу та, за потреби, довіреності.

Зазначити тимчасового в. о. у ЄДР як іншого підписанта бажано, але не обов’язково. А ось у разі тривалого відсторонення керівника від виконання повноважень внесення відповідних відомостей до ЄДР є доцільним.

Пам’ятайте: для третіх осіб – покупців, постачальників, податкових органів, кредиторів, боржників тощо – достовірною вважатиметься інформація, відображена в Єдиному державному реєстрі

Такі особи не повинні здогадуватися чи постійно пересвідчуватися, чи не змінилися уповноважені особи підприємства. Їм достатньо перевірити відомості у ЄДР.

Особа, призначена тимчасовим виконувачем обов’язків, може відображатися в ЄДР як керівник товариства з відповідною позначкою про обмеження представництва або без таких обмежень – на розсуд власників.

Після кожного кадрового рішення щодо керівника звіряйте відомості у ЄДР. Реєстраційні дані та внутрішні кадрові документи мають узгоджуватися.

Обмеження повноважень відображаємо у ЄДР

Якщо повноваження в. о. потрібно обмежити, це варто передбачити у протоколі загальних зборів або наказі – залежно від підстав його призначення.

Для внесення відповідної інформації до ЄДР на сторінці 3 реєстраційної заяви за формою 2 у розділі «Обмеження керівника щодо представництва юридичної особи» можна зазначити так, як показано нижче.

Аналогічні обмеження можна встановити для іншої особи, крім керівника, яка має право вчиняти правочини від імені юридичної особи. Відомості про неї зазначають на сторінці 7 реєстраційної заяви за формою 2.

Мобілізація директора: звільняти чи зберігати посаду

Якщо директора мобілізовано або він тривалий час відсутній з інших поважних причин, звільнення не є обов’язковим і часто невигідне для товариства.

Залежно від ситуації загальні збори можуть ухвалити рішення про тимчасове відсторонення директора від виконання повноважень. Водночас увільнення від роботи на період проходження військової служби оформлюють відповідно до ч. 2 ст. 39 Закону України «Про військовий обов’язок та військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII та ч. 3 ст. 119 КЗпП.

На час відсутності директора призначають в. о. Така конструкція не розриває трудових відносин директора з товариством, а лише тимчасово передає функції управління іншій особі.

Остаточне звільнення доцільно розглядати тоді, коли власники впевнені, що повернення цієї людини на посаду неможливе або небажане з інших причин. Не варто використовувати звільнення лише як спосіб «розвантажити» кадровий облік на період відсутності директора.

При цьому необхідно враховувати обмеження щодо звільнення мобілізованого працівника.

Пам’ятайте: якщо директор набув статусу військової посадової особи, зокрема, належить до керівного чи командного складу, є завідувачем складу тощо, виконання функцій у бізнесі може бути заборонено. Відповідні обмеження передбачені Законом України «Про запобігання корупції»

Про що кадровик забуває після зміни директора: повідомлення ТЦК

Зміна керівника товариства, а також призначення чи звільнення тимчасового в. о. вимагає повідомлення відповідного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за формою із додатку 1 до Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487). Більше про це можна почитати у нашій консультації.

При цьому, повідомляти про призначення, звільнення (увільнення) керівника потрібно незалежно від того, чи є на підприємстві призовники, військовозобов'язані і резервісти.

До речі докладно про подання повідомлення на директора ми розбирали на уроці 4 «Повідомлення за додатком 1 до ТЦК: як подати щодо директора та відповідального за військовий облік?» модуля 6 нашого курсу «Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік». Запрошуємо й вас до опанування всіх нюансів професії.

Висновки

1. Особливий корпоративний статус директора означає, що значна частина типових кадрових алгоритмів, розрахованих на звичайного працівника, застосовується до керівника з істотними застереженнями або не застосовується взагалі.
2. Головним документом щодо набуття або припинення повноважень директора зазвичай є протокол загальних зборів, а не заява чи наказ.
3. Для бухгалтерії з цього випливають окремі наслідки, передусім щодо КЕП, звітності та виплат у період корпоративного конфлікту чи «зависання» директора. Про це поговоримо у наступній статті серії.

Дмитро ГАРНИЙ, керівник КЦПРБ, партнер #BusinessOcean ТОВ «Бізнес Оушен Юей»

Статті та консультації на тему:

Звільнення директора ТОВ: трудове законодавство більше не головне – Верховний Суд

Директор-«привид» хоче зарплату: фіктивні трудові відносини з керівником

Як звільнити директора ТОВ без згоди власників

Головбух, директор у відпустці підписали документи: наслідки пояснив юрист